6 Sombreros

Cultura colaborativa

COLABORAR

Este post aporta algunas ideas acerca de cómo organizar  un comité de comunicación interna. Propone 6 CLAVES para promover la colaboración empresarial utilizando la metodología de Edward Bono.

¿Cómo implantar una cultura colaborativa?

 

Crear un  Comité de Comunicación Interna

Para fortalecer el sentimiento de equipo que debe prevalecer en cualquier organización lo óptimo es crear un equipo multidisciplinar  de trabajo, que bien se podría llamar Comité de Comunicación interna.

Se trata de poner a pensar a toda la inteligencia del negocio, para mejorar, corregir u optimizar todo aquello que haga falta en materia de comunicación interna.

Que el personal colabore y piense en plural, en la meta común depende de estas 6 claves:

 

6 claves para promover la colaboración 

CLAVE 1

IMPULSAR LA COMUNICACIÓN DESDE UN EQUIPO.

En este primer paso, el responsable de comunicación interna  con el apoyo de la Dirección General  buscará que todas las áreas de la empresa estén representadas:  recursos humanos, calidad, marketing, etc

Una segunda medida es que el comité de comunicación interna cuente con una estructura, como por ejemplo: un Presidente , un Vicepresidente,  un Secretario , Vocales y Coordinadores, siendo conveniente  que los cargos sean rotativos.

El coordinador del comité y del equipo, será en este caso el responsable de comunicación interna deberá promover la colaboración y toma de decisiones llegando a acuerdos respecto a dos puntos:

  1. Definir el perfil del equipo,  las tareas de cada miembro y el método para su seguimiento.
  2. Crear  unas normas del equipo y elegir una metodología que hagan posible el trabajo colaborativo entre todos los miembros del comité de comunicación interna.

 

CLAVE 2

CREAR CONCIENCIA DE LA MISIÓN Y COMPROMISO MUTUO.

El Coordinador de comunicación interna, que puede ser o no ser el Presidente del Comité (depende de las circunstancias)  se pondrá (imaginariamente) el sombrero azul para  llevar el control y seguimiento de todas las sesiones, detectará carencias, hará resúmenes, sacará conclusiones de todas las reuniones celebradas.

Así también, recordará a todos integrantes la misión del comité que será apoyar al área de comunicación interna.

Las responsabilidades del Comité de Comunicación interna (dependiendo de la empresa) pueden ser una o algunas de las siguientes:

  •  Cuidar  y mejorar el liderazgo para que en las relaciones se fortalezca la confianza.
  • Promover el trabajo colaborativo fomentando el uso de herramientas colaborativas: wikis, blogs, redes sociales internas.
  • Plantear necesidades y oportunidades  informativas.
  • Hacer un esquema de prioridades informativas.
  • Proponer nuevos canales y procesos para mejorar el acceso a la información y el conocimiento compartido.
  • Opinar sobre el programa de mejora de habilidades de comunicación para líderes y de todo el personal.
  • Detectar carencias y problemas de comunicación que perciben en el ambiente.
  • Realizar un seguimiento de barreras y conflictos en procesos de comunicación interna.
  • Mantener relaciones con entidades sindicales.
  • Otras propuestas.

CLAVE 3

 PROMOVER LA DIVERSIDAD CON LA RED DE CORRESPONSALES  

Para promover la colaboración, los diferentes jefes de área (que son quienes más conocen a su gente) serán los responsables de proponer los candidatos para ejercer como corresponsales internos.

Podrán ser  corresponsales internos aquellos colaboradores que por su actitud y habilidades puedan desempeñar la misión de animadores internos. Su misión fundamental será escribir y/o participar periódicamente sobre algún tema, en las redes sociales internas o bien, en otros canales oficiales de la empresa.

 

CLAVE 4

INVOLUCRAR Y FORMAR AL COMITÉ.

Una vez seleccionado y organizado todos los miembros del comité delimitando cargos, tareas y  después de haber acordado unas normas y método de trabajo hay que formar a los miembros.

La formación deberá realizarse por lo menos, en los siguientes temas básicos:

  • La técnica de los 6 sombreros para pensar
    • Toma de decisiones con los seis sombreros.
  • Escucha e inteligencia emocional
  • Barreras , prevención y gestión de conflictos.
  • Motivación y feedback positivo.
  • El responsable de comunicación interna reitera que son ingredientes del aprendizaje cooperativo la interdependencia positiva y  exigencia individual, después explica los objetivos y el método de trabajo.

CLAVE 5

PROMOVER EL ENTENDIMIENTO Y CONSTRUIR CONFIANZA 

Para evitar críticas, promover la escucha de todos los integrantes y crear entendimiento es recomendable el uso de los seis sombreros. En este paso el fundamental que el método sea comprendido, aceptado y asimilado por todos los miembros del comité.

Así mismo, para promover que los miembros se entiendan deberán tener claros los 3 objetivos básicos  que persiguen como Comité:

  • Resolver y prevenir problemas internos en la empresa.
  • Implantar el trabajo colaborativo.
  • Fortalecer la confianza y participación de todas las áreas.

El valor del método de los 6 sombreros  radica en que se usan diferentes colores de sombreros para dialogar, escuchar e intercambiar puntos de vista y después, tomar decisiones.

 

CLAVE 6

 ESCUCHARSE Y DECIDIR EN ARMONÍA .

Cada color del sombrero indica una manera de observar la realidad, una dirección de pensamiento sin ser una etiqueta de pensamiento. Este método permite la expresión de todos y facilita la acción de pensar juntos.

El método de los seis sombreros, tiene 6 etapas que son:

  1. Identificar y enunciar el reto, la problemática interna o bien, el objetivo deseado.
  2. Reunir todos los datos necesarios.
  3. Exponer y delimitar de forma concreta el problema.
  4. Generar Ideas, aportes, opiniones, soluciones.
  5. Escuchar, seleccionar y buscar las mejores soluciones.
  6. Elegir un plan de Acción.

Reflexión:

Si la colaboración es el pilar de la productividad para cualquier tipo de empresa, todo dirigente de la misma tiene la responsabilidad de promoverla y un recurso es la creación de un comité de Comunicación Interna.

 

 

 ¿Crees que  este Comité podría ayudar a un entendimiento y compromiso con la cultura colaborativa? ¿Qué opinas?

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  • Hola Lelia.

    Excelente post. Considero que es posible una cultura colaborativa siempre que existan líderes al interior de la empresa y no solo gestores del cambio o profesionales de comunicaciones internas.

    No resta decir que el post es muy práctico para la ejecución del plan de comunicaciones internas. ¡Saludos desde Colombia!

    • Hola amigo visitante!

      Estoy de acuerdo contigo, el mejor plan de comunicación interna sin líderes cabales e implicados, está condenado a fracasar.
      Los mandos medios y los directores son la columna vertebral de cualquier organización.

      Saludos y muchas gracias por regalar una reflexión tan buena.

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