Sobre los aportes de la gestión de la información útil en la empresa en tiempos de crisis.  Acerca de los 8 beneficios que genera  la gestión adecuada y profesional de la información.

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Hace poco descubrí una conclusión muy útil elaborada por los servicios de Documentación de CEPYME Aragón que compartiré en este post. Se trata de una guía de supervivencia para superar la crisis económica actual,en la cual se recomienda a las empresas optar por la gestión informativa como estrategia.

“La información es un recurso estratégico más de la empresa”

Las personas son importantes, pero la información también.

Efectivamente, estoy convencida de que la gestión de la  información es una necesidad y un reto permanente, indispensable para todo tipo de empresas e instituciones. Al fin y al cabo, una empresa es un equipo de personas que interaccionan cambiando información, o si lo prefiere “mensajes” “conversaciones” “conocimiento” y el objetivo de las nuevas tecnologías es el aprovechamiento de la información.

“La información que se comparte debe ser fiable y útil”

Por tanto, si la gestión de la información es clave para la documentación, para implantar mejoras, para la toma de decisiones de cualquier empresa y la información que circula dentro de la empresa y se comparte debe ser útil, fiable y adecuada a las necesidades de la organización, esta información debe estar organizada y tener un responsable.

 8 beneficios de la gestión profesional de la información

La gestión de la información necesita de un área responsable de su gestión, calidad, seguridad y su control.

¿Quién debe ser el profesional responsable de esta tarea? Los profesionales especializados en documentación e información.

Basándome en las propuestas en la guía para la supervivencia para superar la crisis editada por CEPYME Aragón (España), que a continuación cito, he deducido que son 8 los  beneficios que reporta una adecuada gestión de la información.

Beneficio 1 : Contar con un experto

 La selección, archivo, procesamiento y  difusión de la información debe ponerse en manos de profesionales.

Pero, para llevar a cabo una adecuada gestión de la información es preciso contar con personal capacitado –un perfil al que se ajustan los profesionales de la información y documentación

Beneficio 2: documentarnos con información valiosa

El objetivo debe ser seleccionar información de valor. Esto significa almacenar información útil, necesaria e imprescindible para mejorar la gestión global de la empresa, de acuerdo a unos objetivos y necesidades.

Los contenidos pueden abarcar:

Gestión de información no estructurada. Consideraciones estratégicas de diseño e implementación de una Gestión Documental integral.

Sistemas de captura, almacenamiento, gestión y recuperación de documentos.

Ciclo de publicación de contenidos empresariales.

Gestión del Conocimiento: almacenamiento y búsqueda inteligente de información interna de la Compañía.

Estudio de diversas soluciones disponibles en el mercado

Beneficio 3:    tener localizadas las principales fuentes de información.

Se trata de

identificar las fuentes y herramientas de obtención de información más adecuadas para las características de la empresa (publicaciones especializadas de cada sector, instituciones públicas relacionadas, centros tecnológicos, asociaciones u organizaciones del sector, etc.).

 Beneficio 4:     facilitar el acceso  y localización rápida a la información.

Si tenemos la información  localizada, catalogada y almacenada, esta podrá ser compartida y utilizada tantas veces se requiera.

Gestionar la información obtenida, creando bases de datos en las que se almacenen datos de interés para el sector y realizando las asociaciones adecuadas de datos.

 Beneficio 5: mejorar la toma de decisiones.

La gestión de la información favorece la mejor toma de decisiones ya que permite tener en cuenta:  las tendencias del sector,  la evolución de las nuevas tecnologías, de la economía, del mercado y del sector en el que opera la empresa; información clave para tomar decisiones y gestionar el cambio.

Inferir y actuar en consecuencia: a partir de las redes de datos se pueden prever situaciones y tomar una decisión adecuada de acción (renovación de la maquinaria; diseño de un nuevo producto adaptado a la demanda, etc.)

Beneficio 6: la productividad depende de la calidad de la información compartida

Contar con un experto en la gestión de la información promueve la productividad de la empresa.

La productividad de la empresa depende de que el suministro de información de calidad se produzca puntualmente (información adecuada al usuario en el momento preciso, “just in time”). /…/

El verdadero reto de las empresas consiste en saber utilizar la información que entra en ella en cualquiera de sus formas.Cornellá (1994)

 Beneficio 7 : apoyo a la Gestión del Cambio.

La gestión de la información hace posible la adopción de actitudes favorables al cambio permitiendo la recuperación de la crisis.

 /…/ la información también produce rendimientos ya que tiene la misión de informar, revelar alternativas, reduce incertidumbres y desvela soluciones entre otras cosas (Hornos, Araque y Abad, 1998: 185).

 Beneficio 8:  mejora del liderazgo.

La gestión de la información promueve el liderazgo eficaz por parte de los responsables de la empresa.

Los principales directivos y jefes de área  si reciben la información oportuna y la saben compartir podrán implantar nuevas iniciativas y emprender proyectos que beneficien  la productividad y competitividad.

Compartir información no es enviar la información, sino generarla.

Fuentes consultadas

El profesional de la información y documentación

Cepyme Aragón

La importancia de la información interna en la empresa