Sombrero Azul

OKR Guía completa

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Con este post me pongo el sombrero azul para abordar los principales aspectos de la metodología OKR, utilizada por los equipos de Google.

 Guía definitiva: entender y aplicar OKR

Índice:

  1. ¿Qué significa OKR , qué es y cuál es su objetivo primordial?
  2. ¿Cuándo empezó a utilizarla Google y cuáles son sus pilares. ¿Cómo es la cultura OKR en Google?
  3. ¿Características OKR y por qué utilizar los objetivos OKR en comunicación interna. Ejemplos OKR?
  4. ¿Qué empresas utilizan esta metodología y cómo se visualiza su avance?
  5. Ventajas de la metodología OKR
  6. ¿Cómo implementar la metodología OKR en una organización?
  7. Los elementos de los que consta la metodología OKR
  8. Conclusión

 Guía OKR

Esta guía aspira dentro de las limitaciones de un post a ser rápida y completa. Es para ti si…

  • Crees en las metodologías ágiles y has probado  sistemas de objetivos, sin grandes resultados.
  • Si tu equipo de RRHH o de Comunicación Interna se encuentra bloqueado con un mar de métricas o tú, como manager estas desanimad@ por los pocos avances.
  • O bien, si al terminar el trimestre no has llegado a tus objetivos.

Si empatizas con alguno de estos retos entónces, te conviene conocer y probar los OKR.

  • Si optas por esa decisión estás iniciando un cambio y como todo proceso, necesitarás invertir tiempo para ver resultados. Pero, debes saber que los OKR son simples y efectivos.

1. ¿Qué significan las siglas OKR , qué son y cuál es su objetivo?

El acrónimo OKR es una sigla inglesa que se traduce como:

  • Objectives (objetivos)
  • Key (claves)
  • Results (resultados)

OKR es una sistema formado por un conjunto de elementos, procedimientos y protocolos indispensables para su efectividad. Uitliza metodologías ágiles para su implementación

 

  • OKR se apoya en metodologías ágiles para ganar productividad y colaboración de equipos y en este marco, utiliza Scrum o kanban.
  • OKR a la vez utiliza metodologías innovadoras formular objetivos se sirve de técnicas de creatividad como son: design thinking, mapas de ideas o brainstormig.

 

El principal objetivo de  OKR  en las organizaciones es impulsar la alineación de la empresa con la estrategia de la organización.

  •  Los OKR ayudan a organizar y movilizar a los equipos de trabajo para ir todos en la misma dirección y conseguir las metas fijadas.
  • Todo ello desde una política de transparencia y con un seguimiento periódico de los resultados claves. OKR pone foco en aquello que importa.

2. ¿Cuándo empezó a utilizar Google  OKR y cuáles son los pilares de los OKR?

 

Sin embargo,  los OKR era ya una práctica de Intel, industria de telecomunicaciones y su creación  se atribuye al  CEO de INTEL Andy Grove.

Los oKR descansan en 4 pilares:

  • Los objetivos definen lo que se quiere lograr. Para que sean efectivos deben ser claros, específicos y orientados a la acción, pero sobre todo, deben ser transparentes para toda la empresa.
  • Las tareas necesarias o el plan de trabajo para conseguir los objetivos
  • Los resultados claves indican cómo se van a alcanzar esos objetivos. Los OKR deben ser medibles y verificables para poder conocer su efectividad en un plazo de tiempo determinado.
  • Un cultura corporativa fuerte  basada en un liderazgo facilitador con un propósito  claro.

El Sistema OKR pone foco en el Propósito aunque  los OKR son estratégicos.

El propósito corporativo es:

  • Es el por qué hacemos las cosas, es aquello que nos motiva a seguir progresando y aprender de los errores.
    • Es como una estrella que da luz, puede expresarse en una palabra que muchas marcas lo destacan en su claim.(Leroy Merlin Espíritu constructivo)  o en una frase (Apple: Piensa diferente)
    • El propósito dota de sentido a los objetivos, a los resultados claves y moviliza corazones.

