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¿Cómo organizar un dpto. o área de comunicación interna?

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 Organizar un Dpto o área de comunicación interna

 

5 Claves para acertar en su organización

Este post es negro porque es crítico y reflexiona. Propone 10 preguntas a cuestionar y  cinco reflexiones filosóficas  que conviene formular antes de organizar un dpto. o  área de  comunicación interna.

5 reflexiones antes de organizar el área

comunicación interna transparente

Evolución de la comunicación interna  en la empresa española

La comunicación como área estratégica dentro de la estructura de las organizaciones ha ido tomando en España cierta relevancia desde la década de los 90. Sin embargo, a pesar de su impulso y apuesta por parte de algunas multinacionales, ha prevalecido en general cierto desinterés por su gestión, en el tejido empresarial español, por diversas razones, mitos y excusas.

La disciplina que es bastante antigua, empezó a gestionarse desde las relaciones públicas internas y tuvo como primer promotor a Ivy Lee (1837-1934)  padre de las RRPP quien intuyó el filón que tendrían  los gabinetes de relaciones públicas en las empresas,  y fundó en 1904,  la primera Agencia de RRPP en Nueva York. Este visionario norteamericano, puso en  valor la importancia de actuar desde una política de puertas abiertas destinada a informar a los públicos de la organización.

De la información a la cultura colaborativa

En España, las relaciones públicas internas empezó a cobrar un tímido interés, desde los años 60 con la creación de las primeras Agencias. El Gabinete Uribe (1964) fue  una de las primeras  consultoras creada en Barcelona  para asesorar en RRPP.

En Madrid, se crea en 1965 el primer centro Español de RRPP y  a pesar de posteriores iniciativas por parte de  Consultoras y profesionales, durante muchos años la gestión de la comunicación interna ha sido una responsabilidad ausente en los organigramas de grandes empresas.

En el mejor de los casos  su gestión, estuvo delegada en la década de los 90 a RRHH, Prensa Interna, Relaciones Públicas y Comunicación, poniendo en valor su función informativa. (Instituto de Empresa, Primer Estudio del Estado de la Comunicación Interna en España 1990)

Nuevos paradigmas en las organizaciones españolas

Hoy,  el cambio de paradigmas como por ejemplo :

  • El creciente interés por la humanización de la empresa.
  • La necesidad de implementar acciones de  responsabilidad social interna para garantizar su sostenibilidad.
  •  Y la obligada identidad digital y la necesidad de promover la cultura colaborativa

han puesto en  valor la gestión de la confianza y el rol estratégico de comunicación interna en las organizaciones.

Todas éstas son razones de peso que justifican la dotación de un presupuesto para crear y organizar un Dpto. o un área de comunicación interna.

La organización de un área experta en comunicación interna

La comunicación interna considerada como la gestora de la confianza interna de las organizaciones, requiere valorar antes de su organización ciertas reflexiones, para garantizar su eficacia.

 5 claves antes de organizar el

Dpto. o Área de  Comunicación Interna

La elección de los profesionales competentes y un  presupuesto  adecuado de comunicación interna  son aspectos necesarios, pero no suficientes para que el área de comunicación interna cumpla con los objetivos.

¿Qué conviene cuestionar antes de organizar el área ?

Conviene reflexionar sobre 5 acciones necesarias:

 

  1. El apoyo y la implicación de la Alta Dirección en proyectos de comunicación interna, ya que su ejemplo será determinante para movilizar a toda la organización.
  2.  La revisión de la cultura empresarial, la cual debe adaptarse al nuevo ecosistema digital.
  3.  La importancia de contar el renovado proyecto empresarial.
  4.  El valor de apostar por programas de responsabilidad social interna.
  5.  La necesidad diseñar una política informativa.

 10 Preguntas previas  a la organización del área de comunicación interna

 APOYO DEL CEO Y DE LA ALTA DIRECCIÓN

  1. ¿Cuál es el grado de compromiso del Ceo y de la Alta Dirección?¿Se implicará y apoyará en futuros planes y programas implantados?
  2.  ¿En qué medida están sensibilizados los líderes de área  sobre el valor de los proyectos de comunicación interna?¿ Existe la posibilidad de iniciar campañas para conseguir  su apoyo?

 CULTURA EMPRESARIAL

  1. ¿Cómo es nuestra actual: tradicional, burocrática, innovadora, flexible? ¿Tenemos una política digital?¿ Existe una política y un plan de innovación?
  2. ¿Se adecua el comportamiento de la empresa a los nuevos tiempos? En qué necesitamos cambiar?

PROYECTO EMPRESARIAL Y VISIÓN

  1. ¿Existe un proyecto empresarial?  ¿Estamos dispuestos a compartirlo y contarlo? ¿Se ha comunicado la nueva visión?
  2. ¿Hemos evaluado las ventajas de este conocimiento?

RESPONSABILIDAD SOCIAL INTERNA

  1. ¿Cómo es nuestra política  social con los trabajadores? ¿Cómo se gestiona su bienestar laboral? ¿cómo se les escucha? ¿Qué estamos haciendo por la conciliación, igualdad, flexibilidad laboral?¿Qué programas responsabilidad social interna estamos dispuestos a implantar?
  2. ¿Nuestro personal participa en algún programa de voluntariado?

