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Gestionar la comunicación interna

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¿Cómo empezar a trabajar en comunicación interna?

 

En post anteriores  hemos hablado de algunos pasos necesarios que convendría dar cuando la decisión es organizar la comunicación interna:

Paso 1 y 2.

La elección del responsable de comunicación interna: misión y objetivos

Paso 3 y 4.

Asignar el rol y definir las responsabilidades

Este post trata sobre el paso 4 la formación del profesional de comunicación interna y la creación de un comité de apoyo.

 Paso 4

Formación y equipo de apoyo.

MODELO PARA GESTIONAR LA COMUNICACIÓN INTERNA (3)

II-PAUTAS-COMUNICACION-INTERNA (1)

Planes de acogida y formación de acogida: ejemplos

Los planes de acogida de la empresa están diseñados y organizados con el fin para transmitir al nuevo personal  la cultura de la organización, facilitar la integración y el conocimiento del puesto.

Plan de formación inicial

 La formación de acogida.

Este tipo de formación supone un proceso de acogida al nuevo colaborador con el propósito de que conozca la empresa, el marco de las relaciones laborales, las instalaciones y el puesto de trabajo.

Paso 4

La formación de acogida del responsable de comunicación interna

La formación se ajustará a cada circunstancia y sector, sugiero que se complete el siguiente programa de formación:

 5 CLAVES PARA LA ADAPTACIÓN AL PUESTO

Modelo y estructura posible de un plan de acogida  

1.BIENVENIDA A LA EMPRESA

  • Acogida  y bienvenida por parte del área de Recursos Humanos.
  • Entrega de regalo de bienvenida con tarjeta (por ejemplo, un pen drive, bolígrafo, taza con la marca de la empresa)
  • Un tour por las instalaciones de toda la empresa

2. ENTREVISTA DE OBJETIVOS Y ACOGIDA DEL DEPARTAMENTO

  • Explicación del rol, misión, objetivos del puesto y tareas a desempeñar.
  • Presentación ante responsables de áreas con las que trabajará: Comunicación (DIRCOM), Marketing, Calidad…
  • Presentación a otro grupo  colaboradores con quien despachará

3.INFORMACIÓN SOBRE LA EMPRESA

  • Entrega del manual de acogida.
  • Listado de correos electrónicos, redes sociales corporativas
  • Información sobre los canales oficiales.
  • Correo electrónico de bienvenida del Director General sobre la nueva incorporación
  • Formación específica sobre la empresa, sus políticas, riesgos laborales
    Formación específica para el responsable de Comunicación Interna.

    • Programa de permanencia en  las áreas necesarias.

4.INFORMACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL NUEVO FICHAJE

  • La empresa presenta el nuevo fichaje al resto de la empresa. Lo ideal es que todos los compañeros conozcan el nuevo fichaje y  su perfil profesional. Algunas empresa lo anuncian en la intranet, con un breve currículo y su foto.
  • Es recomendable que se organice un evento social para presentar al nuevo fichaje, quien debe auto-presentarse preparando un breve discurso, comentando algo de su trayectoria profesional y algún rasgo de su personalidad.

 

5. MENTOR Y EVALUACIÓN

  • Es recomendable que se le asigne un mentor (compañero de área) que lo oriente en la cultura de la empresa y en el desempeño del puesto.
  • Evaluación y seguimiento a cargo del área de RRHH. La evaluación  debe realizarse al mes, o a los 15 días, permite identificar las dificultades encontradas y  contribuye a ofrecer soluciones para resolver dificultades.

LA FORMACIÓN DE ACOGIDA

¿Quienes intervienen?

  • El jefe directo
  • RRHH

¿Qué formación necesita el comunicador/a interno?

  • Formación de riesgos laborales
  • Formación del puesto y funciones
  • Formación de la empresa y del sector
  • Formación del proyecto de empresa

Además de la formación en materia preventiva, la formación del responsable de comunicación interna deberá estar orientada a facilitarle un conocimiento de la empresa y  prepararle para las funciones que va a desempeñar.

El programa de  formación inicial debería centrarse en que el comunicador interno conozca bien el negocio, la cultura empresarial, a los líderes y el trabajo de las distintas áreas con las que despachará.

El contenido del programa de formación debe incluir teoría y práctica.

La teoría podría centrarse sobre el proyecto del negocio: misión, visión y gestión del negocio, clientes, plantilla, entorno y problemática, política empresarial, estrategias, etc.  En el apartado práctico, considero de gran ayuda organizar un pequeño programa de permanencia en las distintas unidades del negocio, con el fin de que el nuevo colaborador contacte con la realidad de las diferentes áreas del negocio, sus procesos, las dificultades  y  los líderes. (el tiempo de la formación dependerá de la complejidad de la organización).

Naturalmente, este proceso formativo debe estar diseñado, planificado y evaluado por  el área de recursos humanos, quien procurará que  esta formación sea: puntual, didáctica, práctica y motivadora, con pausas (descansos oportunos).

Se trata de que el nuevo especialista de comunicación interna reciba toda la información y entable todos los contactos y diga para sí :“qué bien estaré aquí”

El seguimiento de la evaluación de la adaptación del puesto, como es de suponer,  corresponde al área de RRHH, considero relevante que se pregunte sobre las impresiones: el primer día, la primera quincena, al finalizar el mes para identificar los posibles problemas, dudas, entre otros puntos que puedan surgir.

 

Paso 5  Organizar un equipo de apoyo

Además de la implicación de la Alta Dirección, a los diferentes jefes de área  les corresponde apoyar al  nuevo profesional responsable de  la comunicación interna.

En los primeros 3 meses, a medida conozca al personal, convendría pensar en la posibilidad de crear un equipo de apoyo entre los directivos de las diferentes áreas,  y además organizar una red de facilitadores internos.

Los facilitadores internos son colaboradores internos que cumplan el rol de corresponsales internos.

Conclusión

Es imprescindible invertir tiempo en diseñar el puesto de comunicador interno y en acoger y formar al nuevo responsable.

Empezar a trabajar en comunicación interna  requiere de un proyecto de área y demanda de unos recursos económicos y humanos.

En caso de no disponer de la posibilidad de contratar a un experto en comunicación interna y no es posible crear esta área, existe la opción de externalizar el puesto confiando en el trabajo de un consultor especialista.

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