Sombrero Azul

Empezar a trabajar en comunicación interna

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En este post me pongo el sombrero azul para hablar de organización y de pautas generales para conseguir una comunicación interna efectiva. Comparto el post publicado en el portal Infocapitalhumano el cual cuenta un reto frecuente en muchas organizaciones:  decidir contratar a un profesional de comunicación para liderar un proyecto de cambio.

sombrero-azul

¿Cómo empezar a trabajar en el área de comunicación interna? 

 

Para empezar a trabajar en comunicación interna, su responsable debe hacer comprensible sus funciones a todo el personal. Después, debe ser capaz de diagnosticar con acierto a partir de estudios cualitativos y/o cuantitativos, las problemáticas reales que impiden la coordinación y matan las iniciativas. Este conocimiento será el mejor aval para el diseño de una estrategia efectiva y para la toma de decisiones adecuadas.

Como cualquier área de la empresa, necesita: recursos económicos, humanos y organización: políticas de comunicación, método y planes concretos respecto a canales digitales, herramientas colaborativas, entre otros aspectos.

¿Se atienden las necesidades de los colaboradores en la empresa?

Si la empresa lo que quiere es integrar a todos los miembros de la empresa en sus proyectos, en primer lugar, necesitará revisar qué entienden por colaborador y si sus políticas de personal son equitativas, justas y respetuosas.   Por todo ello, es imprescindible que comunicación interna trabaje en coordinación con RRHH.

Cada colaborador es por encima de todo, un ser humano con  talentos, habilidades, carencias, limitado por unas circunstancias y con una necesidades básicas que espera cubrir. Este público es la primera responsabilidad social de la empresa.

Afortunadamente, cada vez son más las empresas en España que apuestan por modelos de negocio que favorecen el bienestar personal,la reducción del estrés y la salud del trabajador.

reuniones comunicación interna

Rumores y descenso en ventas

Lunes, 10 de la mañana, el Comité de Dirección de una mediana empresa que estaba cayendo en ventas, se reunió como cada lunes para decidir contratar o no, a un experto en Comunicación Interna con el fin de que implante un proceso de cambio.  Notaban que necesitaban de un experto que organice y gestione la información interna, cada vez mayor, que optimice y gestione mensajes y  canales. El Comité se veía en la urgencia de atajar los rumores , desde la transparencia ya que la falta de diálogo estaba generando inestabilidad y estrés, haciendo daño al ambiente de trabajo. La prioridad era devolver la tranquilidad  y cambiar el clima interno, generar confianza.  Precisamente, los mandos medios ya habían advertido a la Dirección  hace más de seis meses de un ambiente dominado por la dejadez, por la rotación y baja productividad. La situación era insostenible y si persistía, entonces  la empresa tendría que cerrar. El mes de la reunión del Comité la alarma fue total debido a que se habían disparado los accidentes en un 30% respecto al mes anterior.

¿Cómo empezar entonces a trabajar en comunicación interna?

  • Primer paso. Apoyo del Ceo y de todos los Directivos.
  • Segundo paso. Sensibilizar a toda la organización acerca de la misión y de los retos del nuevo puesto de comunicador interno.
  • Tercer paso:  Establecer sinergias  con las áreas claves, Comunicación, Marketing, RRHH.
  • Cuarto paso. Conocer las audiencias internas, los problemas latentes,  los antecedentes en comunicación interna. Así mismo, conocer la organización, sus proyectos, su mercado, el sector, su filosofía, la cultura empresarial y tener acceso al plan estratégico del negocio.
  • Quinto paso. Realizar un diagnóstico interno del clima laboral y el estado actual de los procesos y canales de comunicación interna.
  • Sexto paso.   Diseñar un plan estratégico de comunicación interna.

¿Cómo trabajar en comunicación interna de forma efectiva?

Si lo que se pretende es favorecer la participación e integración, meta que demanda diagnóstico, paciencia y planificación, lo que conviene es contar con la complicidad de RRHH  quien debe dar valor a este perfil, con la selección adecuada.

Una vez seleccionado el experto, este profesional necesitará contar con el apoyo y la implicación del CEO y de los directivos, en especial con las áreas de RRHH, marketing y comunicación.

El Ceo debe estar dispuesto a implicarse en los proyectos además de facilitar los recursos necesarios para su implantación. Por su parte, los directivos deberían estar sensibilizados respecto al valor que aporta la CI, de modo que su liderazgo dé testimonio de los valores corporativos y  sus comportamientos favorezcan un  ambiente de diálogo, participación y motivación.

Después, será importante establecer reuniones con las áreas claves: RRHH, Comunicación, Marketing a fin de establecer sinergias y tener una visión general de los retos para alinear objetivos.

Otro paso necesario es documentarse acerca de los antecedentes de comunicación interna y a ser posible, conocer barreras, principales mensajes y canales de comunicación interna. La mejor herramienta es la auditoría de comunicación interna.

Así mismo, si lo que se pretende es sentar las bases para una ambiente de participación será necesario realizar un diagnóstico de la organización, de sus prioridades , de su ambiente laboral y del estado de sus  procesos de comunicación y canales de comunicación interna.  De manera que, la primera tarea del comunicador interno será preguntar , utilizando dos herramientas de escucha: el estudio de clima laboral y la auditoría de comunicación interna.

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