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Políticas de Comunicación

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Este post es blanco porque recopila información. Es una guía básica sobre la política de comunicación. Te ayudará a conocer los aspectos básicos para empezar a dominarla.

Guía básica: la política de comunicación

Índice de post

  1. Introducción
  2. Importancia de las políticas de comunicación interna
  3. ¿Qué son las políticas de comunicación?
  4. ¿Qué son las políticas de comunicación interna?
  5. Beneficios de contar con una política de comunicación interna
  6. Pasos para formular políticas de comunicación exitosas
  7. Algunas pautas para la redacción de políticas de comunicación: 10 apartados básicos
  8. 5 claves a tener en cuenta en su redacción
  9. Ejemplos de políticas de empresa
  10. Conclusiones

1.Introducción

Cuántas veces has oído: 

  • No tenemos política, pero si trabajamos con un plan.
  • ¿Políticas de comunicación interna? ¿Te refieres a las normas de estilo?

O quizas te suenan estas frases:

“¡No! Esa no es una política de comunicación de mi empresa. “En esta empresa evitamos las redes sociales, porque distraen al personas”.

  ” Nuestra política de comunicación está basada en la comunicación digital¨.  Nuestras comunicaciones son constantes y se sustentan en nuestros valores: transparencia,  participación y compromiso. Tenemos un protocolo para cada red”.

“Nuestra política nos impide emitir mensajes sexistas que atenten contra la diversidad”

2¿Porqué son importantes las políticas de comunicación interna?

Las política de comunicación interna son imprescindibles para evitar rumores internos y coordinar el desarrollo y difusión de mensajes claves.

Una política crea criterios y marcos de actuación que deben cumplir todos sus colaboradores y que no son negociables.

Y  toda empresa las necesita para operar con  criterios compartidos.

Por último , hay que entender que el conjunto de políticas vinculadas con la comunicación interna suelen diseñarse  en respuesta a una normativa legal externa, de manera espontánea.

Muchas veces la ley no obliga a las empresas. Sin embargo, la entidades voluntariamente decide optar y promover una política determinada.

  • Por ejemplo,  la empresa decide omitir una propaganda y publicidad sexista y promover la igualdad de oportunidades.
    • En consecuencia detalla en un documento las normas y reglas que deben seguirse respecto al tono de la comunicación de las campañas internas.
    • Define una reglas para fomentar la igualdad de oportunidades

3.¿Qué son las políticas de comunicación?

Las políticas de comunicación son normas y las reglas de una organización, que no son estáticas.

  • Pueden tener tantas modificaciones como lo manda el entorno.
  • Deben estar recogidas en un documento.

4¿Qué son las políticas de comunicación interna?

Son las pautas, normas o reglas que afectan a todos los colaboradores en cuanto a procesos, canales y roles.

  • Son la respuesta en términos de acción-reacción ante una oportunidad o una situación diagnosticada. Por esta razón, no deben aplicarse políticas de comunicación al azar, basándose en corazonadas o en la intuición.

En todo caso, cualquier política que siga la empresa debe estar recogida en un documento con acceso a todas las áreas del negocio.

  • Este documento servirá de guía para diseñar una estrategia y unos programas de acción.

5.Beneficios de contar con una política de comunicación interna

El principal beneficio de contar con un política de comunicación interna reside en que las organizaciones pueden manejar su reputación y desarrollar mensajes claves a sus audiencias, coherentes con su misión y valores.

Una política de comunicación interna:

  • Permite alinear el discurso al objetivo del negocio, crear un mensaje coherente y seguir una línea o patrón de comportamiento.
  • Genera confianza y aporta solidez en las decisiones

Las empresas deberían diseñar políticas que sirvan de guía para el diseño de mensajes coherentes

6.Pasos para formular Políticas exitosas en comunicación interna

Una política no se improvisa. Requiere de un equipo y sobre todo de  una evaluación previa. Es decir, de un diagnóstico de la cultura del negocio.

Antes de formular una política hay que tener en cuenta una serie de consideraciones.

