3 aspectos que deben medirse

Este post trata sobre los tres aspectos claves que se pueden cuestionar en la auditoría de comunicación interna:  cultura empresarial,  eficacia de los canales de comunicación y problemática de comunicación.

Permite formular recomendaciones para  una comunicación óptima y rentable
La auditoría permite aportar recomendaciones para conseguir una comunicación óptima y rentable.

¿Qué aspectos se pueden revisar en una auditoría de comunicación interna?

En una auditoría general se revisan todos los aspectos que intervienen e influyen en la gestión de la comunicación interna. Todo depende de las pretensiones de la empresa, de su tamaño y de otras sucursales o centros de trabajo donde también se aplicará la auditoría.

En cualquier caso, hay tres aspectos que deben ser periódicamente revisados.

 

 Los 3 Aspectos  claves

Cultura corporativa:

La auditoría se puede dedicar a estudiar y revisar la cultura de la empresa -elementos visibles y no visibles-, valorando si se adapta a los tiempos y al entorno.

Las empresas son únicas, requieren distintos puntos de partida. Este diagnóstico,siempre será diferente, según el sector y las particularidades de cada organización.

Estos son los aspectos que se estudian:

 Valores y creencias. Historia (sus fundadores creencias, éxitos y fracasos sufridos)  Proyecto empresarial (misión, visión)

 Símbolos (identidad corporativa)  (Espacios de trabajo, distribución, mobiliario, uniformes, carteles…)

Perfiles directivos (formación, valores personales, estilo de liderazgo). Actitud ante el conocimiento, los cambios, las nuevas tecnologías (creatividad e innovación).  Costumbres y comportamientos (reglas, normas, políticas empresariales y políticas informativas) Prácticas de gestión y Resultados  (planes,métodos de trabajo, presupuestos, antecedentes de comunicación, fracasos…)

Las herramientas de trabajo:

Para profundizar en la cultura empresarial se realizan entrevistas en profundidad a la Alta Dirección, con un guión previamente diseñado. Además, son necesarias dos auditorías: una visual y otra documental.

Aportación clave : ¿ En qué debe cambiar culturalmente la empresa para responder a los cambios actuales?

Canales de comunicación:

El objetivo en este caso es comprobar la eficacia de los canales de comunicación interna. Se  valora si esos canales favorecen el conocimiento compartido, la gestión del cambio y la innovación.

De los medios institucionalizados hay que revisar: fracasos y aciertos, inversión y resultados de campañas, programas y/o  planes de comunicación puestos en marcha.   Así también, se identifican los canales de comunicación que consiguen mayor feedback.

Las herramientas de trabajo:

Partiendo de la base que las comunicaciones requieren de un buen clima interno, se trabaja con los resultados de las encuestas de clima interno, haciendo un seguimiento de las medidas adoptadas para mejorar el clima interno.

El siguiente paso es comprobar la eficacia y eficiencia de los medios de comunicación institucionalizados. En este sentido, es de gran utilidad crear grupos de discusión a fin de evaluar  las percepciones de los colaboradores en áreas claves: condiciones de trabajo, liderazgo, compañerismo, desarrollo de carrera, entre otras.

Aportación clave :   ¿Qué canales de comunicación son los más eficaces y rentables.?  ¿Cuáles los menos eficaces y rentables?

Problemas de comunicación y prioridades informativas:

Un  tercer aspecto muy importante es identificar los problemas de comunicación detectados en la gestión de la comunicación interna.

Se localizan aquellas dificultades no resueltas en los departamentos y/ o centro de trabajo que conforman la empresa. Todo con el fin de que no se contagie, ni extienda esa problemática a  otros departamentos, evitándo que se vea perjudicada la imagen  interna y  la reputación externa.

Otra tarea importante es comprobar si se han cubierto las  necesidades y prioridades informativas de los distintos públicos destinatarios de la empresa.  Se trata de saber qué preocupa a cada uno de los públicos y conocer  las expectativas informativas no satisfechas de los diferentes grupos de  empleados.

Las herramientas de trabajo:

Para identificar los problemas de comunicación personal se realiza una auditoría cualitativa entrevistando a líderes, mandos y una muestra de trabajadores. Se trata de valorar la eficacia del estilo de liderazgo y  conocer las demandas de comunicación interna no satisfechas.

Aportación clave : ¿cuáles son las tres recomendaciones más urgentes para  hacer más rentables las comunicaciones internas?

Por Lelia Zapata