Ejemplo: OKR y  la cultura google

Según explica John Doerr en el libro Mide lo que importa, utilizando los OKR como base de su gestión, Google ha pasado de sus 40 empleados iniciales a más de 70.000, consiguiendo una capitalización bursátil que supera los 700.000 millones de dólares.

Rasgos de identidad de la cultura Google

Misión GoogleOrganizar la información del mundo 

Visión GoogleProporcionar acceso a la información del mundo en un solo clic.

Valores Google: Aprendizaje, éxito e inclusión.

Propósito:  Que todos puedan acceder a la  información de mundo y puedan utilizarla

Cultura de RRHH en Google: ‘People Operation’ pone foco en:

  • La calidad humana y profesional: la clave está en un liderazgo que conversa, da feeback constructivo y reconoce.
  • La sensación de que cada y todo trabajo es importante y significativo.
  • Combinación: innovación, eficiencia + sentido de pertenencia.

Resumen implantación OKR en Google

Google cada año prepara sus OKRs de forma anual y trimestral, acorde a su misión, visión y propósito corporativo.

El OKR anual  sirve para que todos dirigan su mirada a ese objetivo anual que es  la meta.

  • OBJETIVO ANUAL. No es un OKR definitivo, sino que está sujeto a  cambios o modificaciones que dependen del entorno y los clientes.
  • OBJETIVOS OKR PARA TODOS. En Google  todos establecen OKRs : CEO, equipos, managers y colaboradores.
  • Nº Objetivos okr. En cuanto al número de OKRs es de una media de 4 a 6 al trimestre, los necesarios, sin caer en el exceso.
  • MEDICIONES TRIMESTRALES. Al final de cada trimestre, los equipos de Google puntúan sus resultados clave en una escala y los comunican a todas las áreas
  • PUNTUACIÓN La meta es evitar la escala más baja y conseguir la intermedia.
    • Por ejemplo, lo ideal es que cada empleado consiga la escala de 0.6 -0.7.
    • Un resultado por debajo del 0.4 significa que el empleado necesita apoyo y ayuda.

3. ¿Características OKR, por qué utilizar los objetivos OKR en comunicación interna, ejemplos OKR?

Características de los OKR. 

Los OKR deben ser:

  • Cuantificables. Por porcentajes, números, binarios,  afirmaciones o negaciones Sí – NO, etc.
  • Ambiciosos. Son retadores y motivadores.
  • Personales. Son establecidos  por la persona que los va a ejecutar. Si lo precisa su manager puede ayudarle.
    • En ningún caso son impuestos; siempre son acordados, aprobados o propuestos por.
  • Medibles. Miden el avance,  sirven para visualizar el progreso.
    • No deben ser usados para juzgar, etiquetar a un colaborador que no los haya conseguido. La cultura del aprendizaje debería evitar estos comportamientos.
  • Necesitan tareas claves. Demandan acciones o tareas.
  • Simples y pocos. Son sencillos  y simples.
    • Mejor es establecer 3 objetivos, 3 métricas con un máximo 5  por trimestre.
  • Comunicados. Los OKR deben conocerlos toda la organización.
    • Sirve para que el resto de equipos vean en qué van a trabajar otras áreas y coordinen acciones para llegar a los objetivos globales del negocio.
  • Seguimiento constante. Hay que seguir su desarrollo y no perderlos de vista con un seguimiento semanal o periódico.

Importancia de usar los OKR en Comunicación

Destaco 2 razones: alineación y compromiso.

La primera, porque el área de comunicación interna tiene como misión alinear al personal con la estrategia y objetivos del negocio.

  • Los objetivos OKR permiten que todos caminen en una misma dirección. Alinean al personal y promueve que todas las áreas de la empresa conozcan, compartan y se impliquen en su cumplimiento.

La segunda razón reside en el aumento del compromiso laboral y productividad

  • Los objetivos OKR promueven vínculos y una mejor coordinación entre áreas.  Los equipos se orientan al trabajo eficaz. Este compromiso fortalece vínculos y se refleja en el clima de engagement.

Ejemplos OKR:

Objetivo 1 OKR de RRHH: conseguir mayor productividad del equipo de trabajo del área de RRHH.

