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El presupuesto de Comunicación Interna (1)

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En este post me pongo el sombrero verde de Edward Bono para buscar nuevas alternativas y soluciones a problemas que se dan cuando no se avanza en las decisiones por  desacuerdos y diversidad de criterios.

sombrero-verde

En este post se buscan nuevas ideas y soluciones para continuar con la mejora del área de comunicación interna en una empresa editorial. Una de las alternativas es contratar los servicios de una Agencia de Comunicación interna para no sobrecargar con costes fijos a la empresa.

¿Reducimos  el presupuesto del área?

reuniones comunicación interna

Martes 9.30 de la mañana, con la puntualidad acostumbrada se da inicio a la reunión mensual de los Directivos de una Empresa Editorial cuya plantilla supera los 80 colaboradores.

Asisten a la reunión los 6 directores de área: la directora de producción editorial, la directora comercial, la directora de administración, el director de finanzas, la directora de RRHH y la directora de comunicación.

La Directora de Comunicación solicita una reunión con el objetivo de ampliar su presupuesto, debido a que se encuentra sobrecargada de trabajo, ella gestiona tanto la comunicación externa como de la  interna.

¿Es rentable comunicación interna?

El Director General como de costumbre preside la reunión y  da lectura a los tres puntos del orden del día, todos referidos al área de comunicación interna.

1.      Valorar la utilidad  del área de comunicación interna.

2.      Considerar la rentabilidad de contratar un colaborador más, o bien,  los servicios de una Agencia de Comunicación interna .

3.      Acordar recortar el presupuesto de comunicación interna.

Valor del área de comunicación interna

Los Directores a favor del área, a pesar de su corta existencia; enfatizaron que merecía la pena hacer el esfuerzo para no suspender, ni reducir sus actividades debido a los siguientes hechos:

  • La comunicación interna favorece el orgullo de pertenencia, mantiene a la plantilla actualizada, da a conocer el proyecto del negocio, permite aportes.
  • Se necesita que el personal de la Editorial se sienta parte y protagonista  del avance de la empresa

Subcontratar a una Agencia externa

Se requiere de apoyo de personal especializado para activar el área y esta necesidad se cubre con una Agencia externa.

  • En este punto se lanzan algunos argumentos a favor de la Consultora, pero sin unanimidad. No hay acuerdos,  así que la discusión sobre las nuevas contrataciones se prolongó más del tiempo establecido, sin aprobarse.

Rentabilidad de la comunicación interna

El presupuesto de comunicación es de 42 mil euros anuales y se solicita una partida de 12,800 para emprender unos proyectos decisivos en comunicación interna.

  • La partida de 12,800 es anual repartida en los siguientes conceptos:
  1. Eventos internos
  2. Diseño gráfico
  3. Campañas internas
  4. Servicios de consultoría
  • La inversión es mínima comparada con los beneficios que se conseguirán.
  • Se solicita que el área mida su rentabilidad con indicadores de impacto y  KPls.

Finalmente, el secretario ejerciendo su rol de conciliador, lanzó un mensaje de entendimiento y sintetizó las conclusiones que fueron las siguientes:

Argumentos a favor de comunicación interna: 3 Votos a favor, por parte de RRHH , Comunicación y producción editorial.

  • Una plantilla informada es una plantilla motivada. El área de comunicación interna planificó y puso en marcha campañas  efectivas consiguiendo motivar al personal con el proyecto de reconocimiento.
  • Las herramientas colaborativas de comunicación interna implantadas wikis y blog interno son un éxito, se están recibiendo nuevas ideas y grandes aportes para seguir mejorando procesos. El personal deja comentarios y opiniones.
  • Comunicación interna nos está ayudando a innovar. La innovación viene de las personas. Gracias a su apoyo en materia de formación y a la mejora del liderazgo estamos generando nuevas ideas.

Argumentos en contra: 2 votos en contra de las Directoras de las áreas comercial y administración.

  • Comunicación interna no está apoyando al área de comunicación comercial ni al servicio de atención al cliente. Tuvimos promesas y proyectos de voluntariado que no se llevaron a cabo.

Otro voto en contra, del Director de Finanzas  quien alegó lo siguiente:

  • La empresa ha perdido tres clientes importantes debido a la crisis, además los beneficios de comunicación interna no son tangibles a corto plazo. Por tanto, hay que recortar presupuesto; además, aquí no venimos a comunicarnos, sino a trabajar.
  • Queda pendiente demostrar con indicadores la rentabilidad de comunicación interna, por tanto quedamos a la espera de los KPis

El Director General para evitar confrontaciones votó en blanco.

Debido al empate técnico aplazaron la reunión para otro día.

¿Les aconsejarías externalizar servicios?  ¿Eliminarías el área de comunicación interna hasta pasar la crisis? ¿Qué otros argumentos  ayudarían a demostrar la utilidad de comunicación interna?

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  • Hola Lelia:

    En mi opinión el área de CI se debe mantener. En primer lugar porque al tener, entre otras, una función de motivas a los empleados va a contribuir a su productividad y, por tanto, a que la organización tenga mejor relación e incluso beneficios de sus clientes.

    En segundo lugar porque puede ser un apoyo a las áreas en sus comunicaciones, incluso las que hagan hacia el exterior, como puede ocurrir con el área comercial.

    Saludos.

    • Hola Sara,

      Como tú opino que la motivación y los programas de reconocimiento son los pilares que fortalecen la comunicación interna. Los estímulos positivos mejoran la productividad individual y colectiva y esta actitud la perciben los clientes.
      También, creo que comunicación interna apoya de forma indirecta al área comercial ya que el personal es embajador de su marca; hablan y conversan con amigo por tanto, sus comentarios pueden llegar a clientes potenciales.

      Muchas gracias Sara por tu reflexión y participación. ¡Saludos!

  • Buenas, Lelia.

    No puedo ser objetivo al responder tu pregunta, pero el presupuesto de CI en esa empresa debería, como poco, mantenerse.
    Quienes votaron a favor han dado 3 argumentos muy razonados: la plantilla está motivada, colabora y se fomenta la innovación… y eso sin duda se puede extrapolar a las otras áreas. Pero si el departamento de Comunicación, que ya ha mostrado su valía, está sobrecargado, deberían incrementarse sus recursos. La CI es una herramienta de gestión importantísima, más, si cabe, en tiempos de crisis.

    • Hola Santiago,
      Completamente de acuerdo con tu punto de vista.Si el área de comunicación interna ya demostró su utilidad, lo razonable es que se aumenten sus recursos para que siga generando beneficios.
      Muchas gracias Santiago por dejar tu opinión. ¡Saludos!

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