Sombrero Blanco

Políticas de Comunicación

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Este post es blanco porque recopila las normas necesarias para que funcione la comunicación.  Para conseguir una comunicación interna eficiente es necesario diseñar políticas de comunicación interna. Cito en este post  algunas políticas vinculadas con la comunicación interna.

Índice de post

  1. Importancia de las políticas de comunicación interna
  2. ¿Qué son las políticas de comunicación?
  3. ¿Qué son las políticas de comunicación interna?
  4. Beneficios de contar con una política de comunicación interna
  5. Pasos para formular políticas de comunicación exitosas
  6. Algunas pautas para la redacción de políticas de comunicación: 10 apartados básicos
  7. Las políticas de comunicación interna claves para el comunicador
  8. Ejemplos de políticas de empresa

1.Importancia de las políticas de comunicación interna

Las política de comunicación interna son imprescindibles para evitar rumores internos y coordinar el desarrollo y difusión de mensajes claves.

Una política crea criterios y marcos de actuación que deben cumplir todos sus colaboradores y que no son negociables.

Cuántas veces hemos oído  las frases: 

“¡No! Esa no es una política de comunicación de mi empresa. “En esta empresa evitamos las redes sociales, porque distraen al personas”.

  ” Nuestra política de comunicación está basada en la comunicación digital¨.  Nuestras comunicaciones son constantes y se sustentan en nuestros valores: transparencia,  participación y compromiso. Tenemos un protocolo para cada red”.

“Nuestra política nos impide emitir mensajes sexistas que atenten contra la diversidad”

En primer lugar, hay que entender que el conjunto de políticas vinculadas con la comunicación interna suelen diseñarse  en respuesta a una normativa externa, de manera espontánea.

Muchas veces la ley no la obliga. Sin embargo, la empresa voluntariamente decide optar y promover una política determinada. Por ejemplo,  la empresa decide omitir una propaganda y publicidad sexista y promover la igualdad de oportunidades. En consecuencia detalla en un documento las normas y reglas que deben seguirse respecto al tono de la comunicación de las campañas internas y las reglas para fomentar la igualdad de oportunidades

2.¿Qué son las políticas de comunicación?

Las políticas de comunicación son normas y las reglas de una organización, que no son estáticas. Pueden tener tantas modificaciones como lo manda el entorno. Deben estar recogidas en un documento.

3.¿Qué son las políticas de comunicación interna?

Son las pautas, normas o reglas que afectan a todos los colaboradores en cuanto a procesos, canales y roles.

  • Son la respuesta en términos de acción-reacción ante una oportunidad o una situación diagnosticada. Por esta razón, no deben aplicarse políticas de comunicación al azar, basándose en corazonadas o en la intuición.

En todo caso, cualquier política que siga la empresa debe estar recogida en un documento con acceso a todas las áreas del negocio. Este documento servirá de guía para diseñar una estrategia y unos programas de acción.

4.Beneficios de contar con una política de comunicación interna

Las empresas deberían diseñar políticas que sirvan de guía para el diseño de mensajes coherentes

El beneficio de contar con un política de comunicación interna reside en que las organizaciones pueden manejar su reputación y desarrollar mensajes claves a sus audiencias, coherentes con su misión y valores.

  • Una política permite alinear el discurso al objetivo del negocio, crear un mensaje coherente y seguir una línea o patrón de comportamiento.
  • Una política genera confianza y aporta solidez en las decisiones
  • Una política requiere de  una evaluación previa, hacer un estudio, un diagnóstico de la realidad que caracteriza a la organización.

5.¿Pasos para formular Políticas exitosas en comunicación interna?

Antes de formular una política hay que tener en cuenta una serie de consideraciones.

Los pasos que hay que tener en cuenta son los siguientes:

  • Paso 1: Diagnóstico de la realidad, o estado de la cuestión/ DAFO. Problemática detectada
  • Paso 2: Objetivos del negocio y objetivos de la comunicación interna
  • Paso 3: Constituir un equipo de trabajo multidisciplinar. Un comité de comunicaciones que revisará y aprobará su contenido.
  • Paso 4:  Concretar las prioridades de acción, los principios a tener en cuenta y el procedimiento a seguir, detallando:
    • De qué forma vamos a informar.
    • Definir las audiencias, identificando las más importantes. Para cada audiencia elegir los medios y canales a utilizar.
    • Definir los mensajes claves y los tipos de discurso
  • Paso 5: Las políticas se visualizan en planes y programas y demandan un seguimiento de  actividades y resultados.
  • Paso 6. Finalmente, hay que evaluar el impacto de la política.

6.Algunas pautas para la redacción de políticas de comunicación

Una política supone un proceso en el que participan varias áreas. Por ejemplo,  hace propuesta comunicación interna, la revisa RRHH y la aprueba EL CEO

10 Apartados básicos

  1. Nombre de la política
  2. Justificación de la política.
  3. Objetivos generales y específicos
  4. Valores que la inspiran: agilidad, colaboración
  5. Alcance de la política (áreas y personas a las que afecta)
  6. Responsable de su aplicación y roles necesarios
  7. Medios: Heramientas y canales a utilizar
  8. Elaboración de mensajes clave y mapa de públicos
  9. Glosario de términos comunes (para promover el entendimiento)
  10. Indicadores de gestión

7. Las políticas de comunicación interna son claves para el comunicador

Cada empresa elige y diseña sus propias políticas de comunicación, las mismas que se difunden desde el área de comunicación interna.

En comunicación interna se organizan actividades y acciones a partir de unas políticas empresariales.

Como dice nuestro colega Maximiliano Bilella:

En la Política de Comunicación Interna se establecen los lineamientos generales destinados a coordinar la comunicación puertas adentro y administrar los recursos comunicacionales necesarios para tal fin.

 

8. Ejemplos de politicas de empresa

Las Políticas de Empresa  son la base la actividad de comunicación interna. El profesional del área de comunicación interna organiza campañas y actividades de difusión guiado por las políticas existentes.

Los tipos de políticas que se formulan son las siguientes:

  • Política de puertas abiertas.
  • Política de igualdad.
  • Política de responsabilidad social.
  • Política de formación
  • Política de Comunicación
  • Política de motivación
  • Política de prevención
  • Política de cambio cultural,
  • Política de participación y colaboración.
  • Política de calidad total.
  • Política de innovación.
  • Política de cultura digital.

¿Crees necesario que toda empresa formule de forma escrita unas políticas?  ¿Crees que no  hacen falta porque en un entorno tan dinámico y variable hay que reaccionar y actuar, según los acontecimientos?

Tú, ¿qué opinas?

Fuentes consultadas

Política de comunicación interna

Políticas administrativas

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Política de apertura informativa y puertas abiertas

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No Comment

  1. Maximiliano Bilella

    Estimada Lelia, siempre es un placer leerte.

    Creo que es necesario redactar por escrito las políticas. Es decir, una vez creada la política debe dejarse documentada.

    En el caso del caso de la política de comunicación interna, se determinan una serie de principios y normas que definen, orientan y conducen las acciones comunicativas al interior de una organización. La entidad se compromete a cumplirlos, por eso la importancia de que estén documentados.

    Muchas gracias por la mención.

    Saludos!!

    11 julio, 2013
    • Lelia Zapata

      Gracias a ti Maximiliano, por tu oportuna aportación.
      Comparto contigo la opinión de que son necesarias unas normas y pautas para crear planes de comunicación y mensajes coherentes con las metas cada negocio.
      Saludos y sigamos compartiendo puntos de vista.

      11 julio, 2013

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