• Resultados Clave 1: todos los integrantes aprenden a utilizar Slack y trello y lo utilizan  una vez al día
• Resultado Clave 2: todos los integrantes asisten a la formación sobre productividad con Scrum y comparten una vez por semana su aprendizaje
• Resultado Clave 3: se reduce el 60% el tiempo dedicado a reuniones haciéndolas de pie y poniendo un plazo máximo de 20 minutos.

 

Objetivo 2 OKR de Formación: promover la creatividad a través de la proyectos formativos especializados.

• Resultado Clave 1: todos los miembros del equipo participan en un proyecto de creatividad con 6 sombreros para pensar y la practican en las reuniones semanales con el comité de innovación.
• Resultado Clave 2: todos los miembros del equipo aprueban el examen sobre los proyectos formativos en creatividad: seis sombreros, brainstorming y mapas conceptuales
• Resultado Clave 3: el 70% del equipo escribe post sobre su experiencia y comparte lo  aprendido en el blog de innovación de la empresa.

 

OKR 3 OKR y Comunicación Interna  aumentar el sentido de pertenencia  y mejorar la reputación interna de la marca


— Resultado clave 1: aumentar la participación de la plantilla en las redes sociales corporativas en un 20 % en el mes 1 (especificar el mes)
— Resultado clave 2: lanzar un programa de embajadores de la marca dirigido a los influencers internos, antes del 1 del (mes)
— Resultado clave 3:  que en el mes 3 (especificar) unos 10 influencers y 20 mandos o directivos participen en el proyecto de mensajes efectivos en redes sociales y que el 90% de los managers realicen  2 sesiones de reconocimiento por haber participado de forma activa.

4. ¿Qué empresas utilizan esta metodología y cómo se visualiza su avance?

 

El sistema OKR está avalado por grandes empresas como: Google, Amazon, LinkedIn, Accenture, Netflix,  twitter,entre otras. Muchas start up  loestán aplicando con éxito..

Su avance se visualiza con  colores.

  • Dependiendo del color o escala alcanzada, hay que tomar medidas y siempre dar feedback .

El avance se registra en 3 rangos por ejemplo: rojo, amarillo y verde.

Rojo No estás cumpliendo tus OKR  (Por ejemplo, con la escala de 0-3) Bajo el colaborador necesita atención y ayuda

Amarillo Progreso medio (Por ejemplo, con la escala de 4 a 6) Bueno, el colaborador necesita motivación

Verde. Objetivo cumplido, progreso óptimo (por ejemplo, con la escala de 7 a 10). Excelente, el colaborador recibe reconocimiento.

5.  ¿Qué ventajas aporta la metodología OKR?

 

Ventajas OKR

Ayudan a planificar, a coordinar las prioridades, a medir el progreso  y a centrarse en lo prioritario.

De esta manera, para cualquier empresa los OKR:

1.-  Son motivadores y permiten trabajar por un PROPÓSITO COMÚN

2.- Alinean a los colaboradores con las metas del negocio

3.- Garantizan el seguimiento y trabajar por prioridades

4.- Son visuales y medibles

5.- Fomentan la transparencia y la comunicación.Son públicos a nivel interno.

6.- Movilizan a los equipos a colaborar y crean vínculos

7.- Promueven el cambio cultural

 

6. ¿Cómo implementar los OKR en una organización?

La implementación  es distinta según cada empresa o sector.

Cuando los OKR se implantan por primera vez conviene hacerlo desde un proyecto piloto.

Paso 1: Propósito, todos conocen el por qué

Partimos por admitir que fijar los OKR  supone que todos conocen:

  • La identidad de la organización.
    • Todos conocen la misión, visión y valores y  el plan estratégico del negocio.
    • Existe un propósito conocido
    • Existe un buen clima laboral
    • La comunicación interna es buena

Paso 2 Plantea un Objetivo Anual Global para tu área

Este primer paso trata de definir:

  • ¿Cuál es tu objetivo?
  • ¿Cuáles son tus resultados claves por cada proyecto o tarea?

Después debes empaparte de la misión y visión empresarial.

 

Paso 3 Formula con tu equipo los objetivos trimestrales

Establecer y plantear objetivos  trimetrales, es un trabajo de equipo.

