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Innovación y escucha

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Este post es verde, destaca la oportunidad que tienen todas las organizaciones de innovar escuchando y explica cómo implementar con el apoyo del área de comunicación interna una sesión de lluvia de ideas.

 

INNOVACIÓN Y ESCUCHA

Para innovar hay que preguntar y escuchar a nuestra plantilla sobre aspectos que se pueden mejorar, corregir…

Se trata de tener una pausa para escuchar iniciativas, proponer nuevas herramientas, comentar nuevas tecnologías y aplicaciones que aparecen en el mercado y nos afectan.

La escucha es fundamental ante una competencia global que nos hace más vulnerables y, ante unos ciclos de vida de productos y servicios que son cada vez más cortos. Todo ello nos hace pensar en la innovación como alternativa para seguir siendo competitivos e ir a la vanguardia.

Una empresa que se considere innovadora necesita de un área de comunicación interna que genere contenidos sobre innovación, que lance campañas de sensibilización de nuevas ideas, que organice y ejecute sesiones mensuales de nuevas ideas, que promueva una cultura de escucha, una organización horizontal que aprende,  en la que todos son convocados porque tienen algo que aportar.

 

ESCUCHAR AL PERSONAL

Quienes realizan a diario el trabajo son quienes conocen la rutina de los procedimientos y/o métodos, sus obstáculos y seguro que tienen la solución para mejorarlo, de ahí la importancia de invitar al personal a una sesión para aportar ideas.

Los colaboradores de una organización tienen un potencial innovador que muchas veces menospreciamos o ignoramos. Mi pregunta es ¿ porque dudar que sean capaces de proponer un nuevo servicio o producto, o algún cambio que genere ahorro?

Si no los escuchamos, estamos desaprovechando la inteligencia de la organización y con esta omisión, la oportunidad de mejorar y de ser los primeros en innovar creando ventaja sobre nuestros competidores.

 

LA ESCUCHA ABIERTA

El brainstorming es una técnica  de escucha abierta, recomendada para comunicación interna con el fin de ayudar a promover la creatividad en la organización.

¿Cómo organizar una Sesión de brainstorming?

El área de comunicación interna prepara el ambiente lanzando unos post en el blog o bien, unos artículos en la newsletter firmados por el CEO. Inicia la campaña con banners en la intranet.

Delega, por ejemplo, en un mando medio quien será el responsable de la convocatoria de la sesión. Este mando será el facilitador y juntos podrían:

  • Definir los objetivos o el reto que se discutirá durante la sesión
  • Seleccionar el lugar y a los participantes
  • Organizar el material necesario para la sesión: agua, zumos, vasos de colores, papeleras originales, cartulinas, pizarra…
  • Elegir una sala y decorarla de manera vistosa para que ofrezca el entorno adecuado y creativo que favorezca la aportación de ideas.
  • Recordar la técnica del brainstorming y sus reglas.

El área de comunicación interna apoya antes, durante y después y, el mando medio desde el rol de facilitador:

  • Presenta a los participantes
  • Crea un clima de confianza y promueve una actitud entusiasta y participativa
  • Da el turno a los participantes
  •  Lanza la pregunta, abre el debate, sintetiza y concluye la reunión

 

¿Cómo desarrollar la sesión del brainstorming?

En este proceso comunicación interna ofrece todo el apoyo con la campaña y anuncia que la sesión tendrá dos partes y supondrá realizar dos sesiones.

En esta fase hay que:

1º Escoger un secretario.  El mando medio con anticipación escoge a un secretario quien será la persona responsable de registrar las ideas con el móvil o bien de tomar nota escribiéndolas en un folio.  Las ideas también puede escribirlas en una pizarra, utilizando post it, o en cartulinas colgadas en una pared de manera que todo el grupo las pueda ver.

  • En sesiones de más de 30 personas el secretario no suele participar, aunque en sesiones pequeñas, el secretario puede ser uno de los participantes.
  • En brainstorming individuales se utiliza un mapa de ideas en un papel grande o se coloca una cartulina en la pared. Las letras grandes ayudan a visualizar las ideas.
  • 2º El  moderador expone el problema y el objetivo de la sesión. El mando medio que lidera la sesión, define y explica el problema: ¿De qué se hablará y por qué hablamos de este tema? ¿Por qué nos interesa tratar este tema? ¿Cuáles son los problemas planteados? Explica el tiempo disponible y recuerda las  4 reglas de la técnica.

 

  • 3º Mantener el ambiente relajado y animado.  El moderador además de dar el turno para cada intervención, anima a que todos participen, marca el orden para evitar que todos hablen a la vez.

Preparar el ambiente. Como estímulo a la creatividad, a menudo dotar el ambiente de creatividad y empezar con una sesión de calentamiento de 5 a 10 minutos, dónde se aborde un problema imaginario. Pensar sobre un problema inventado libera a la gente y la prepara mentalmente para aportar, también se puede comenzar con una manualidad, por ejemplo: hacer sombreros de  colores con cartulinas y después, se puede abordar el problema real.

 

  • 4ºLimitar la duración de la sesión. Se tendría que limitar la duración de una sesión típica a unos 15-30 minutos.  Cuando las sesiones son largas se pierde el interés. Por lo general, no se debería superar los treinta minutos, según recomienda su creador Osborn.
  • 5ºHacer copias. Tras la sesión, hace falta pasar a limpio la lista de ideas y hacer copias para todos los participantes. No hay que intentar poner la lista en ningún orden concreto.
  • 6ºAñadir y evaluar. Al día siguiente (no el mismo día) el grupo se tendría que volver a encontrar. Primero, se tendrían que compartir las ideas pensadas desde la sesión anterior (incluirlas en la lista fotocopiada). Después, el grupo tendría que evaluar cada una de las ideas y desarrollar las que prometan más para poderlas llevar a la práctica.

Es importante que la evaluación no se haga el mismo día que la sesión de brainstorming. Esto hace que la sesión de ideas sea más libre (sin el temor de la evaluación inmediata) y da un tiempo para pensar sobre las ideas que han surgido.

¿Cómo evaluar, mejorar y/o trabajar con las ideas?

Durante las sesiones de evaluación, las ideas originales pueden convertirse en prácticas o, ser utilizadas para sugerir soluciones realistas. El énfasis hay que ponerlo en el análisis y en la viabilidad de la idea.

Las ideas útiles pueden organizarse en tres grupos:

  1. Ideas de utilidad inmediata. Las ideas que podrás usar inmediatamente.
  2. Áreas para explorar más ampliamente. Estas ideas hace falta investigarlas, seguirlas, pensarlas y comentarlas.
  3. Nuevas aproximaciones al problema. Estas ideas sugieren nuevas maneras de mirar el tema.

Las ideas aportadas siempre pueden mejorarse mediante nuevas preguntas.

La idea elegida

La idea elegida debe llevarse a la práctica y si tiene alguna barrera para su aplicación hay que superarla. También conviene premiarla (un viaje, una cena…)  y darle publicidad a través de los canales de la empresa. Es importante que el personal perciba la utilidad y recompensa de su contribución.

Fuentes consultadas

Manual de creatividad

Neuronilla

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Lelia Zapata

Consultoría en Comunicación interna. Ayudo a profesionales y empresas a implantar soluciones en comunicación interna para favorecer la transformación digital. Estudios de diagnóstico. Auditorías de canales. Proyectos de comunicación interna para promover entornos colaborativos.

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