UNIR

En este post me pongo el sombrero amarillo para  convocar a las distintas áreas de la empresa para que formen parte del Comité de Comunicación Interna. Trata sobre la importancia, objetivos y las responsabilidades del  referido comité.

sombrero-amarillo¿Por qué  es importante crear un Comité de Comunicación interna?

En comunicación interna es indispensable sumar ideas y voluntades por tanto, el trabajo en equipo es una actividad que  se debe poner en marcha.

Partimos de la idea de que al crear un comité de comunicación interna, haremos más democrática la comunicación dentro de la empresa.

Cuantas más jefes de área y mandos, aporten  ideas, esfuerzo, y destrezas, de manera comprometida para mejorar el diálogo interno , mejores serán los resultados del comité.

La justificación del comité, descansa, en  el concepto  de que la comunicación interna debe ser una responsabilidad compartida, es decir, tarea de todos los miembros de la empresa.

Objetivo  y fines del comité de CI

Como cualquier  comité tiene como fin convocar y reunir a un conjunto de personas  representativas de la empresa para que aporten ideas, opinen, ejecuten y hagan posible el trabajo coordinado y la cultura colaborativa en coherencia con los objetivos del negocio.

Los objetivos del comité, se asignan  según el tipo de empresa, de sus características, tamaño, de sus recursos y prioridades.

El fin último del comité de comunicación interna podría ser consolidar una cultura de colaboración e innovación.

 Los fines y objetivos siempre deberán adaptarán según el plan estratégico y , según las necesidades y prioridades de la gestión de  comunicación interna.

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El comité de comunicación interna

Funciones básicas del comité de CI

En resumidas cuentas, el CEO  es quien apoya la creación de este órgano de consulta y de apoyo que convendría esté dirigido por el responsable de comunicación interna.

Sus  funciones dependiendo del tipo de entidad podría ser:

  1. Asesorar y opinar sobre procesos de comunicación interna.
  2. Sugerir programas, actividades, mensajes claves en el diseño del plan de comunicación interna.
  3. Participar en campañas concretas.
  4. Apoyar  la puesta en marcha de planes.
  5. Vigilar  el cumplimiento de los valores y las políticas de comunicación interna.
  6.  Movilizar y agilizar  conversaciones y aportes entre el personal.
  7.  Plantear alternativas de solución a dificultades en materia de comunicación interna.

Los integrantes del comité de comunicación interna

Este comité debe estar representado por las distintas áreas del negocio, además de la implicación de la Alta Dirección.

Además, conviene crear una red de apoyo con los diferentes jefes de área y con los corresponsales internos.

Corresponsales internos

Los corresponsales internos son  un grupo de colaboradores –que bien podrían ser propuestos por el jefe de área-  para escribir periódicamente, sobre algún tema en los canales oficiales de la empresa, y para colaborar en la difusión de los valores y del proyecto corporativo.

Con este equipo de trabajo se consigue crear una especie de comisión interna, dando  protagonismo a la unión departamental. Así mismo, se gana en implicación y  se fomenta el trabajo coordinado entre las diferentes áreas de la empresa: contabilidad, marketing, calidad…etc.

Como dice nuestra colega Susa Cáceres se trata de que  “esta actividad ad honoren, no se vea como una carga laboral sino, con actitud de Ganar- Ganar”

Responsabilidades del comité

Cada empresa, o cada responsable de comunicación interna, establece según sus necesidades, unos cometidos al comité de comunicación interna creado.

A modo de sugerencia, considero que el comité de comunicación interna podría tener algunas de las siguientes responsabilidades:

  • Detectar carencias y problemas de comunicación que perciben en el ambiente.
  • Identificar barreras a desmantelar, obstáculos en comunicación interna
  • Plantear necesidades y oportunidades  informativas.
  • Hacer un esquema de prioridades informativas.
  • Proponer nuevos canales y procesos para mejorar el acceso a la información.
  • Mantener relaciones con entidades sindicales.
  • Opinar sobre el programa de mejora de habilidades de comunicación e inteligencia emocional para directores y mandos medios.
  • Otras responsabilidades.

 Formar al comité en comunicación

La empresa, deberá facilitar a los miembros del comité de comunicación interna, como mínimo tres sesiones de formación anual de dos o tres días de duración.

Los cursos pueden tratar diferentes temáticas:  barreras en comunicación interna,  gestión de personas  conflictivas, clima interno, liderazgo y reconocimiento, etc.

Conclusiones

  1. El comité de comunicación interna es un órgano de representación del personal, para abordar temas relacionados con la mejora de las conversaciones internas.
  2. La eficiencia y eficacia de su trabajo dependerá de la capacidad para trabajar de forma colaborativa en equipo, de unas funciones claras y  del entusiasmo  y compromiso de sus integrantes.
  3. Los resultados del trabajo de este comité, se visualizarán en una mejor calidad de las comunicaciones internas y en mejores resultados financieros.

Si la iniciativa de crear un comité es para ti muy nueva y  el personal se muestra escéptico, puedes ir poco a poco. Por ejemplo podrías comenzar creando un  pequeño equipo de apoyo  con algunos líderes responsables de áreas. Más adelante, podrías proponer formar una  red de colaboradores internos y finalmente, creando un comité de comunicación interna.

Te deseo éxito en la iniciativa. Y si quieres comentar los resultados estaré encantada de darte feedback.