6 Sombreros

Pensamiento analítico

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Investigación y análisis previo

En este post propongo usar el sombrero blanco antes de empezar a gestionar la comunicación interna, a fin de basar el diagnóstico en datos objetivos. Enumero los 6 aspectos que requieren de investigación y análisis previo.

 ¿Conoces los 6 aspectos que se deben analizar con objetividad?

 

¿Por qué es necesario el pensamiento analítico?

El análisis nos ayuda a  interpretar datos, hechos y experiencias; así también, nos permite contestar preguntas, resolver problemas y asuntos.

Este pensamiento plantea preguntas, usa la información que está a nuestro alance, utiliza conceptos,  promueve la claridad, el uso de datos, de la exactitud.

El análisis lógico es el punto de partida para comprobar hipótesis y  con éste, las decisiones se tornan más claras, más precisas, más relevantes.

Cuando se cambian las preguntas, se cambia la visión de la realidad, se recopila nueva información y nuevos datos.

Pensando con el sombrero blanco

Para acertar y trabajar con eficiencia  en comunicación interna necesitamos ser objetivos.

Nos ponemos el sombrero blanco para analizar  con objetividad la realidad empresarial, el proyecto corporativo, la identidad e imagen corporativa, el entorno del negocio,  el clima interno, el estado de la comunicación interna y las diferentes audiencias que integran la organización.

Esto significa apoyarnos en datos, en números, en  estadísticas, en hechos, en la observación, en la escucha. Ser objetivos en comunicación interna equivale a ver la realidad interna, como es, desde la fuerza de los hechos. No podemos dejarnos llevar por suposiciones, prejuicios, sentimientos; hay que dar el justo valor a la realidad.

Usando el sombrero blanco:

  • Hacemos uso de los datos disponibles, prestamos atención a las lagunas existentes, a lo desconocido.
  • Observamos y contrastamos datos.
  • Escuchamos lo que se dice y no se dice.
  • Preguntamos a líderes y colaboradores.
  • Nos centramos en los hechos y no en las personas.
  • Concluimos en base a la información recogida.

La importancia del análisis previo

Los profesionales de la comunicación interna antes de elaborar un plan estratégico de comunicación interna necesitan documentarse de la realidad empresarial para obtener una radiografía precisa de la organización.

El punto de partida en comunicación interna  debe ser realizar diagnóstico acertado, de modo que las futuras acciones estén respaldadas por datos: cifras, números, porcentajes, información tangible.

Los profesionales de comunicación interna empezamos a trabajar a base de documentación: analizando, indagando, recopilando hechos, información, datos, cifras, resultados.

Objetividad y comunicación interna

A continuación, 6 aspectos que  debe  difundir y analizar con objetividad, el profesional de comunicación interna:

#1  Dar a conocer el proyecto empresarial y el entorno del negocio 

El comunicador interna debe informar sobre la organización, el sector,  las tendencias, de tener acceso al proyecto empresarial, con el objetivo de conocer l fortalezas, amenazas, oportunidades y debilidades del entorno, aspectos que pueden favorecer o limitar el plan del negocio.

Hay que conocer y entender todos aspectos económicos, legales, sociales, tecnológicos e internacionales para establecer oportunidades y prioridades informativas.

 #2 Analizar la imagen interna percibida 

El comunicador interno construye una imagen interna sólida cuando comunica siempre y difunde la identidad corporativa.

Cumplida esta función, posteriormente, debe interesarse por conocer (a través de encuestas) cómo  perciben los colaboradores  actividades, políticas,  planes y otras decisiones empresariales.

La imagen  positiva  es determinante para gestionar la confianza y credibilidad de la organización y es consecuencia de la cultura implantada en la empresa

Dentro de este concepto de imagen, también hay que incluir identidad corporativa (identidad verbal+identidad visual) concepto que está relacionado con la imagen visual y física con la que se asocia a la empresa.

La identidad corporativa permite  gestionar el sentimiento de  pertenencia de la organización y fortalecer la marca interna.  Por esta razón, los colaboradores  deben conocer y llevar a la práctica el manual de identidad corporativa (la papelería corporativa, el uniforme de la empresa, el protocolo institucional).

