Investigación y análisis previo

En este post propongo usar el sombrero blanco antes de empezar a gestionar la comunicación interna, a fin de basar el diagnóstico en datos objetivos. Enumero los 6 aspectos que requieren de investigación y análisis previo.

 ¿Conoces los 6 aspectos que se deben analizar con objetividad?

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Pensando con el sombrero blanco

Para acertar y trabajar con eficiencia  en comunicación interna y acceder a la realidad desde la objetividad. necesitamos escuchar, conocer, pedir datos, recopilar información.

Esto significa apoyarnos en investigaciones cuantitativas y cualitativas: datos,  números, estadísticas,  acontecimientos y hechos,  observación y en la escucha.

Bono y el sombrero blanco

Edward Bono desde su método  “Seis sombreros para pensar “propone deliberar con el sombrero blanco para ser objetivos en comunicación interna equivale a ver la realidad interna, como es, desde la fuerza de los hechos. No podemos dejarnos llevar por suposiciones, prejuicios, sentimientos;  todo lo contrario es preciso  dar el justo valor a la realidad.

Nos ponemos el sombrero blanco para analizar  con objetividad la realidad empresarial, el proyecto corporativo, la identidad e imagen corporativa, el entorno del negocio,  el clima interno, el estado de la comunicación interna y las diferentes audiencias que integran la organización.

Usando el sombrero blanco:

  • Hacemos uso de los datos disponibles, prestamos atención a las lagunas existentes, a lo desconocido.
  • Preguntamos a líderes y colaboradores.
  • Observamos y contrastamos datos.
  • Escuchamos lo que se dice y no se dice.
  • Nos centramos en los hechos y no en las personas.
  • Concluimos en base a la información recogida.

La importancia del análisis previo

Los profesionales de la comunicación interna antes de elaborar un plan estratégico de comunicación interna precisan documentarse de la realidad empresarial para obtener una radiografía precisa de la organización. Es preciso empezar a trabajar gestionando la información y documentación recopilada

El punto de partida en comunicación interna  debe ser realizar diagnóstico acertado, de modo que las futuras acciones estén respaldadas por datos: cifras, números, porcentajes,esto es, información tangible.

 6 Claves para acertar en el plan de comunicación interna

A continuación, los 6 aspectos que se deben conocer y analizar con objetividad , en la etapa previa al diseño del plan de acción.

#1 Conocer el proyecto empresarial y el entorno del negocio 

Se trata de conocer la organización, el sector,  las tendencias, de tener acceso al proyecto empresarial, con el objetivo de conocer  fortalezas, amenazas, oportunidades y debilidades del entorno, aspectos que pueden favorecer o limitar el plan del negocio.

Hay que conocer y entender todos aspectos económicos, legales, sociales, tecnológicos e internacionales para establecer oportunidades y prioridades informativas.

 #2 Analizar la imagen interna percibida 

Se trata de conocer como  perciben los colaboradores sus actividades, políticas, de todo lo que haga públicamente la empresa. Está muy relacionada con la cultura empresarial: filosofía, misión, visión, valores, innovación.

La imagen  positiva  es determinante para gestionar la confianza y credibilidad de la organización.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que la identidad corporativa está relacionada con la imagen visual y física con la que se asocia a la empresa. De ahí, que los colaboradores conozcan y sigan el manual de identidad corporativa (la papelería corporativa, el uniforme de la empresa, el protocolo institucional.)

La identidad corporativa permite  gestionar el sentimiento de  pertenencia de la organización y fortalecer la marca interna.

#3 Analizar la Cultura corporativa

Está formada por el conjunto de experiencias, hábitos y costumbres. Una cultura es sólida si los colaboradores conocen bien la misión, viven los valores y están convencidos de esas creencias.

La cultura tiene un efecto en el comportamiento de los colaboradores y en la productividad.

  #4 Analizar el clima interno  

El objetivo de este tipo de estudio es conocer las percepciones, sentimientos y opiniones de los colaboradores respecto a temas claves. Para que las estadísticas y las mediciones confiables hay que partir de una metodología que nos permita obtener datos cualitativos y/o cuantitativos confiables.

En definitiva, las estadísticas del ambiente físico y social del entorno laboral son  una responsabilidad, por tanto, deben medirse con cierta periodicidad, cada año, por lo menos.

Evaluar el clima de trabajo es fundamental  para cualquier organización ya que  las percepciones de los colaboradores influyen en su comportamiento y en el aprovechamiento del talento.

#5 Análisis de los distintos destinatarios de los mensajes

Esto significa que es necesario hacer un retrato de los distintos públicos objetivos.

El conocimiento de las audiencias potencian la efectividad y el impacto de los mensajes.

#6 Auditar la comunicación interna

También es conveniente hacer un seguimiento de toda la actividad en Comunicación interna, midiendo el impacto de cada programa de comunicación interna.

Realizar una auditoría  sobre el estado de la comunicación interna  permitirá detectar amenazas y fortalezas, optimizar canales,  medir la eficacia de los mensajes, las lagunas informativas, valorar cómo estas comunicando y precisar aspectos que se deben modificar.

Conclusión

Si se pretende ser eficaz en comunicación interna en primer lugar, hay que conocer la realidad organizacional: capital intelectual, cultura, plan estratégico del negocio, sector,  el entorno del negocio para poder diseñar un plan estratégico de comunicación interna adecuado a las necesidades y prioridades de la organización..

Las 6 preguntas obligadas previas al trabajo del plan de comunicación interna podrían ser (dependiendo de cada entidad) las siguientes:

  1. ¿Qué dicen las estadísticas del ambiente físico y social de la empresa?¿Cuál es la percepción de lo intangibles de la organización: marca interna, identidad , imagen,reputación corporativa?¿Cómo percibe el personal las políticas empresariales, el liderazgo? ¿Cuál sería el DAFO de la organización?
  2. ¿ Qué aspectos conocen los colaboradores del  proyecto empresarial (misión, visión,  valores,objetivos, planes del negocio) y del entorno en el que opera?
  3. ¿La cultura empresarial se adapta a los nuevo escenario digital y social?
  4. ¿Cuál es el perfil y las distintas audiencias de la empresa? ¿Qué mensajes claves se les está dando?
  5. ¿Cuáles son los principales problemas y las prioridades de la organización y de la comunicación interna?
  6. ¿Cuál es el seguimiento de la actividad de comunicación interna?