REUNIONES EFECTIVAS E INNOVADORAS

Siguiendo con el modelo del Dr. Edward Bono, una autoridad en creatividad, este post trato sobre dos formas de usar la técnica de los seis sombreros en una reunión.

Las dos formas de uso de los sombreros son:  de forma ocasional y de forma sistemática y tienen como fin fomentar el flujo de ideas y las aportaciones.

Reuniones innovadoras lelia zapata (1)

REUNIONES CON 6 COLORES

El verdadero motor de la empresa es la innovación, éste es el factor clave para diferenciarse en el mercado global. El camino para conseguirla en promover una filosofía de gestión creativa con el fin de crear espacios participativos donde quienes lo deseen puedan expresar sus ideas y percepciones.

Una vía para conseguirla puede ser incorporar en las reuniones elementos creativos, como por ejemplo: la técnica de los 6 sombreros de Edward Bono. Este autor propone desde su método superar el atasco que se da ante posturas dogmáticas, dando paso al diálogo y a la libre expresión de todos los participantes para valorar todos los ángulos posibles.

¿Cómo funciona la técnica de los seis sombreros?

Utilizando la técnica de los seis sombreros  estamos autorizados y limitados a pensar de la forma que manda el sombrero que nos ponemos ya que cada color tiene una significado y una función.
De esta manera todo el equipo se pone un sombrero del mismo color para discutir un asunto desde un mismo enfoque:

Sombrero blanco; con este color buscamos la información, los números, las estadísticas y los datos disponibles.

Sombrero rojo; este color  nos da vía libre para aflorar nuestras intuiciones, sentimientos y emociones.

Sombrero verde;  este sombrero nos da alas para dar rienda suelta a nuestra creatividad, a las ideas nuevas.

Sombrero el negro; el equipo piensa acerca de los aspectos negativos que pueden surgir, pensamos en los riesgos, en la crítica.

Sombrero amarillo; con este color de sombrero sólo estamos autorizados a  valorar las ventajas, nos mostramos optimistas

Sombrero azul. Este es el sombrero moderador, lo usa el responsable de la reunión, con este sombrero  recapitulamos las ideas, organizamos lo expresado, sintetizamos y concluimos.

Bono sugiere controlar tres situaciones, para esto cataloga los sombreros en tres pares:

  1. Objetividad y sentimientos: Blanco y rojo.
  2. Negatividad y optimismo: Negro y amarillo.
  3. Alternativas y control. Verde y azul.

Reuniones eficaces y productivas con la técnica de Bono

Según explica Edward Bono la técnica de“Los seis sombreros para pensar” imprime dinamismo y efectividad a las reuniones, debido a que en el mayor de los casos los asistentes suelen quedar estancados en posturas o roles, muchas veces hay diálogo pero, no se generan propuestas.

Los 6 sombreros ofrecen la oportunidad de conseguir mejorar la dinámica de las reuniones, ayudan a generar  alternativas, así como a evaluar las prioridades y a decidir con más rapidez. Cita Bono el siguiente caso:

Un empresario que durante meses había estado discutiendo con una importante empresa petrolera, pidió a todos que usaran su técnica en la próxima reunión. Me contó que el problema se solucionó en veinte minutos” (Vid, Bono p.22)

¿Cómo usar los 6 sombreros para pensar en las reuniones?

Según la recomendación del inventor del método Dr. Bono, el método de los seis sombreros ayuda ayuda a fijar las reglas de juego del pensamiento y

cuanto más se utilicen los sombreros más se integrarán a la cultura del pensamiento grupal. Todos los miembros de una organización deberían aprender el lenguaje básico de modo que se pueda incorporar a su cultura/…/ El pensamiento en foco resulta más potente.En lugar de perder tiempo en discusiones y razonamientos sin rumbo, se contará con un planteamiento enérgico y disciplinado (vid, Bono, p,214)

Los sombreros pueden usarse de dos formas:

  • De forma ocasional
  • De forma sistemática

En cualquier caso,  el coordinador con el sombrero azul servirá para establecer el plan de uso de los otros cinco sombreros.

 

De forma ocasional

El coordinador de la reunión  propone el uso de un color de sombrero y pide el cambio de color de sombrero.

