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La auditoría de comunicación interna(1)

Este post trata sobre las 5 preguntas que debes conocer acerca de las auditorías de comunicación interna.

5 Preguntas Básicas

auditoria de comunicación interna
Hace falta una revisión y reflexión global de la gestión de la comunicación interna.


La calidad de las comunicaciones que se desarrollan dentro de cualquier organización  no deben dejarse al azar ni a la buena intención del responsable del área. Trabajar con buena intención no es suficiente. Es necesario que su efectividad sea objeto de un estudio riguroso.


1¿Qué es una auditoría de comunicación interna?

Es examen  metódico acerca del estado de las comunicaciones internas. Su fin es medir la calidad y el impacto de esas comunicaciones.

 

2¿Cómo se realiza una auditoría?

Es un proceso de análisis que examina todas  las comunicaciones que se generan en la organización: interpersonales, visuales, documentales, digitales y sonoras.


3 ¿Para qué sirve?

  • Para darnos una radiografía de cómo se está comunicando y acerca de cómo se debe comunicar.
  • Para revisar las prácticas de comunicación interna, comprobando  como están funcionando esas políticas en los colaboradores.
  • Para detectar necesidades informativas y problemas de comunicación de  los colaboradores.
  • Para reducir costes y proponer procedimientos más eficientes, haciendo posible  corregir desviaciones observadas.
  • Para movilizar a directivos, líderes y mandos  (emisores y receptores de información) a fin de que sus mensajes sean mejores y hagan posible  una comunicación óptima y rentable.

Si la auditoría se ha realizado anteriormente, para comparar los resultados obtenidos con los de otras auditorias.


4. ¿Cuáles son los métodos que utiliza?

Cada consultor tiene sus propios métodos.

Las más utilizadas son:

  • Las entrevistas en profundidad (posibles entrevistados:altos directivos, mandos y empleados)
  • Las reuniones de grupo (focus group,con públicos internos genéricos y segmentados)
  • El análisis documental (documentación institucional escrita)
  • El análisis de las comunicaciones ( documentación institucional: gráfica, audiovisual, comunicación digital: canales virtuales).


5¿Qué otros beneficios aporta la auditoría de comunicación interna?

  • Examina el conjunto de mensajes que se comunican valorando el impacto y la eficacia de los mismos.
  • Estudia y define los distintos públicos objetivo que integran la empresa según diferentes criterios: edades, sexos, jerarquías, funciones y  otros, determinando el mensaje que corresponde a cada público para que sea eficaz.
  • Analiza las redes de comunicación formales: web, buzón de sugerencias, comunicación electrónica, redes sociales, folletos, manuales, newsletter, periódicos murales, vídeos….
  • Estudia aspectos cuantitativos y cualitativos de contenido.  Mide la efectividad de estas herramientas. Valora y hace propuestas acerca de las necesidades informativas en cuanto a calidad de contenido y volumen.
  • Identifica las prioritarias informativas según la estrategia del negocio.
  • Facilita datos acerca de la percepción que tiene de la organización el público interno sobre temas fundamentales. Da datos acerca de la implicación del público interno en la empresa.
  • Hace propuestas  para que la estrategia de comunicación vaya más en sintonía con los planes estratégicos del negocio.
  • En resumen, propone acciones para mejorar la calidad total de la gestión de comunicación interna en la empresa.

Reflexión

La identidad (rasgos esenciales de una empresa), la filosofía (razón de ser), sus mensajes (en cantidad, calidad, oportunidad y feedback generado), deben ser cuidadosamente estudiados.

Es la auditoria de comunicación interna el instrumento que  garantiza que la comunicación interna aporta un valor añadido.

Tú, ¿qué opinas?

Lelia Zapata

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  • María

    ¿A qué compromete una auditoría es otra pregunta que me hago? Gracias por tu atención.

    • Gracias María por la pregunta tan interesante que formulas. Te compromete a revisar los canales de comunicación interna (formales, informales y virtuales), a mejorar tu reputación interna, a revisar la cultura de tu organización. En resumen, a cambiar para mejorar.

      María, espero haber respondido tu pregunta. Un abrazo. Lelia

    • Te comprometa a ser consecuente con los resultados. Si investigas y preguntas sobre unos puntos, tendrás el compromiso de afrontar las consecuencias de la realidad. Esto significa que tendrás que emprender medidas para el cambio.
      Gracias Maria por tu pregunta, espero haberte contestado.

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