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La auditoría de comunicación interna

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Este post es azul porque evalúa y aspira a llevar un seguimiento de la gestión de la comunicación interna. Desarrolla 8 preguntas básicas acerca de la auditoría de comunicación interna.

Guía básica sobre la auditoria de la comunicación 

Índice:

  1. ¿Qué es una auditoría de comunicación interna?
  2. ¿Cuántos tipos de auditorías hay?
  3. ¿Cuál es el objetivo de una auditoría de comunicación interna?
  4. ¿Cómo se realiza una auditoría de comunicación?
  5. ¿Cuáles son las fases o el proceso que se sigue en una auditoría de comunicación?
  6. ¿Para qué sirve la auditoría de comunicación interna?
  7. ¿Cuáles son los métodos que utiliza la auditoría de comunicación interna?
  8. ¿Qué otros beneficios aporta la inversión de una auditoría de comunicación interna?
  9. Conclusiones

 

Guía  sobre la auditoria de comunicación interna

auditoria de comunicación interna
Hace falta una revisión y reflexión global de la gestión de la comunicación interna.


La calidad de las comunicaciones que se desarrollan dentro de cualquier organización  no deben dejarse al azar, ni a la buena intención del responsable del área. Trabajar con buena intención no es suficiente; es necesario que su efectividad sea objeto de un estudio riguroso.


1. ¿Qué es una auditoría de comunicación interna?

Es un examen  metódico y sistemático acerca del estado de las comunicaciones internas, cuyo fin último es medir la eficiencia, eficacia y el impacto de esas comunicaciones.

2. ¿Cuántos tipos de auditorías hay?  

Hay diferentes tipos de auditorías en comunicación interna: integrales y temáticas.

La auditoría de comunicación interna integral abarca varios aspectos de su gestión por ejemplo: realizar una auditoría de canales internos, implica hacer un análisis de los diferentes canales oficiales, el proceso de comunicación, la oportunidad, el impacto de los mensajes, la segmentación de audiencias,  etc.

La auditoría de comunicación interna específicas es temática. Se delimita a áreas o temas concretos, como por ejemplo: intranet, clima laboral y entornos colaborativos, información departamental, estilo de comunicación de los líderes, comunicación de la Dirección con el personal, etc.

3. Cuál es el objetivo de una auditoria de comunicación interna?

Obedece a la necesidad de medir y analizar el sistema  de comumunicación con miras a optimizar procesos o acciones.

  • En resumen, proponer acciones para mejorar la calidad total de la gestión de comunicación interna en la empresa.

¿ Cómo se realiza una auditoría de comunicación?

Respecto al proceso de la auditoría, existen diferentes pasos, todo depende del consultor. De otro lado, cada empresa tiene una cultura única, por tanto hay que personalizar la evaluación y el modelo que demanda.

Así por ejemplo, si se decide realizar  una auditoría de canales y mensajes, en líneas generales, algunos pasos básicos serían los siguientes:

  • Solicitar un briefing de la empresa
  • Acordar con la Dirección o el área interesada el equipo de apoyo.
  • Agendar reuniones
  • Preparar un plan de trabajo
  • Coordinar una campaña de sensibilización
  • Formular objetivos (El objetivo será analizar la efectividad de los mensajes claves lanzados a las diferentes audiencias)
  • Definir el mapa de públicos internos de la empresa
  • Análisis de canales oficiales de la empresa
  • Análisis de mensajes claves  lanzados
  • Campañas desarrolladas
  • Impacto alcanzado

 

5¿Cuáles son las fases o el proceso que se sigue en una auditoria de comunicación?

 

El proceso de auditoría de comunicación interna, suele tener 4 fases siguiente:

Fase 1: documentación

  • Briefing de la empresa auditada

Fase 2 planificación

Diseño y  elaboración de un plan, que orientará la ejecución de la auditoría de comunicación.

Acordar y programar reuniones con el equipo de apoyo y de trabajo

Preparar el proyecto o plan de auditoría de comunicación interna

En el proyecto de auditoría,  se concretan los aspectos que serán auditados  y otros puntos como:

  • Objetivos de la auditoria
  • Equipo de  trabajo y de apoyo
  • Recursos disponibles
  • Aspectos a investigar
  • Metodología y diseño de herramientas.
  • Calendario de trabajo y plazos

Fase 3: ejecución

Realizar el trabajo de campo

La ejecución de las auditorías  de comunicación interna se realiza a través de una bateria de preguntas, siguiendo los estándares y procedimientos de control y tomando nota de las constataciones. En esta fase, el auditor entrevista a las personas.

