Este post trata sobre las 5 preguntas que debes conocer acerca de las auditorías de comunicación interna.

5 Preguntas Básicas

auditoria de comunicación interna
Hace falta una revisión y reflexión global de la gestión de la comunicación interna.

Trabajar  desde el área de comunicación interna con método, constancia y  desde un plan, no es suficiente Es necesario que su efectividad sea cuestionada y objeto de una evaluación por lo menos, cada dos años.


1¿Qué es una auditoría de comunicación interna?

Es examen  metódico acerca del estado de las comunicaciones internas. Su fin es medir la calidad y el impacto de esas comunicaciones.

Un proyecto de auditoría puede ser global, para conocer el estado de la comunicación interna o bien, delimitarse a un aspecto concreto, como por ejemplo: auditoría cultural, de contenido ( mensajes claves ), canales ( audiovisuales, digitales…), visual (imagen).

2¿Cómo se realiza una auditoría?

Demanda de un proceso compuesto por 4 fases:

Documentación. (Incluye la toma de  contacto con el equipo promotor y de apoyo. Etapa imprescindible para  diseñar un proyecto de auditoría delimitando los objetivos, metodología y técnicas a emplear, muestra..)

Operativa. ( Incluye la etapa de sensibilización y la campaña, así como la puesta en acción de los estudios cualitativos y cuantitativos)

Procesamiento (Incluye los resultados, el diseño de gráficos, cuadros y las conclusiones)

Informe  (incluye la interpretación de los resultados, estableciendo carencias, debilidades, riesgos y áreas de mejora)


3 ¿Para qué sirve?

Los escenarios en que compiten las organizaciones demandan sistemas eficientes que permitan el retorno de inversión y se visualicen en indicadores de logro. La comunicación interna no queda al margen de estas exigencias por tanto, una auditoría de comunicación sirve:

  • Para medir su alcance, impacto, logros  así como sus deficiencias.
  • Para darnos una radiografía de cómo se está comunicando y acerca de cómo se debe comunicar.
  • Para revisar las prácticas de comunicación interna, comprobando  cómo están funcionando esas políticas en los colaboradores.
  • Para detectar necesidades informativas y problemas de comunicación de  los colaboradores.
  • Para reducir costes y proponer procedimientos más eficientes, haciendo posible  corregir desviaciones observadas.
  • Para movilizar a directivos, líderes y mandos  (emisores y receptores de información) a fin de que sus mensajes sean mejores y hagan posible  una comunicación óptima y rentable.

Finalmente, si la empresa ha realizado anteriormente una auditoría,  el estudio actual sirve  además, para evaluar los avances estableciendo comparativas.


4. ¿Cuáles son los métodos que utiliza?

Existen varios modelos: ICA (1970) Grundig (1991) kreps (1990)  García Jiménez (1994) Carrascosa  (2000)

Cada consultor tiene sus propios métodos; suelen basarse en métodos cualitativos (entrevistas y reuniones focus group), cuantitativos (cuestionarios) y en análisis de documentos (material institucional) y de comunicaciones ( institucional: gráfica, audiovisual, comunicación digital: canales y herramientas virtuales)

5. ¿Qué otros beneficios aporta la auditoría de comunicación interna?

Dependiendo del proyecto  de auditoría que se ponga en marcha,  una auditoría:

  • Examina el conjunto de mensajes que se comunican valorando el impacto y la eficacia de los mismos.
  • Valora el impacto de los mensajes atendiendo el mapa de públicos, ayudando a mejorar la eficacia de los mensajes claves según diferentes criterios: edades, sexos, jerarquías, funciones y  otros.
  • Optimiza el uso de los canales institucionalizados. Analiza las redes de comunicación formales: web, buzón de sugerencias, comunicación electrónica, redes sociales, folletos, manuales, newsletter, periódicos murales, vídeos….
  • Recomienda mejoras en la gestión del conocimiento valorando  aspectos cuantitativos y cualitativos de contenidos compartidos.  Mide la efectividad de estas herramientas. Valora y hace propuestas acerca de las necesidades informativas en cuanto a calidad de contenido y volumen.
  • Identifica las prioritarias informativas según la estrategia y  objetivos del negocio.
  • Establece propuestas para fidelizar y mejorar la marca interna al facilitar datos acerca de la percepción que tiene ese público interno sobre temas fundamentales.
  • Optimiza la  transformación digital  mejorando la innovación ya que valora si estrategia de comunicación digital es eficaz, es decir, si  utiliza adecuadamente  los recursos y herramientas colaborativas , la nube, el big data, entre otros.
  • Etc..

En resumen, una auditoría de comunicación interna siempre propone acciones de mejora, advierte de riesgos, mejorando la calidad total de la gestión de comunicación interna en la empresa.

Conclusiones

Si la comunicación interna sirve para alinear los objetivos del empleado con los del negocio, realizar una auditoría es una tarea obligada.

La auditoría es un proceso complejo que requiere realizar un valoración crítica, sistemática de los procesos de comunicación, por parte de un profesional experto, a ser posible ajeno a la organización.

Puede incluir el estudio de la identidad (rasgos esenciales de una empresa), la filosofía (razón de ser), sus mensajes (en cantidad, calidad, oportunidad y feedback generado).

Implica todo un proceso que debe ser cuidadosamente liderado por un profesional formado, cualificado y experimentado.

¡Un  gran reto que valora la efectividad de la comunicación interna! Tú, ¿qué opinas?

Lelia Zapata

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