OPTIMIZAR

La salud de una entidad puede verse amenazada si existe una comunicación deficiente, malestar que puede afectar a la actitud, rendimiento y  productividad . En este post propongo utilizar los seis sombreros de Edward Bono y  seguir 6 pasos básicos  para optimizar las comunicaciones internas en cualquier tipo de organización.

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¿Cómo hacer más competitiva a la organización?

Las organizaciones públicas y privadas necesitan ser competitivas siendo conscientes de que la mejora permanente de la comunicación interna debe ser un objetivo. No se trata de  tener muchos canales oficiales, sino  de optimizar los actuales alineándolos a los objetivos y prioridades del negocio

Aunque mejorar la comunicación interna demanda tomar continuas decisiones, he intentado sintetizar en  seis, los pasos básicos que de forma general aconsejo dar.

 

6 PASOS BÁSICOS EN COMUNICACIÓN INTERNA

Paso 1

ESCUCHAR

.Utilizar  el sombrero blanco para  escuchar y  analizar a los colaboradores de la organización, recopilando datos, números, cifras, porcentajes con el objetivo de :

-Conocer  si el clima laboral actual que predomina es positivo o no lo es.

-Detectar los temas de mayor interés por parte de los colaboradores.

-Determinar a qué colaboradores urge formar en la habilidad de comunicación

Paso 2

ENTUSIASMAR.

Utilizar el sombrero rojo para generar entusiasmo en los líderes  ofreciéndoles formación en inteligencia emocional, con el fin de que mejorar aún más su eficacia personal. Como bien dice Daniel Goleman la inteligencia emocional supone administrar 5 áreas: la conciencia de uno mismo, el autocontrol, la motivación, la empatía y las habilidades sociales.

No olvidemos que los sentimientos son los resultados de las emociones y que si por ejemplo, en un equipo, perduran emociones negativas  entre sus miembros como  envidia y enojo,  se alimentarán a largo plazo, sentimientos de  insatisfacción ,  de frustración, los mismos que a su vez, perjudicaran el desempeño y la productividad del equipo.

Paso 3

CONSTRUIR.

Utilizar el sombreo amarillo para convocar y congregar con espíritu constructivo y dialogante a miembros de sindicatos y a los diferentes jefes de área para crear un Comité de Comunicación interna.

Paso 4

PREVENIR.

Utilizar el sombreo negro para diseñar y/o actualizar el manual, el plan de crisis y el Comité de Crisis, de modo que se actúe con prudencia y se adelante en la prevención de posibles riesgos.

Paso 5

MOVILIZAR.

Utilizar el sombrero verde para movilizar la inteligencia de la organización a partir de una mayor participación del personal. Se podría por ejemplo, pedir que los jefes de área que designen entre los miembros de su equipo algún colaborador con talento en comunicación para crear una red de corresponsales internos.

Paso 6

LIDERAR.

Utilizar el sombrero Azul para liderar las comunicaciones internas organizando un Comité de Comunicación interna el mismo que deberá:

  • Realizar propuestas para optimizar el plan de comunicación interna actual.
  • Recordar misión, visión y objetivos del negocio.
  • Decidir las prioridades de comunicación.
  • Detectar las barreras actuales y señalar opciones para superarlas.
  • Hacer un seguimiento y evaluación de las distintas acciones de comunicación lanzadas.

 

En síntesis

Hay 6 pasos que pueden darse para optimizar  las comunicaciones internas. En cada paso propongo usar un color de sombrero.  El sombrero blanco, lo usamos para documentarnos sobre la realidad interna de la empresa; el  sombrero rojo, para dar voz a las emociones y sentimientos de los líderes; el sombrero amarillo, para destacar las ventajas del trabajo en equipo; el sombrero negro, para prevenir riesgos y pensar en la posibilidad de una gestión de crisis;  el  sombrero verde, para dar paso a ideas nuevas y frescas y,  finalmente, el sombrero azul, para trabajar en comunicación interna con orden, seguimiento y así, poder avanzar