Este post cuenta el comienzo profesional de Carolina quien se estrena como responsable de comunicación interna. Habla  sobre los primeros pasos que da para afrontar sus retos:realizar un diagnóstico de la realidad interna de su nueva empresa.

Conocer la realidad interna de la empresa

diagnóstico de las comunicaciones internas

La gestión de la comunicación interna demanda tener  como punto de partida el conocimiento del clima interno y  un diagnóstico del estado de la comunicación interna.

La auditoría de comunicación interna es una exigencia para el profesional que quiere trabajar de forma objetiva y eficaz optimizando los medios actuales. Recomiendo para este tipo de tarea recurrir a una consultora especializada; no es recomendable trabajar sin valorar la realidad interna, ni tampoco guiarnos de la intuición; necesitamos estudios concretos de la situación real.

El nuevo fichaje

Carolina Sanchez,  44 años periodista, community manager es la nueva responsable del área de Comunicación interna de una empresa  del sector de Alimentación. Esta  cadena de supermercados tiene una plantilla de 10 mil trabajadores en toda España.

La han contratado por un año para crear el plan estratégico de comunicación interna,  el cual  se integrará en la estrategia global de comunicación.

Pedro, el Director de Comunicación está bastante contento, se siente aliviado, ya que por fin el Director General ha decidido invertir en Comunicación interna creando un área independiente, aunque trabajará en coordinación con el área de comunicación externa. Inicialmente, este Dircom era el responsable tanto de la comunicación externa como la interna. Y por supuesto, no daba abasto con tanta tarea.

Pedro, cree en todo el potencial de Carolina. Ella se ha reciclado de forma permanente y domina la comunicación digital.

Como Dircom Pedro, está muy interesado en implantar una cultura digital. Su gran proyecto es desarrollar una Estrategia Global de Social Media y apostar  por los canales 2.0 en Comunicación Interna. Tiene muchas expectativas respecto al trabajo de Carolina.

Primeros retos del área de comunicación interna

Después de presentar a Carolina  a todos los jefes de área de la empresa. Los dos colegas, se reúnen el primer día, en el amplio despacho de la nueva jefa de área, durante 3 horas.

Pedro ha preparado una exposición bastante completa de los proyectos realizados en comunicación externa, dificultades, logros y resultados. También, le comenta brevemente, las grandes acciones de comunicación interna desarrolladas.

¿Cómo empezar a trabajar con el diagnóstico interno?

El objetivo de la auditoría de comunicación interna

P.   Carolina, tu tarea inmediata es realizar un diagnóstico de todas las comunicaciones internas.

  Aquí tienes el último estudio de clima interno del 2012. -Deja sobre su mesa un informe bastante grueso de clima organizacional-  

Según los resultados  de tu auditoría, diseñaremos de forma conjunta nuevas estrategias y optimizaremos los canales de comunicación actuales para maximizar sus resultados.

C.  Muchas gracias por esta información. Leeré y estudiaré las conclusiones de este documento. Descuida, tendré en cuenta sus recomendaciones para el  diagnóstico que voy a realizar.

P. Ya lo  sabes, nuestro dpto. a través de la gestión de las comunicaciones cuida y  garantiza la productividad y eficiencia  de toda la empresa. Ese es el objetivo, no te digo que este cumplido, pero sí , que esa es la meta.

C ¡Así es Pedro!. Entiendo que la comunicación interna es una responsabilidad estratégica clave. En particular, opino que el éxito de una empresa depende del trabajo eficaz de los equipos de área. Los equipos de trabajo bien gestionados, permiten a la  empresa alcanzar unos objetivos económicos, de mercado y de marca.

 P Veo que tienes las ideas claras.

Tus grandes retos será  dos. El primero, hacer partícipes a toda la plantilla del nuevo modelo de negocio. Te adelanto que son pocos líderes que conocen  el proyecto empresarial . Tu segundo reto será crear una comunidad de empleados, una red de colaboradores con alto sentido de pertenencia. Pero para llegar a esto, primero, tendrás que concretar las dificultades que existen  en comunicación interna, identificar los fallos,  describir barreras,  carencias  y hacer recomendaciones.

C. Entiendo Pedro.  Lo que quieres  que haga es una auditoría de comunicación interna, es decir: 

Una radiografía de cómo se está comunicando y que haga propuestas acerca de cómo se debe comunicar.

– Que revise las prácticas de comunicación interna, compruebe cómo viven los líderes las políticas de comunicación interna.

– Que  detecte necesidades informativas y problemas de comunicación de  los colaboradores, que identifique oportunidades de comunicación.

Todo, con el fin de reducir costes al departamento y proponga procedimientos más eficientes, corrigiendo las desviaciones observadas. Esperas también, que movilice a los lideres y mandos para que comuniquen bien y gestionen mejor sus equipos.

Sí todo muy bien, pero es demasiado para una persona. ¡Necesito apoyo Pedro!

P  Ja, ja, ja, suelta una cargada Pedro claro, lo tendrás, en el presupuesto tenemos contratado los servicios de una consultoría especializada en comunicación interna.

C Carmen suspira y sonríe, se siente aliviada. Me he llevado un gran susto Pedro, tranquilo si es así, por mi parte estoy más que feliz con el reto.

P.Exacto. ¡Perfecto!. Eres nuestro gran fichaje. Veo que nos vamos a entender  y  estoy convencido de que trabajaremos  en armonía alineando la comunicación interna y externa a los  objetivos del negocio.

Tengo otra buena noticia para ti. Te hemos asignado para este proyecto y durante un año, dos técnicos ayudantes. Así que tienes aquí, sus currículo.  La próxima semana se incorporan a tu área. Uno es documentalista y  la otra es psicóloga , ambos  tienen experiencia en comunicación interna, además han trabajado en el área de RRHH.

Me marcho ¡que tengas buen día!

C. Muchas gracias, lo mismo te digo que pases un buen día.

Carolina, se queda sola en su despacho, está muy pensativa. Se siente algo asustada. Es su primer día.

Parece simple, pero esta responsabilidad tiene mucho peso. Me está pidiendo que haga un examen metódico del estado de la comunicación interna actual. ¡Un reto complejo! Una auditoría de comunicación interna, jamás la he realizado. ¡ Esto me encanta! Además, tendré el apoyo de una consultoría experta.

Debo fundamentar el diagnóstico  en un conocimiento riguroso de una empresa que  apenas conozco.  A ver cómo organizo mis ideas.

Abre su portátil y empieza a escribir.

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