Sombrero Blanco

Evaluar la comunicación interna

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En este post me pongo el sombrero  blanco para recoger información y auditar de forma global la actividad de comunicación interna.

EVALUAR

evaluación de la comunicación interna

¿Cómo evaluar la comunicación interna en una empresa?

En comunicación interna se trabaja mucho, sin embargo se evalúa poco. Pocas veces nos damos tiempo para realizar tan preciado trabajo.

Investigar, planificar, gestionar y evaluar son cuatro responsabilidades ineludibles para el profesional de la comunicación interna.Evaluar es la última fase del proceso y no debe ser excluida.

Evaluar la calidad y la efectividad del Plan

¿A qué me refiero con evaluar?  Según el diccionario de la Real Academia Española evaluar es “Estimar, apreciar, calcular el valor /…/ En nuestro caso, evaluamos  la actividad desplegada por el responsable de comunicación interna, la calidad y efectividad de su trabajo.

¿Cuándo  evaluar?

Lo recomendable es evaluar tan pronto cuando se pueda, de forma inmediata.  Si no es posible, por lo menos, debemos evaluar de forma semestral y/o de  anual. En cualquier caso, la evaluación siempre debe ser  sistemática y periódica, estableciendo un marco de referencia.

¿Qué evaluar en comunicación interna?

Hay que evaluar todas las actividades realizadas durante un periodo de tiempo concreto. El apartado de evaluación debe especificar los indicadores de resultados y de gestión.

Es necesario realizar una valoración  cualitativacuantitativa sobre el grado de eficacia de la  gestión en comunicación interna

Se trata de comprobar cómo se está gestionando o se gestionó el plan de comunicación interna.

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El método para la evaluación de la Comunicación

El seguimiento cualitativo del plan de comunicación interna

El objetivo de evaluar los resultados de cualquier tipo de gestión, a través de entrevistas, o cualquier otro medio,  responde a la necesidad de verificar la eficacia acerca de cómo se está comunicando.

Áreas a revisar:

  1. Medir  la contribución global de comunicación interna a la Dirección  y a las diferentes áreas. Aspectos que deben estudiarse:  gestión del conocimiento y la cultura de colaboración, gestión de la información, edición de manuales de protocolo, labor en la gestión de crisis,  labor en la imagen de marca interna entre el personal, mejoras en la innovación. Es muy importante comprobar si la empresa cumplió sus objetivos de productividad, innovación y los beneficios.
  2. Valorar la implicación y aportes  de líderes, directivos, mandos y de la red de colaboradores internos en el  plan de comunicación interna implantado.
  3. Valorar en líneas generales si se han cumplido los objetivos del área, si los resultados son los esperados, así como detectar los puntos fuertes y débiles en la gestión de la comunicación interna.

El seguimiento cuantitativo del plan de comunicación interna 

Se trata de evaluar la actividad  a través de  estadísticas y métricas comparativas.

  1. Número de publicaciones y ediciones a través de los canales existentes, en un mes, en un año.
  2. Medición de una actividad concreta, analizando la audiencia y el impacto de los mensajes y el seguimiento de un canal (número de personas a las que llegó el mensaje).
  3.  Evaluar el ambiente físico y social a partir de un estudio de clima interno
  4.  Evaluar las comunicaciones generadas en un periodo concreto;  estudio que es posible gracias a la auditoría de comunicación interna

Recomiendo utilizar la técnica DAFO para potenciar las fortalezas y las oportunidades y afrontar debilidades y amenazas.

El balance de la actividad de Comunicación Interna

¿Para qué sirve la evaluación?

La evaluación es una especie de balance que debería ser obligado para todo responsable de comunicación, ya que sirve para detectar errores, comprobar  avances, aciertos y mejoras en las acciones trabajadas.

También, es útil para realizar cambios en el plan actual: introducir nuevas pautas y recomendaciones;  hacer  las correcciones necesarias en el plan de acción según las dificultades y necesidades observadas.

 ¿Cómo debe ser la evaluación?

Si consideramos que el fin último de la comunicación interna es generar “engagement” y ayudar al cumplimiento de las metas del negocio, la evaluación:

– Debe estar integrada y especificada en el plan de comunicación interna.

– Debe ser continua a fin de corregir fallos, eliminar defectos y controlar las barreras que se interponen a los mensajes cuando el plan de comunicación interna está en marcha.

– Debe tener unos criterios claramente definidos; se deben concretar los aspectos a evaluar.

– Debe ser metódica, atenerse a unas normas y procedimientos que serán diferentes según el tipo de cultura empresarial.

– Debe tener en cuenta todos los elementos subjetivos: opiniones, percepciones, sentimientos.

– Debe ser cooperativa  permitir que todos los colaboradores aporten su visión y percepción.

La evaluación debe ser un eje clave en cualquier proyecto. Sin embargo, en muchas organizaciones no se establecen métricas, ni se analizan sistemáticamente los resultados.

Las causas son diversas: ausencia de indicadores, falta de tiempo, recursos humanos y económicos, etc.

Para medir la efectividad y eficiencia de cualquier proyecto es necesario establecer junto con los objetivos unos indicadores, estos valores nos permitirán medir el impacto y alcance de nuestro trabajo. Así mismo, conviene establecer dentro del cronograma cuándo vamos a realizar la evaluación y quiénes serán los responsables.

Los indicadores pueden ser :

Cuantitativos aquellos expresados en números y cantidades (número de seguidores, número de artículos, número de  actividades, canales…)

Cualitativos aquellos que se centran más en la calidad que en la cantidad, en los cambios conseguidos (tipo de aportaciones obtenidas, cambio de conductas de un colectivo…)

 

¿Cuál es tu experiencia sobre la evaluación? ¿Vale la pena detener el trabajo y evaluar?¿Eres partidaria/o de la evaluación continua y/o de la evaluación final?

Tú, ¿qué opinas?

Fuentes consultadas y recomendadas

Sanz de Tajada, L.A. La auditoría de la imagen de la empresa. Síntesis, Madrid, 1996.

Chalvin, D Autodiagnóstico de los Dirigentes Asociación para el progreso de la Dirección, Madrid, 1994

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  • Hola:

    Si no medimos los resultados de la comunicación interna nos resultará difícil establecer los cambios necesarios para mejorar la estrategia. Es al mismo tiempo un aspecto complicado de medir. Sin embargo, el área de comunicación interna de una empresa debe buscar la forma de conocer el impacto de la comunicación para mejorar.

    • Así es Sara sin mediciones y evaluaciones no identificamos omisiones,fallos y obstáculos.

      La evaluación nos da alas para trabajar con más eficacia y eficiencia. Gracias por tu aportación. Un afectuoso saludo.

  • María Gabriela Mora Moreira

    Excelentes artículos!!! son inspiradores y marcan la pauta a seguir

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