POLÍTICA INFORMATIVA 

  1. ¿Qué principios regirán las comunicaciones internas: transparencia, veracidad, puertas abiertas…? ¿Cómo se trabajará en comunicación interna en el área offline y online?
  2. ¿ Crearemos manuales de estilo y protocolo para las comunicaciones dentro de la empresa y para gestionar las redes sociales corporativas?

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Comunicación interna ¿prioridad?

  • Hola Lelia, sin duda el compromiso de la alta gerencia es clave, sin éste ninguna estrategia de comunicación interna es efectiva. Y como mencionas también es necesario que se tenga clara la filosofía y los objetivos de la organización…

    Ahora, si en una empresa/institución X esos cinco aspectos que mencionas existen, pero el Dircom no cuenta con un equipo de trabajo capacitado para afrontar proyectos retadores en este ámbito, y además no posee presupuesto para formar a su personal ¿Qué recomiendas? He visto estos casos…

    ¡SALUDOS!

    • Así es Gabriel, el apoyo de la Alta Gerencia es determinante. Ellos con su actitud e implicación son un ejemplo que todos miran.

      Si en una empresa se reflexiona previamente acerca de los cinco aspectos planteados, y se tiene ganas de trabajar bien y a fondo pero, no hay un equipo de trabajo capacitado y tampoco hay dinero, me temo que se tendrá que hacer todo lo que se pueda y sea posible. Hay que analizar las alternativas posibles. A veces, las limitaciones inspiran y siempre surge alguna buena idea.

      ¿Qué recomendaría? Que el DIRCOM analice las carencias y necesidades formativas, que establezca prioridades y según éstas diseñe un programa de formación, muy práctico . EL Dircom tendrá que sacar adelante el trabajo con los recursos que tenga a su alcance. Formación para la acción, en su despacho y a través de reuniones, por ejemplo.

      Saludos Gabriel y muchas gracias por tu pregunta.

  • Me quedo, sin dudarlo Leila, con la primera y, en mi opinión, más importante pregunta que ha de hacerse cualquier organización que quiera plantearse seriamente un plan de comunicación interna: ¿Qué grado de implicación y apoyo va a prestar la dirección?

    Y en este sentido, ¿está realmente comprometida con el plan? ¿Conoce lo que supone en cuanto a aspectos como la transparencia? ¿Tiene la actitud previa necesaria o está dispuesta a cambiar para lograrla?

    Si las respuestas son positivas, se puede comenzar a trabajar con ciertos visos de éxito.

    Si surgen las dudas o las respuestas son claramente negativas, es mejor ni planteárselo.

    Muchas gracias por el artículo y un cordial saludo!

    • Muchas gracias por tu comentario y por tu aporte Luis. La alta dirección: Presidentes, Gerente, Directores Generales debe implicarse totalmente. Afortunadamente, los empresarios están bastante sensibilizados con las comunicaciones internas y suelen participar en los planes de comunicación.

      De otro lado, también debe estar comprometido como señalas en sacar adelante una política informativa de transparencia. Este paso es uno de los más complejos, pues la Dirección también tendrá que ser prudente y guardarse cierta información estratégica que no le interese que conozca la competencia.

      En estos tiempos, el cambio es la opción y para acogerlo es condición tener una mentalidad abierta.

      Gracias nuevamente y un abrazo.

  • Alexander Rubio Naranjo

    ¿Cómo empezar? A ver Leila!! Vivo en Cuba, sistema político, económico y social, diferente y algo complejo, diría, casi único a diferencia de los demás países. Estudio Gestión en Patrimonio Histórico-Cultural y como mi perfil terminal es sociocultural, estoy intentando hacer la tesis en comunicación interna en una dirección municipal de cultura, donde no se gestiona la comunicación organizacional (ni interna ni externa), donde no hay una cultura fuerte, tiene problema con la identidad y una muy débil o nula autoimagen e imagen externa. donde en la dirección hay una marcada jerarquización en las estructuras de la organización, lo que provoca una centralización en la toma de decisiones, generando de forma simultánea gran rigidez y formalismo (Escuela Clásica pura parece estar viviendo el siglo XIX en vivo). Quizá en un tipo de institución cultural como ésta, es muy fácil diagnosticar la comunicación interna, lo cual no es mi preocupación sino como implementarlo en direcciones rígidas, sordas, apáticas e inestables y sin deseos de cambios. Atentamente Alexander Rubio Naranjo

    • Alexander en tu caso, debido al sistema político, socio-cultural de tu país tienes un planteamiento completamente diferente.
      ¿Cómo empezar? Opino, que en tu caso, tienes que dar prioridad a la formación e iniciar una labor evangelizadora con la Dirección. Necesitas sensibilizar acerca de la importancia y beneficios de la comunicación interna a los líderes y sería un gran avance conseguir implicarles en tu proyecto. ¡Mucha suerte!

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