Los 6 pasos que hay que tener en cuenta son los siguientes:

  • Paso 1: Diagnóstico del estado de la cuestión/ DAFO. Problemática detectada
  • Paso 2: Objetivos del negocio y objetivos de la comunicación interna
  • Paso 3: Constituir un equipo de trabajo multidisciplinar. Un comité de comunicaciones que revisará y aprobará su contenido.
  • Paso 4:  Empezar a crear las políticas después de acordar los principios a tener en cuenta y el procedimiento a seguir.
    • Se trata de detallar:
      • De qué forma vamos a informar.
      • Definir las audiencias, identificando las más importantes. Para cada audiencia elegir los medios y canales a utilizar.
      • Definir los mensajes claves y los tipos de discurso
  • Paso 5:  Hacer un seguimiento. Las políticas se visualizan en planes y programas y demandan un seguimiento de  actividades y resultados.
  • Paso 6. Evaluar. Finalmente, hay que evaluar el impacto de la política, es decir, los resultados que se consiguen.

7.Algunas pautas para la redacción de políticas de comunicación

Una política supone un proceso en el que participan un equipo o varias áreas.

  • Por ejemplo, Primero,  hace propuesta comunicación interna y la revisa RRHH y la aprueba el CEO o la Dirección.

Apartados básicos

  1. Nombre de la política
  2. Justificación de la política.
  3. Objetivos generales y específicos
  4. Valores que la inspiran: agilidad, colaboración
  5. Alcance de la política (áreas y personas a las que afecta)
  6. Responsable de su aplicación y roles necesarios
  7. Medios: Heramientas y canales a utilizar
  8. Elaboración de mensajes clave y mapa de públicos
  9. Glosario de términos comunes (para promover el entendimiento)
  10. Indicadores de gestión

8 5 claves a tener en cuenta en su redacción

Una política de comunicación efectiva descansa en 5 pilares, que deben incluirse en su redacción:

  1. Transparencia y veracidad
  2. Claridad
  3. Canales y adaptación a las distintas audiencias internas
  4. Fomento de la participación
  5. Visión estratégica

9. Ejemplos de politicas de empresa

Las Políticas de Empresa  son la base la actividad de comunicación interna.

El profesional del área de comunicación interna organiza campañas y actividades de difusión guiado por las políticas existentes.

Los tipos de políticas que se formulan son las siguientes:

  • Política de puertas abiertas.
  • Política de igualdad.
  • Política de responsabilidad social.
  • Política de formación
  • Política de Comunicación
  • Política de motivación
  • Política de prevención
  • Política de cambio cultural,
  • Política de participación y colaboración.
  • Política de calidad total.
  • Política de innovación.
  • Política de cultura digital.

10. 3 Conclusiones

  1. Las políticas de comunicación nos permiten actuar y reaccionar con rapidez en todo momento, especialmente en momentos de crisis.
  2. Son únicas en cada negocio, dependen de su cultura, cada  empresa debe diseñar sus propias políticas de comunicación.
  3. Sin las políticas no podremos acertar en la planificación de la gestión de la comunicación interna.

Como bien dice, Maximiliano Bilella consultor de comunicación interna

En la Política de Comunicación Interna se establecen los lineamientos generales destinados a coordinar la comunicación puertas adentro y administrar los recursos comunicacionales necesarios para tal fin

Tú, ¿qué opinas?

Fuentes consultadas

Política de comunicación interna

Políticas administrativas

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Política de apertura informativa y puertas abiertas

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No Comment

  1. Maximiliano Bilella

    Estimada Lelia, siempre es un placer leerte.

    Creo que es necesario redactar por escrito las políticas. Es decir, una vez creada la política debe dejarse documentada.

    En el caso del caso de la política de comunicación interna, se determinan una serie de principios y normas que definen, orientan y conducen las acciones comunicativas al interior de una organización. La entidad se compromete a cumplirlos, por eso la importancia de que estén documentados.

    Muchas gracias por la mención.

    Saludos!!

    11 julio, 2013
    • Lelia Zapata

      Gracias a ti Maximiliano, por tu oportuna aportación.
      Comparto contigo la opinión de que son necesarias unas normas y pautas para crear planes de comunicación y mensajes coherentes con las metas cada negocio.
      Saludos y sigamos compartiendo puntos de vista.

      11 julio, 2013

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