¿Cómo empezar a trabajar en comunicación interna?

 

En post anteriores  hemos hablado de algunos pasos necesarios que convendría dar cuando la decisión es organizar la comunicación interna:

Paso 1 y 2.

La elección del responsable de comunicación interna: misión y objetivos

Paso 3 y 4.

Asignar el rol y definir las responsabilidades

Este post trata sobre el paso 4 la formación del profesional de comunicación interna y la creación de un comité de apoyo.

 Paso 4

Formación y equipo de apoyo.

MODELO PARA GESTIONAR LA COMUNICACIÓN INTERNA (3)

II-PAUTAS-COMUNICACION-INTERNA (1)

 La formación de acogida.

Este tipo de formación supone un proceso de acogida al nuevo colaborador con el propósito de que conozca la empresa, el marco de las relaciones laborales, las instalaciones y el puesto de trabajo.

Paso 4

La formación de acogida del responsable de comunicación interna

La formación se ajustará a cada circunstancia y sector, sugiero que se complete el siguiente programa de formación:

 

(Día y Fecha) Estructura posible del plan de acogida  (horas necesarias)

  • Acogida  y bienvenida por parte del área de Recursos Humanos.
  •  Explicación del rol, misión, objetivos del puesto y tareas a desempeñar
  • Presentación ante responsables de áreas con las que trabajará: Comunicación (DIRCOM), Marketing, Calidad…
  • Presentación a otro grupo  colaboradores.
  • Entrega del manual de acogida.
  • Información a través de los canales oficiales de la nueva incorporación
  • Correo electrónico del Director General sobre la nueva incorporación
  • Formación prevista a personas recién incorporadas a cargo del responsable de formación.
    Seguridad / Empresa y sus políticas
  • Formación específica para el responsable de Comunicación Interna.
    • Programa de permanencia en  las áreas necesarias.
  • Evaluación y seguimiento a cargo del área de RRHH.

 ¿Qué formación necesita el comunicador/a interno?

Además de la formación en materia preventiva, la formación del responsable de comunicación interna deberá estar orientada a facilitarle un conocimiento de la empresa y  prepararle para las funciones que va a desempeñar.

El programa de  formación inicial debería centrarse en que el comunicador interno conozca bien el negocio, la cultura empresarial, a los líderes y el trabajo de las distintas áreas con las que despachará.

Soy de la opinión que el contenido del programa de formación debe incluir teoría y práctica.

La teoría podría centrarse sobre el proyecto del negocio: misión, visión y gestión del negocio, clientes, plantilla, entorno y problemática, política empresarial, estrategias, etc.  En el apartado práctico, considero de gran ayuda organizar un pequeño programa de permanencia en las distintas unidades del negocio, con el fin de que el nuevo colaborador contacte con la realidad de las diferentes áreas del negocio, sus procesos, las dificultades  y  los líderes. (el tiempo de la formación dependerá de la complejidad de la organización).

Naturalmente, este proceso formativo debe estar diseñado, planificado y evaluado por  el área de recursos humanos, quien procurará que  esta formación sea: puntual, didáctica, práctica y motivadora, con pausas (descansos oportunos).

Se trata de que el nuevo especialista de comunicación interna reciba toda la información y entable todos los contactos y diga para sí :“qué bien estaré aquí”

El seguimiento de la evaluación de la adaptación del puesto, como es de suponer,  corresponde al área de RRHH, considero relevante que se pregunte sobre las impresiones: el primer día, la primera quincena, al finalizar el mes para identificar los posibles problemas, dudas, entre otros puntos que puedan surgir.

 

Paso 5  Organizar un equipo de apoyo

Además de la implicación de la Alta Dirección, los diferentes jefes de área deberían apoyar al profesional responsable de  la comunicación interna.

Creo que en los primeros meses, a medida que se conozca al personal, hay que pensar en crear un equipo de apoyo entre los directivos de las diferentes áreas, y además organizar una red de facilitadores internos, es decir, un determinado número de colaboradores internos para que cumplan el rol de corresponsales internos.

Conclusión

Empezar a trabajar en comunicación interna bien requiere asumir  con sentido de responsabilidad la gran misión de liderar la marca interna y fomentar una cultura colaborativa. Es necesario invertir tiempo en diseñar el puesto, en formación, en elegir a la persona adecuada.

Si no dispones de  posibilidad de contratar a un experto y no puedes crear esta área, ponte en manos de un consultor, con el din de que te oriente, defina el rol y las funciones básicas con las que podrías comenzar a  trabajar. ¡Confía en el trabajo de un especialista !