Este post especifica el rol que tienen los diferentes emisores, los distintos fines que pueden tener sus mensajes y los canales que pueden tener a su disposición.

El Flujo de mensajes y las herramientas de comunicación

reunión informativa

La reunión de seguimiento: los canales oficiales

Manuel, Director de Comunicación Interna de un hotel, después de  sensibilizar a los líderes e iniciar con ellos un plan de formación, da  el paso siguiente: mejorar los canales de comunicación existentes para conseguir feedback  y hacer posible una cultura de colaboración.

¿Cómo empezar a trabajar en comunicación interna? (3)

Manuel tiene una reunión con sus dos colaboradoras para tratar el plan de medios. Seleccionan a las audiencias del hotel, analizan cada uno de los canales existentes, comprueban que algunos están desaprovechados y que es necesario crear otros canales.

Manuel  cree en el impacto de los mensajes, considera que muchas veces no hay que masificar contenido sino personalizar. Sabe que dar un mensaje coherente y único  crea un ambiente de confianza e influye en el servicio de calidad de atención a los huéspedes del hotel.

El primer paso que da el equipo es realizar un diagnóstico del estado de los canales oficiales: ¿Qué mensajes son prioritarios?  ¿Con qué canales contamos? ¿Cuál es su impacto y acogida? ¿Cómo fluye la comunicación en el hotel?  ¿Quiénes son los emisores más activos? ¿Consiguen los objetivos y  el feedback deseado?…

Reflexionan además sobre el proceso de comunicación generado por líderes,colaboradores, equipos y todo el personal.

Formas de Comunicación interna

Líderes y mandos y la comunicación descendente provocada

Este tipo de comunicaciones permiten avanzar en la toma de decisiones. Así mismo, pueden enriquecer el puesto, dar mayor  sentido y significado al trabajo y en muchos casos permiten el mejor desempeño.

Generalmente se utiliza con diferentes fines:

  • Informar sobre: procedimientos, prácticas empresariales, actividad empresarial, etc.
  • Dar instrucciones y órdenes sobre la tarea y trabajos.
  • Preguntar sobre proyectos y trabajos en marcha.
  • Motivar sobre el desempeño.

Los medios con los que se inicia el flujo de los mensajes suelen ser:

  1.  La entrevistas personales: de objetivo y funciones del puesto y del desempeño del puesto.
  2.  Las cartas y los correos masivos al personal.
  3.  Las publicaciones corporativas: Aquí encontramos a todo tipo de publicaciones impresas, audiovisuales y digitales: el vídeo corporativo, el manual de acogida, los folletos informativos, los carteles con diferentes fines, las campañas publicitarias,  el resumen de noticias diarias, la revista impresa o   mewsletter mensual, canales de audio, entre otros.

Líderes y mandos y la comunicación ascendente provocada

Este tipo de comunicaciones permite a los colaboradores expresarse, plantear y exponer los temas de su interés; dar aportaciones.

El flujo ascendente de mensajes de los colaboradores posibilita a los líderes:

  • Fomentar la participación
  • Conocer opiniones, avances y dificultades.
  • Percibir inquietudes.
  • Mejorar todo aquello que sea necesario y posible
  • Localizar el talento.
  • Reconocer y recompensar.
  • Recibir aportes y sugerencias
  • Tener mayor precisión en el análisis.
  • Enriquecer la toma de decisiones.
  • Integrar al personal en las metas del negocio

Los medios con los que se inicia el flujo de mensajes son:

  1. Las encuestas de clima interno
  2. Las reuniones de área.
  3. El buzón de sugerencias.
  4. Los grupos de calidad
  5. Los blogs de área.

La coordinación y colaboración entre equipos y la comunicación horizontal

Este tipo de comunicación permite la unión del área y además el intercambio de mensajes entre miembros de un mismo nivel jerárquico. En este caso es imprescindible que se definan los objetivos y que la toma de decisiones sea por consenso.

Este tipo de comunicación puede darse:

  • Dentro de un equipo o departamento.
  • Entre áreas o departamentos.

El flujo de mensajes horizontal permite a los departamentos:

  • Consultar y /o acordar criterios de trabajo
  • Mejorar las relaciones humanas
  • Reforzar el sentimiento de equipo
  • Compartir información y conocimiento
  • Fomentar la cultura de cooperación
  • Recabar información para coordinar y avanzar proyectos, trabajos, tareas.
  • Que se cumplan los objetivos de las áreas y como consecuencia del negocio.

Los medios con los que se inicia el flujo de mensajes son:

  1.  Las reuniones departamentales con diferentes fines: informar, recibir aportes, dar soluciones, coordinar trabajos, entre otros..
  2. Los equipos de trabajo con diferentes fines: investigar, vender, innovar, etc.
  3. Las redes sociales corporativas
  4. Los correos electrónicos

Los directores y mandos, los colaboradores, los equipos y la comunicación diagonal

Este tipo de flujo de mensajes permite intercambiar información entre niveles diferentes, entre  diferentes posiciones directivas, entre colaboradores de diferentes áreas.

El flujo de mensajes diagonal permite:

  • El trabajo interdisciplinar con diferentes visiones.
  • Descubrir y aprovechar el talento de la organización.
  • Mejorar los procesos y métodos de trabajo
  • Dar agilidad y eficacia a las decisiones
  • Desarrollar una visión del negocio

Los medios que facilitan el flujo de la comunicación diagonal son:

  1.  Los blogs corporativos
  2. Las redes sociales corporativas:wiki,twitter.
  3. Los equipos de trabajo interdisciplinares con diferentes fines: calidad total, innovar, etc.
  4. La web corporativa.

Muchos jefes y mandos creen que con utilizar un canal, lanzar un mensaje ya han cumplido. Tú ,¿qué opinas?

Conclusiones

  1. Una buena comunicación busca la interacción, nunca debe ser unidireccional.
  2. Cuando se fomenta en la empresa la comunicación horizontal y diagonal se promueve el trabajo en equipo y colaborativo. Las organizaciones dinámicas y exitosas promueven este tipo de comunicación.

 Te puede interesar:

20 ideas para mejorar la Comunicación interna