Mejor prevenir que curar

En este post propongo usar el sombrero negro de Edward Bono  para estar preparados  frente a los obstáculos que puedan surgir en cualquier proceso de comunicación y  anticiparnos a  señalar y prevenir situaciones problemáticas.Enumero 6 ocasiones para usar este sombrero.

¿Cuáles son las 6 ocasiones de obligada previsión?

sombrero-negro

  ¿Primero lo negativo o lo positivo?

Bono y el sombrero negro

Edward Bono argumenta que el cerebro piensa de 6 formas distintas, en 6 colores,  claramente identificables, uno de estos colores es el negro. Aconseja  usar los sombreros de uno en uno, sin interrupciones y dice que toda negatividad debe anotarse y tenerse en cuenta y que debe expresarse después de haber escuchado al sombrero amarillo.

Sentencia Bono: “destruir es más fácil que construir, pero la negatividad también es necesaria”. Para explicar la importancia de este sombrero acude a la siguiente metáfora:

La construcción de un ferrocarril es una hazaña compleja de ingeniería. Una simple barra de concreto situada a través en la vía puede descarrilar un expreso.

Precisamente, porque las cosas pueden ir mal y cualquier proyecto por un descuido puede venirse abajo, Bono propone usar el pensamiento negro  con el propósito de que seamos, prudentes, cautos, reflexivos y críticos.

El sombrero negro representa la prudencia, la obligada previsión.  Es el abogado del diablo, del enjuiciamiento negativo, de los peligros, de los riesgos, de aquello que puede fallar.

Pensando con el sombrero negro

No todo el camino es tan sencillo como parece, la vida laboral está llena de retos, de circunstancias, de imprevistos que si no las prevenimos  cualquier plan puede venirse abajo.

Sabemos que mejor es prevenir que curar.  No se trata de ser pesimistas, sino previsores, precisamente esta previsión nos dará más seguridad para actuar. Siempre es mejor adelantarse y poner todos los medios para que una situación no  desemboque en una tragedia con graves consecuencias  o con una mala solución.

Por otro lado, la actitud crítica y el sentido crítico nos permiten preparar unas contingencias previsibles. Supone un acto de reflexión que nos ayuda a ser más flexibles y eficaces.

La previsión en comunicación interna

Aunque la negatividad daña a la persona y  esta actitud es contagiosa porque crea mal ambiente, sin embargo, conviene ponernos el sombrero negro para ser previsores con los contratiempos que pueden darse, para eliminarlas o limitar su efecto, si algo negativo ocurriese. Bien decía Sófocles “la prudencia es la base de la felicidad”.

6 ocasiones para pensar con el sombrero negro

En comunicación interna tenemos la responsabilidad de pensar con el sombrero negro, para  ser prudentes, eliminarlas  y /o estar preparados para asumir los riesgos.

Las ocasiones de riesgos más comunes podrían ser los siguientes:

1.CONSIDERAR ANTECEDENTES

Estamos informados y documentados acerca de los antecedentes del tema o asunto que vamos a trabajar.

Por la observación o evidencias, detectamos limitaciones o debilidades que podrían poner en riesgo algún programa o proyecto de comunicación interna.

2.CONOCER CIRCUNSTANCIAS
A pesar de segmentar cada audiencia y estudiar sus características para crear mensajes únicos y hacernos entender, comprobamos que el mapa de públicos de la empresa no es homogéneo. Hay ciertos matices que pueden hacer nuestro trabajo vano y estéril.

Al gestionar un cambio nos  anticipamos a las  resistencias con una encuesta. De esta manera podemos prevenir posibles limitaciones, así como hacer una propuesta formativa.

Nos esforzamos en ver los defectos de cualquier propuesta.

3. PREVENIR CONFLICTOS

Organizamos un taller “Cómo tratar a personas conflictivas”para prevenir riñas y conflictos en la empresa

Enseñamos a líderes con funciones de mando habilidades prácticas de comunicación para cuidar el lenguaje con personas difíciles, poniendo énfasis en la importancia de medIr cada palabra y significado según la interpretación que la otra persona podría dar.

Somos  cautos respetando el momento, los sentimientos, la  vida y la libertad del receptor.

4.ESCUCHAR ACTIVAMENTE,LO QUE NO SE DICE

Cuando desciframos los silencios y también, la comunicación no verbal.

Cuando damos feedback negativo pero de forma constructiva, con empatía y asertividad.

5. PENSAR EN LAS DEBILIDADES

Trabajamos en coordinación con otras áreas y pedimos que señalen y busquen las debilidades del plan para hacer las debidas rectificaciones.

6. ESTAR PREPARADOS PARA LAS CRISIS

Si tenemos en cuenta que muchas crisis no responden a causas fortuitas, sino que se pueden prevenir, no poniendo en riesgo la imagen interna y la reputación de la empresa, debemos estar preparados realizando las siguientes acciones:

  • Trabajar un plan de crisis.
  • Tener actualizado el  manual de crisis.
  •  Formar cada año a los portavoces o al portavoz.
  •  Pensar en las barreras que pueden hacer fracasar un mensaje

Invitando a ponerse el sombrero negro:

Siguiendo el refrán: dos cabezas piensan mejor una, invitamos a los miembros de nuestro equipo, o al comité de comunicación interna a cuestionar nuestro programa o  trabajo.

Les invitamos a usar el sombrero negro para buscar los argumentos contradictorios, opuestos, previsores. Buscamos llevar la alerta encendida para reflexionar mejor,  estar mejor preparados y, caminar juntos de manera más segura.

Conclusiones

  • Como dijo Mario Beneditti, un pesimista puede ser un optimista bien informado.
  • Con la prevención se evitan daños de imagen y reputación que podrían lesionar la confianza.
  • La imagen de la empresa no se lesiona, ni por parte del cliente externo ni interno.

No olvidemos que lo que se trata es de ser más productivos y participativos, teniendo en cuenta los riesgos latentes. .Tú, ¿qué opinas?

Fuente consultada

Edward de Bono (1999) Seis sombreros para pensar, Ediciones Juan Granica S.A.