Fase 4: informe

Redactar un informe final

Concluído el trabajo, el equipo de auditores  revisa  las áreas problemáticas, y determinar las recomendaciones todo ello en un informe sobre los resultados de la Auditoria.


6 ¿Para qué sirve la auditoría de comunicación interna?

  • Para revisar las prácticas de comunicación interna, comprobando  cómo están funcionando esas políticas en los colaboradores.
  • Para detectar necesidades informativas y problemas de comunicación de  los colaboradores.
  • Para reducir costes y proponer procedimientos más eficientes, haciendo posible  corregir desviaciones observadas.
  • Para movilizar a directivos, líderes y mandos  (emisores y receptores de información) a fin de que sus mensajes sean mejores y hagan posible  una comunicación óptima y rentable.
  • Aporta una radiografía de cómo se está comunicando y acerca de cómo se debe comunicar, mejoras que se contemplan en el informe final.
  • Para comparar lo avanzado. En este caso se establecen comparaciones con estudios de auditoría realizados anteriormente.


7 ¿Cuáles son los métodos que utiliza la auditoría de comunicación interna?

Cada consultor tiene sus propios métodos, en cualquier caso utiliza métodos cualitativos y /o cuantitativos.

Las  técnicas más utilizadas son:

  • Las entrevistas en profundidad (posibles entrevistados:altos directivos, mandos y empleados)
  • Las reuniones  y dinámicas grupales (focus group,con públicos internos genéricos y segmentados)
  • El análisis documental (documentación institucional escrita)
  • El análisis de las comunicaciones ( documentación institucional: gráfica, audiovisual, comunicación digital: canales virtuales).


8¿Qué otros beneficios aporta la inversión de una auditoría de comunicación interna?

Sus beneficios redundan en la empresa, en los trabajadores y en el trabajo del comunicador interno.

Para la empresa

  • Identifica las prioritarias informativas según la estrategia del negocio.
  • Examina el conjunto de mensajes que se comunican valorando el impacto y la eficacia de los mismos.
  • Proporciona información sobre: cultura empresarial, liderazgo, políticas de comunicación, procedimientos internos, identidad, visión, etc.

Para los actores y colaboradores

  • Analiza y detecta carencias en las redes de comunicación formales: web, buzón de sugerencias, comunicación electrónica, redes sociales, folletos, manuales, newsletter, periódicos murales, vídeos….
  • Estudia aspectos cuantitativos y cualitativos de contenido que pueden afectar a su desempeño.
  • Mide la oportunidad y  efectividad de estas herramientas y sus efectos en los procesos internos.
  • Valora y hace propuestas acerca de las necesidades informativas en cuanto a calidad de contenido y volumen.

Para el comunicador interno

  • Mide y hace propuestas respecto a los mensajes emitidos a los distintos públicos objetivo, según diferentes criterios: edades, sexos, jerarquías, funciones y  otros, determinando el mensaje que corresponde a cada público para que sea eficaz.
  • Hace propuestas  para que la estrategia de comunicación vaya más en sintonía con los planes estratégicos del negocio.
  • Aporta feedback externo, objetivo (por parte del consultor) respecto a la efectividad de proyectos, acciones o planes de comunicación interna realizados.

9.Conclusiones

  1. Una auditoría de comunicación interna  siempre es imprescindible para mejorar, sin  importar el tamaño de la organización.
  2. Es conveniente realizar auditorías periódicas, cada dos años, de este modo se evaluarían los aspectos claves que afectan a su competitividad.
  3. Una auditoría obligada y básica es la cultural, raíz de todos los males de la comunicación interna.

 

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No Comment

  1. María

    ¿A qué compromete una auditoría es otra pregunta que me hago? Gracias por tu atención.

    18 enero, 2013
    • Talentos Reunidos

      Gracias María por la pregunta tan interesante que formulas. Te compromete a revisar los canales de comunicación interna (formales, informales y virtuales), a mejorar tu reputación interna, a revisar la cultura de tu organización. En resumen, a cambiar para mejorar.

      María, espero haber respondido tu pregunta. Un abrazo. Lelia

      23 enero, 2013
    • Lelia Zapata

      Te comprometa a ser consecuente con los resultados. Si investigas y preguntas sobre unos puntos, tendrás el compromiso de afrontar las consecuencias de la realidad. Esto significa que tendrás que emprender medidas para el cambio.
      Gracias Maria por tu pregunta, espero haberte contestado.

      18 febrero, 2013

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