En este post me pongo el sombrero blanco para proponer una herramienta de recogida de datos, me refiero al estudio de clima interno, diagnóstico obligado antes de trabajar un plan de comunicación interna.

Siguiendo con el caso Hotel los Madriles que atraviesa una crisis interna debido a un ambiente de trabajo estresante, la consultora se reúne con los directivos para explicarles en que consiste un estudio de clima interno y cómo se lleva a cabo, con el fin de disipar sus dudas sobre la realización de uno en su empresa, que atraviesa una crisis.


Caso de la Cadena Hotelera Los Madriles (4)

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Clima interno y competitividad

La consultora, está convencida que el clima de trabajo positivo es un activo intangible que promueve el sentimiento de pertenencia, ayuda a la retención del talento y a la productividad

La conversación sobre productividad y competitividad

Al llegar a la empresa, se reúne con dos mandos medios del hotel, con el director y subdirector, el Señor García y el Señor Salazar y  les plantea el tema de la competitividad empresarial, algo que parece complicado de lograr en un mercado saturado de ofertas, pero que, en realidad, es sencillo si se llevan a cabo las políticas empresariales adecuadas y se escucha periódicamente al personal.

En la reunión que dura más de dos horas, la consultora utiliza la técnica de brainstorming para generar ideas; les plantea las normas de participación y una serie de preguntas respecto al clima internos y objetivos del hotel: ¿cuáles son los objetivos del hotel?, ¿qué vías hay para conseguirlos?, ¿qué riesgos existen en el ambiente laboral para conseguir esos objetivos?, ¿ qué costes tendría no cumplirlos?

El Director Sr. García interviene y le siguen los dos mandos medios, se generan interesantes aportaciones sobre la cultura participativa, el valor de la creatividad e innovación, la importancia de conseguir  el aporte del personal para mejorar la imagen interna, externa y la reputación del hotel.

Concluyen que para obtener datos más exactos y objetivos, la mejor opción es realizar un estudio de clima interno, investigación que permitirá hacer una radiografía interna del lo que está pasando dentro del hotel.

Método para estudiar el clima interno.

La consultora comenta que en su caso, utiliza el método de las tres C: concretar, comunicar y comentar, explica las tres fases de su método de trabajo.

Fase 1

La fase de concreción /investigación previa y planificación del proyecto Se estudia la documentación pertinente y se plantea el diseño de todo el proyecto y de todos los implicados, decidiendo si se hará un estudio cualitativo y/o cuantitativo.

En esta fase se elige el modelo de estudio más adecuado para la empresa según las circunstancias, objetivos de negocio y prioridades de ésta.

El reto es elaborar un proyecto con el apoyo de un equipo de trabajo integrado por mandos medios y  directores de área, con el fin de indagar acerca de la problemática a investigar.

Es vital que la dirección se implique, elegir al equipo de trabajo adecuado, acordar un método de trabajo concreto y poner en marcha un estudio cualitativo para definir los objetivos que tendrá el estudio de clima.

Según el tipo de estudio y el número de personas a las que se vaya aplicar el estudio de clima debe elegirse, al menos, un responsable del proyecto, un secretario y una persona responsable del plan de comunicación.

Hay que delimitar con mucha prudencia los temas que vamos a evaluar: ergonomía, riesgos laborales, objetivos, cultura, liderazgo, reconocimiento, conflictos y cooperación, toma de decisiones, identidad, innovación, gestión del cambio, gestión del talento, sentido de pertenencia, etc.

Se define la muestra y los aspectos generales que se evaluarán, con todos los datos de la plantilla, se estudia el margen de error; se hacen las pruebas. Se decide la forma que se hará: impreso, o digital; se garantiza siempre el anonimato.

Fase 2

La fase de comunicación/el lanzamiento. Nuestro objetivo en esta fase será comunicar para animar a la participación 

Hay que motivar al personal, darle argumentos para que participe de forma voluntaria.

Lo haremos a través de una campaña de comunicación eficaz y eficiente,  motivadora que movilice a líderes y a todo el personal. En dicha campaña se suelen utilizar vídeos, cartas del Director General -adjuntando el cuestionario, encuestas de años pasados en caso de haberse realizado, las mejoras implantadas, etc. – noticias en el boletín interno, post en el blog corporativo, banner en la intranet, etc.

Es importante cuidar no sólo el diseño de la encuesta, el número de preguntas, sino también la oportunidad de su lanzamiento. Las preguntas del cuestionario deben estar redactadas de forma concreta y breve; además, debemos precisar  los detalles de su lanzamiento, por ejemplo: el horario, el plazo para contestar, el tipo de cuestionario  que se lanzará, escala métrica, ítem finales, comentarios abiertos,  cómo se contestará, desde dónde, etc.

Otro punto fundamental es la garantía de confidencialidad para que el personal se sienta seguros a la hora de hacer el estudio y respondan sin sentirse coaccionados.

Por último, en esta fase, se deberá cuidar de forma especial la elección del momento en que se realizará la encuesta, es decir, la fecha y la hora.  La experiencia demuestra que nunca debe aplicarse una encuesta en las siguientes situaciones: un periodo inmediato de  grandes cambios, un periodo de negociación y revisión salarial o durante la realización de las entrevistas de evaluación de desempeño.

Fase 3

Fase de comentar resultados/ el informe Es la etapa del análisis de los resultados, de su interpretación y de la presentación de resultados a todo el personal. Por ello, requiere de un procedimiento riguroso y analítico. El producto de esta etapa es el informe, el mismo que debe incluir un resumen así como una interpretación de la realidad investigada.

El objetivo será  dibujar un DAFO, concretar los puntos críticos y fuertes para aportar conclusiones y recomendaciones adecuadas y viables. En esta fase se presentan los resultados numéricos y gráficos visualizando las amenazas, oportunidades, fortalezas y debilidades. Con los resultados obtenidos, se lanzará un plan de acción para conseguir la productividad y competitividad deseada.

Los resultados deben ser comentados ante la alta dirección y las jefaturas departamentales. Es imprescindible agradecer al personal su participación e informar a la plantilla en el momento oportuno, de los resultados obtenidos y las medidas que se implantaran en consecuencia.

Conclusión

Ell Director General de cualquier institución tiene la responsabilidad de promover la competitividad escuchando a su personal a través de estudios periódicos de clima interno.

La satisfacción en el puesto, la armonía laboral y la salud del personal,  son los grandes tesoros de una empresa, ¿qué opinan?

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