Sombrero Azul

Gestionar la comunicación interna

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Este post es azul porque organiza la comunicación interna. Trata sobre el tercer paso que damos cuando estamos organizando el área de comunicación interna:  definir el rol  y las responsabilidades del responsable de comunicación interna.

ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL COMUNICADOR INTERNO

II-PAUTAS-COMUNICACION-INTERNA

La comunicación está hoy presente en la sociedad y organizaciones y, todos esos espacios reclaman hoy como comunicadores externos e internos.

MODELO ALTERNATIVO PARA LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN INTERNA (2)

Paso 3: Definir el rol que tendrá el responsable de comunicación interna y concretar responsabilidades

3 roles del comunicador interno

Frente a la necesidad de comunicar, no podemos dejar de ser conscientes  de que vivimos tiempos inciertos, de escasez y de cambios en el modelo de negocio.

Sin duda, el entorno, los avances de las nuevas tecnologías ejercen una influencia en el trabajo diario de todos los profesionales, y de forma especial en el comunicador,  profesional indispensable que debe estar presente en todas las entidades cumpliendo 3 roles: facilitador, comunicador y estratega.

#1 ROL DE FACILITADOR

Tener la responsabilidad de la comunicación interna en una empresa en un entorno complejo altamente desarrollado implica ejercer el rol de medidor, de facilitador del diálogo interno. Esto significa ser el vínculo de unión y el promotor de una cultura de conocimiento compartido que tiene como soporte importante las redes sociales y el trabajo en red.

#2 ROL DE COMUNICADOR

Supone también, ser consciente de que todos los integrantes de una empresa tienen dos derechos: el de la información (el derecho al acceso a una información veraz y oportuna)  y el de la comunicación (derecho a la libertad de opinión y expresión, a producir y a difundir información; incluye no ser molestado por sus opiniones). El reconocimiento de estos derechos es fundamental para el desarrollo de una cultura participativa y colaborativa.

Esta realidad acrecienta la responsabilidad ética del comunicador interno con la veracidad, rapidez y con su apego a la necesaria diversidad de opiniones que están en la base misma del derecho a la comunicación, entendido como derecho humano fundamental.

#3 ROL DE ESTRATEGA

El responsable de comunicación interna es un líder con un rol claramente estratégico y asesor, en tanto asume unas responsabilidades directivas, estratégicas y operativas, las mismas que desempeña desde  un plan siempre alineado al plan del negocio.

 

¿Qué hace el responsable de comunicación interna?

El comunicador desde su rol de comunicador, facilitador, estratega y líder, tiene la misión de liderar las comunicaciones internas es decir, promover el diálogo interno integrando  a todo el personal en el proyecto institucional o corporativo, objetivo que consigue facilitando los recursos necesarios para coordinar tareas, procesos de  mejora,  de cambio y de innovación.

Estas 4 responsabilidades varían según posición, objetivos, características y circunstancias de cada empresa.

4 Responsabilidades  básicas en comunicación interna

#1 Analizar e informar

  • Identificar y conocer el entorno del negocio
  • Segmentar a los diferentes públicos internos.
  • Medir el clima y la reputación interna
  • Definir el estado de la comunicación interna.
  • Identificar expectativas y oportunidades informativas.
  • Facilitar información oportuna para dar a conocer,aclarar y/o motivar a los colaboradores
  • Trabajar aplicando la escucha al cliente interno.

#2 Sensibilizar  y explicar

  • Sensibilizar a líderes y en general, a todo el personal  sobre la responsabilidad de construir entre todos, la comunicación interna.
  • Sensibilizar sobre el proyecto de futuro y  el reto del esfuerzo colectivo.
  • Concienciar  sobre la importancia de crear una cultura de colaboración y de innovación, sobre la necesidad de gestión del cambio y sobre el valor que aporta un buen clima de trabajo.
  • Sensibilizar sobre el protocolo de uso de las herramientas digitales: vídeos, blogs, wikis, infografías, redes sociales, etc.
  • Apoyar e intervenir en la formación de líderes,  portavoces y de  redes de comunicadores internos.

 

# 3 Planificar y preguntar

  • Diseñar conjuntamente con las áreas de comunicación, marketing y recursos humanos,  las políticas de comunicación y el plan estratégico de Comunicación Interna
  • Optimizar de forma permanente los canales oficiales de la empresa.
  • Planificar  y coordinar actividades  para la puesta en marcha el  plan de comunicación interna.
  • Preguntar y escuchar para  favorecer  el feedback, descubrir necesidades y constatar que no hay barreras en el proceso de comunicación.

#4 Asesorar y evaluar

  • Brindar apoyo a equipos multidisciplinares
  • Apoyar a todas las áreas en todo tipo de campañas 
  • Apoyar al Comité de Dirección, líderes, redes de comunicadores y a todos los colaboradores
  • Asesorar y apoyar iniciativas de comunicación digital promoviendo  el uso de las nuevas tecnologías: uso de la web, redes sociales y teléfono móvil.
  • Evaluar y establecer métricas de todas las acciones emprendidas.

Conclusión

Afortunadamente, las tendencias digitales siguen favoreciendo la comunicación interna como disciplina necesaria para alinear al personal con los objetivos organizacionales.

La comunicación interna necesita de una inversión, de una estructura, de unos responsables que cuiden procesos y promuevan el trabajo en equipo.

Si el mayor patrimonio de cualquier organización es la confianza, gestionar la credibilidad interna es clave.¿Qué opinas?

 

 

Fuentes consultadas

Derecho de la información y de la comunicación

Reflexiones sobre el nuevo rol del comunicador social

 

ORGANIZAR LA COMUNICACIÓN INTERNA

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