#3 Analizar la Cultura corporativa

El comunicador interno tiene la responsabilidad de recordar la cultura que pretende consolidar: participativa, digital…

Una cultura es sólida si los colaboradores conocen bien la misión, viven los valores y están convencidos de esas creencias. La auditoría cultura sirve para revisar y someter a examen, la cultura de la organización.

La cultura tiene un efecto en el comportamiento de los colaboradores y en la productividad y debería ser flexible para adaptarse al entorno en el que opera.

  #4 Analizar el clima interno  

El clima interno es el resultado de las percepciones, sentimientos y opiniones de los colaboradores respecto a temas claves y debe medirse periódicamente, por lo menos cada año.

Para que las estadísticas y las mediciones sean confiables hay que partir de una metodología que nos permita obtener datos cualitativos y/o cuantitativos confiables.

Estas estadísticas del ambiente físico y social del entorno laboral deberían difundirse entre el personal informando a su vez los nuevos programas que se van a implantar.

Evaluar el clima de trabajo es fundamental  para cualquier organización ya que  las percepciones de los colaboradores influyen en su comportamiento y en el aprovechamiento del talento.

#5 Análisis de los distintos destinatarios de los mensajes

El comunicador interno atiende las expectativas de sus audiencias con diferentes mensajes, tarea que asume a partir del diseño de un perfil de sus públicos objetivos.

El conocimiento de las audiencias potencian la efectividad y el impacto de los mensajes, ya que cada público recibe la información que necesita y le interesa.

#6 Auditar la comunicación interna

También es conveniente que el comunicador interno realice  un seguimiento de toda la actividad en Comunicación interna, midiendo el impacto de cada programa de comunicación interna.

Realizar una auditoría  sobre el estado de la comunicación interna  permitirá: detectar amenazas y fortalezas, optimizar canales,  medir la eficacia de los mensajes, identificar  lagunas informativas, valorar cómo se está comunicando y precisar aspectos que se deben modificar.

Conclusión

EL análisis  parte de unos datos que mejoran las decisiones y tienen como base las preguntas.

Un análisis global de la organización debe contener las siguientes preguntas:

  1. ¿ Conocen los colaboradores el  proyecto empresarial y el entorno en el que opera?
  2. ¿Cómo percibe el personal la empresa? ¿La imagen es positiva?
  3. ¿Cómo se cuida la marca y la identidad corporativa?
  4. ¿La cultura empresarial se adapta a los nuevos tiempos?
  5. ¿Qué dicen las estadísticas del ambiente físico y social de la empresa?
  6. ¿Cuál es el perfil y las distintas audiencias de la empresa?
  7. ¿Cuál es el seguimiento de la actividad de comunicación interna? ¿Es efectiva?
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  • Lelia, no puedo estar más de acuerdo contigo.

    Por más que lo decimos en nuestras reuniones con clientes, para actuar con objetividad precisamos disponer de información de la misma naturaleza y muchas veces sabemos que no es así. Las empresas que nos dedicamos a hacer planes de comunicación interna necesitamos conocer la situación real de la organización, no basta con preguntar al “enfermo” que le pasa y como se encuentra, qué también lo hacemos, si no que debemos utilizar herramientas de diagnóstico que nos aporten información objetiva, detallada, cuantitativa y cualitativa.

    En este sentido,yo prefiero que el análisis o auditoría de comunicación interna lo haga una empresa externa para desvinculada de la planificación.

    De nuevo, enhorabuena por el artículo,

    César.

    • Así es César, todo empieza con un buen diagnóstico,el cual nos permite detectar amenazas, oportunidades, fortalezas, oportunidades. Y en el caso de una auditoría ésta permite medir el impacto y la eficacia de los mensajes.

      Gracias César por dejar tu opinión. Saludos!

  • Gracias por el aporte, Lelia!
    Saludos.

    • Me alegro Max que te haya parecido un aporte interesante. Un abrazo!

  • Estela Avila

    Gracias, este articulo me sirvió de mucho en una tarea de Comunicación Interna que me pusieron en un seminario.
    Sigo teniendo algunas dudas, pero realmente aclaré muchas cosas.

    • Gracias Estela a ti por tu visita. Me alegro que haya sido de utilidad el post.
      Saludos.

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