En este post propongo usar el sombrero azul de Edward Bono  para organizar, sintetizar y hacer un seguimiento de las actividades de comunicación interna. Señalo 6 ocasiones para ponernos este color de sombrero

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Orden y organización en la Comunicación Interna  ¿Por qué?

El orden es la base de cualquier actividad efectiva, y la gestión eficiente de la comunicación interna exige seguir esta máxima, ya que cualquier actividad de comunicación interna requiere: una previsión de tareas y responsables, una ejecución, un seguimiento y una evaluación.

Gestionar la comunicación interna es una tarea compleja en la que intervienen varios actores -directivos, mandos medios y personal-  misión que, sin duda, está llena de desafíos y detalles.

Debemos realizar esta responsabilidad con un método, apoyándonos en un conjunto de acciones recogidas en un plan con unos objetivos, desde un procedimiento con una metodología. Sólo en estas condiciones, con un seguimiento y evaluación, estaremos optimizando resultados.

 

Bono y el sombrero azul

 

Edwardo Bono desde su método  “Seis sombreros para pensar nos recuerda que el orden es la base de cualquier actividad efectiva y nos aconseja usar el sombrero azul para dirigir, organizar y hacer un seguimiento de cualquier situación. Gracias al uso de este sombrero tenemos una visión global de la situación y obtenemos conclusiones.”

El pensamiento azul define temas, establece el foco, define problemas, establece tareas, dirige y asegura el respeto de las reglas de juego; con este color también estamos abiertos a cualquiera que quiera proponer comentarios o sugerencias. El pensador de sombrero azul es como el director de orquesta, quien propone y llama al uso de otros sombreros.

Pensando con el sombrero azul

Al ponernos este color de sombrero estamos obligados en comunicación interna a ser organizados al gestionar las conversaciones internas y la actividad de comunicación desde un plan anual, con una metodología.

El seguimiento será el siguiente compromiso, debido a que estamos ante el deber de valorar el impacto de las intervenciones, para mejorar y corregir lo que sea necesario. Así mismo, con el seguimiento de las acciones emprendidas precisamos incidencias, analizamos las causas de las dificultades y  formulamos las preguntas adecuadas para aportar posibles soluciones y/o mejoras.

 

Usando el sombrero azul: una invitación a participar

Nos ponemos el sombrero azul para invitar a los miembros del comité de comunicación interna con el fin de trabajar en equipo y sumar ideas y voluntades para mejorar la comunicación interna.

Así mismo, este color de sombrero lo suele usar el director de comunicación interna o el coordinador de cualquier proyecto para  exponer retos, mover a la participación, controlar  la toma de decisiones o  para proponer el uso de otros  sombreros.

El sombrero azul  señala el camino, representa  el software del pensamiento, la coreografía, el método, los pasos a seguir, la observación, la visión global, el análisis y las conclusiones.

6 Acciones básicas para diseñar un plan de comunicación interna

 En comunicación interna existen numerosas ocasiones para ponernos el sombrero azul, enumero 6 situaciones

 1. ESTABLECER EL FOCO

Con el sombrero azul estudiamos los resultados de la investigación realizada ( un estudio de clima o bien,una auditoría de imagen, mensajes, etc.) sintetizamos los problemas y  formulamos los objetivos a conseguir desde  comunicación interna.

2. TRABAJAR CON MÉTODO Y CON LAS ÁREAS CLAVES

Con el sombrero azul, establecemos prioridades y se asume la responsabilidad de integrar y alinear a las personas con los objetivos  de la empresa, para  implicar a todas las áreas, motivar los y conseguir su colaboración.

3. DISEÑAR PLANES, PROGRAMAS Y/ PROYECTOS.

Con el sombrero azul diseñamos de forma conjunta con otras áreas de la empresa el plan estratégico de comunicación interna , el cual incluye diversas actividades y programas, además del cronograma de trabajo y de la institucionalización de ciertos canales de comunicación.

Este plan de comunicación debe tener su propia política  y estrategia, así como deber estar en sintonía  con el plan estratégico del negocio.

4. MOVILIZAR , DELEGAR Y CONSEGUIR PARTICIPACIÓN

Con el sombrero azul, trabajamos con el apoyo de un equipo multidisciplinar, desde un Comité de Comunicación interna con líderes y mandos medios; y desde este comité  se recogen necesidades y se atienden prioridades en comunicación interna.

Conseguimos implicar a los líderes y formamos para la mejor gestión de la comunicación interna a una  red de corresponsales internos, personal que dará soporte  a la comunicación en las diferentes áreas de la empresa.

Con el sombrero azúl además somos conscientes de  dos acciones  necesarias:

a. Diseñar una estrategia de comunicación interna dando valor a los mensajes diferenciados según las audiencias y a los canales.

b. Implicar a los líderes de los diferentes niveles.

En resumidas cuentas, usamos el sombrero azúl para favorecer la toma de decisiones con el aporte y el pensamiento colaborativo, ya que todos comunicamos. Por tanto, la buena comunicación interna es responsabilidad de todos y cada uno de los miembros de una organización.

5. MEDIR Y AVANZAR

Con el sombrero azul somos conscientes  de que en la comunicación pueden crearse barreras  ambientales, psicológicas y de contenido de los mensajes, por tanto, tomamos medidas para  resolverlas.

Con  el sombrero azul medimos cada acción o programa desarrollado, comprendiendo que el éxito de la comunicación interna tiene que ver con el comportamiento y con las actitudes.

Esta realidad supone asumir la necesidad de corregir, rectificar, e incluso formar en técnicas de comunicación, en inteligencia emocional, en gestión de conflictos,  etc.

6. APRENDER Y APLICAR

Utilizamos el sombrero azul para abrir un debate al formular preguntas y desafíos y, al final de una reunión creativa o informativa para concluir los acuerdos.

Así mismo, cuando seguimos el proceso de una reunión a través de una tabla de acuerdos y avances.

Cuando promovemos reuniones dinámicas,  invitando a que todos participen aportando ideas, sacando conclusiones y sintetizando.

Con el  sombrero azul  podemos aprender de fallos u errores y fomentar reuniones de mejora. 

Conclusiones

  • El sombrero azul ayuda al comunicador interno a trabajar con orden y método para alcanzar los objetivos esperados.
  • El sombrero azul encarna el pensamiento organizado y colaborativo  necesario para el trabajo eficaz del comunicador, ya que el progreso se consigue a partir del conocimiento compartido y movilizando a todo el  personal hacia la colaboración.

Tú, ¿qué opinas?

 

Fuente consultada → Edward de Bono (1999) Seis sombreros para pensar, Ediciones Juan Granica S.A.