El Comité de Comunicación Interna

El comité de comunicación interna

El comité de comunicación interna es un órgano de representación del personal  que tiene la misión de abordar temas y retos relacionados con la mejora de la comunicación interna.

Objetivos del comité de comunicación interna

Los objetivos del comité de comunicación interna se asignan  según el tipo de empresa, sus características, tamaño, y recursos, dificultades y prioridades.

Su fin  es convocar y reunir a un conjunto de personas  representativas de la empresa para aportar ideas, opiniones  y promover el trabajo coordinado. Pretende fomentar una cultura colaborativa en coherencia con los objetivos del negocio.

 Los objetivos del comité se formulan en coherencia con el plan estratégico, necesidades y prioridades respecto a la gestión de  comunicación interna.

¿Para qué un Comité de Comunicación interna?

Por 6 razones

1º Unión departamental. Con este equipo de trabajo se crea una especie de comisión interna, dando  protagonismo a la unión departamental.

2º Implicación y democracia. Así mismo, se gana en implicación ya que al crear un comité de comunicación interna, hacemos más democrática la comunicación dentro de la empresa.

3º Mejores ideas y comunicación. Cuantas más influencers, líderes y mandos, aporten  ideas, esfuerzo y destrezas mayor será la contribución al diálogo interno, mejores serán las ideas, sinergias y los resultados del comité.

4ºTrabajo coordinado. Con el comité, se fomenta la coordinación, el espíritu de equipo entre las diferentes áreas de la empresa: contabilidad, marketing, calidad…etc.

5ºTrabajo en equipo.En comunicación interna es indispensable sumar voluntades por tanto, el trabajo en equipo  mejora la toma de decisiones y el compromiso con los objetivos que se persiguen.

6ºResponsabilidad compartida.  Ésta es la razón más contundente que justifica el comité de comunicación interna. La comunicación interna debe ser una responsabilidad compartida, una tarea de todos los miembros de la organización.

Funciones del Comité de Comunicación Interna

El DIRCOM Interno, o el CEO  suelen ser los promotores de este comité, convocan y crean un órgano de consulta y de apoyo que dirigido por el responsable de comunicación interna podrá realizar algunas de las siguientes funciones:

• Asesorar y opinar sobre procesos de comunicación interna.
• Sugerir programas, actividades, mensajes claves en el diseño del plan de comunicación interna.
• Participar en campañas concretas.
• Apoyar  la puesta en marcha de planes.
• Vigilar  el cumplimiento de los valores y las políticas de comunicación interna.
•  Movilizar y agilizar  conversaciones y aportes entre el personal.
• Solucionar y/o prevenir dificultades.
• Otras acciones.

Los integrantes del comité de comunicación interna

Este comité puede estar representado por las distintas áreas del negocio y de la Alta Dirección.

Además, conviene crear una red de apoyo con los diferentes jefes de área.

Dependiendo del tamaño de la empresa, se podría elegir  a unos corresponsales internos.Los corresponsales internos son  un grupo de colaboradores –que bien podrían ser propuestos por el jefe de área-  para escribir periódicamente, sobre algún tema en los canales oficiales de la empresa.

Como dice nuestra colega Susa Cáceres se trata de que  “esta actividad ad honoren, no se vea como una carga laboral sino, con actitud de Ganar- Ganar”

Responsabilidades del comité

A modo de sugerencia, el comité de comunicación interna podría tener algunas de las siguientes responsabilidades:

• Detectar carencias y problemas de comunicación que perciben en  el ambiente laboral.
• Identificar barreras a desmantelar, obstáculos en comunicación interna
• Plantear necesidades y oportunidades  informativas.
• Establecer una lista de temáticas y prioridades informativas.
• Proponer nuevos canales y procesos para mejorar el acceso a la información.
• Mantener relaciones con sindicatos y/o comités de empresa.
• Opinar sobre el programa de mejora de habilidades de comunicación e inteligencia emocional para directores y mandos medios.
• Otras responsabilidades asignadas

 Formar al comité en comunicación

La empresa, deberá facilitar a los miembros del comité de comunicación interna, como mínimo tres sesiones de formación anual de dos o tres días de duración.

Los cursos pueden tratar diferentes temáticas:  barreras en comunicación interna,  gestión de personas  conflictivas, clima interno, liderazgo y reconocimiento, etc.

Conclusiones

La eficiencia y eficacia del Comité de Comunicación Interna dependerá del espíritu y trabajo en equipo, de unas funciones claras y,  del  compromiso de sus integrantes.

Los resultados del trabajo de este comité, se visualizarán en una mejor calidad de las comunicaciones internas y en mejores resultados financieros.

Si la iniciativa de crear un comité es para ti muy nueva y  el personal se muestra escéptico, puedes ir poco a poco. Por ejemplo, podrías comenzar creando un  pequeño equipo de apoyo  con algunos líderes responsables de áreas. Más adelante, podrías proponer formar una  red de colaboradores internos y finalmente, crear un comité de comunicación interna.

Te deseo éxito en la iniciativa. Y si quieres, comentar los resultados estaré encantada de darte feedback.