En la reunión el sombrero se utiliza durante unos minutos, los sombreros en este caso, se utilizan de uno en uno o de dos en dos.

En esta modalidad cualquiera  puede proponer la aplicación de un tipo de pensamiento o, un cambio del tipo de pensamiento.

Los pensadores participantes de esta forma, separan la lógica de la emoción, la creatividad de la información y así sucesivamente. Ponerse un sombrero implica pensar con un tipo de pensamiento, en lugar de mezclar razonamientos e ideas al mismo tiempo.

Ejemplo de uso ocasional

Se convoca una reunión para decidir si se implanta un programa de voluntariado un domingo por la mañana.

  • El coordinador recuerda la técnica y hace una breve introducción al tema en cuestión, luego se pasan los sombreros anotando todo lo expresado por cada participante.
  • Todos los convocados a la reunión se comprometen a ponerse los sombreros , siguiendo las instrucciones del coordinador, de modo que al final de la reunión todos los asistentes han usado los 6 sombreros y han expresado sus opiniones.
  • En base a lo planteado se decide si es viable implantar el programa de voluntariado.

De forma sistemática o en serie

El coordinador  decide y establece de antemano una serie de  colores sombreros y  los hace rotar primero un color, después otro.

Esta forma es recomendable cuando se debe tratar un tema de forma rápida y eficaz, o bien, cuando una discusión  se encuentra estancada.

Recomendaciones para el uso en serie 

  •  Si hay sentimientos fuertes de un tema a discutir se comienza con el rojo, después para recoger datos con el blanco: rojo y blanco.
  • Para evaluar una idea rápidamente: amarillo, negro y rojo.
  • Generar ideas: blanco y verde.
  • Perfeccionar una idea que ya existe: negro y verde.
  • Resumir y generar alternativas: azul y verde.
  • Comprobar si el pensamiento ha producido algún beneficio: azul y amarillo.

Ejemplo uso en serie

Se convoca una reunión para valorar la conveniencia de editar blog  de innovación y de abrir una cuenta en twitter como red social de apoyo:.

  • Con el sombrero blanco se presentan hechos,  cifras y  datos que justifican la necesidad de crear un blog de innovación y un twitter corporativo.
  • Con el sombrero amarillo  se destacan los méritos y las ventajas de crear un blog corporativo y de una red social interna.
  • Con el sombrero negro se analizan todas las desventajas e inconvenientes y todo aquello que puede salir mal.
  • Con el sombrero verde  se pide generar ideas acerca del diseño, contenido y otras alternativas, se valoran buenas prácticas y casos de éxito de blog y redes sociales en otras empresas.
  • Con el sombrero rojo sin ninguna justificación se expresan las impresiones y las sensaciones que les produce tener un blog y una red social.
  • El coordinador de la reunión con el sombrero azul resume, modera , concluye, propone un seguimiento del tema y cierra la reunión.

La técnica  de los seis sombreros puede ser usada en serie en primer lugar, para formular un desafío, tratar una realidad, explorar un problema, o bien fomentar nuevas ideas. Después de plantear un marco de ideas y soluciones,, finalmente, se elige y se selecciona una solución, entre todas las alternativas planteadas.

3 Conclusiones

  1. Aunque grandes empresas como IBM, Shell, Exxon, Procter Gamble, 3 M, British Airways, Polaroid, Pepsi Cola, entre otras, utilizan el método de Bono, –al parecer- este método es  inusual en España;  requiere de un grupo de trabajo formado en la técnica y que  el equipo acepte ponerse y quitarse los sombreros.
  2. Podemos utilizar la técnica de Bono en reuniones del comité de comunicación interna, en nuestras propias decisiones, o en una sesión de formación.
  3. Este técnica es de especial interés en reuniones que tienen  diferentes objetivos: analizar una situación desde diferentes perspectivas,  solucionar dificultades concretas, debatir ideas, o para innovar. Resulta de gran utilidad para evitar discusiones que suelen darse al asistir a las reuniones personas con diferentes perfiles y temperamento.

Fuente consultada y lecturas recomendadas

Edward de Bono (2008) Seis sombreros para pensar, Ediciones Paidos Ibérica.

Edward de Bono (2008) Creatividad: 62 ejercicios para desarrollar la mente, Ediciones Paidos Ibérica.