  • Se recomienda hacer una lluvia de ideas con el equipo de trabajo. Todos los integrantes deben planteen ideas y  a partir de ahí se deben generar los objetivos. Se debe aplicar un método de priorización para seleccionar los relevantes.

Una vez planteado el objetivo anual global, se deben definir los objetivos trimestrales a cumplir por las áreas y equipos de negocio.

  • Tiene que haber un máximo de tres o cuatro objetivos por trimestre.
  • Estos OKR son inspiradores, motivadores y exigentes.

Formular objetivos representa el qué: qué queremos conseguir a lo largo del tiempo para contribuir a que se haga realidad nuestro propósito.

 

Paso 3 Establece las tareas, los resultados clave  (métricas) y haz un seguimiento

 Es importante definir las tareas, los resultados clave, las métricas.

  •  Se establecen un conjunto de tareas agrupadas a lo  largo del tiempo.
  •  Se mide con periodicidad los progresos de los indicadores.
  • Una vez se conocen los resultados se comunican sus resultados.

Paso 4: Comunicar

Los OKR se comunican a toda la organización y están visibles para todos.

Implementación anual: ejemplo 

Fase iniciación y planificación del proyecto

M 1- Diciembre: 1º semana  (lluvia ideas)

    • Primera reunión fijas objetivos anuales y los del 1º trimestre según el plan estratégico y objetivo anual del negocio
    • Utiliza una técnica de creatividad. Ejm: lluvia de ideas, que todos opinen

M 1-Diciembre: 2º semana (Diseño de objetivos )

    • Tienen el visto bueno de los managers y de miembros del equipo
    • Conclusiones y consenso  en OKRs acordados.

Mes 1- Diciembre: 3º semana (objetivos públicos)

Campaña de comunicación interna la 3º  y 4º semana para comunicar OKRs

Fase: ejecución del proyecto

M 2 Enero: Primera semana (empieza el  seguimiento)

  • Eliges una plataforma tecnológica y das una formación práctica para su uso
  • Registras avances semanales de los OKRs

Fase de seguimiento del proyecto

Mes 3 Febrero : seguimiento del avance (mides, mejoras, comunicas)

  • En febrero presentas los progresos y logros. Utiliza colores.

Mes 4 Abril– Okr 2do trimestre

Mes  7 Julio OKr 31er trimestre

Fase de cierre del proyecto

Mes 12 Dic OKr balance, logros anuales. Reunión con toda la empresa

Se realiza un balance y aprendizaje

Reanudar el proceso.

 

7. Los elementos del sistema OKR

 

Forman parte del sistema OKR los siguientes elementos:

 

#1 Propósito

 

Es el Por qué. Por qué hacemos las cosas, qué nos motiva como personas a levantarnos y superar las barreras diarias.

  • Qué nos motiva como empresa a seguir progresando.
  • Sin un propósito, los objetivos estarán vacíos o será muy difícil que la organización esté motivada para lograr la excelencia.
  • Como empresas necesitamos motivación para seguir progresando para servir a nuestros clientes.

 

#2 Objetivos

 

Son el Qué. Qué queremos conseguir a lo largo del tiempo para contribuir a que se haga realidad nuestro propósito.

  • Estos objetivos deben ser tangibles, claros y evaluados.

 

#4 Resultados Clave

 

Son el Cómo. Cómo vamos a hacer para conseguir nuestros Objetivos.

  • Se trata de una serie de acciones que nos ayudarán en este proceso.
  • Acciones concretas y medibles, sobre todo medibles. Sin medición no hay avance.

 

#5 Tareas

 

Son los resultados clave llevados a nuestra agenda. Cada tarea tiene día, hora.

  • Un conjunto de tareas realizadas a lo largo del tiempo nos permitirán alcanzar los Objetivos okr.

 

#6 Superpoderes

 

Son una serie de recomendaciones que nos hacen los creadores de OKR para ayudarnos a aplicar correctamente este sistema.

  • Proponen al lider  forma de trabajar.
  • Si logramos tener estos Superpoderes estaremos consiguiendo nuestros OKR.

Superpoder nº 1: Concentrarse y comprometerse con las prioridades.

Superpoder nº 2: Coordinarse y conectar para trabajar en equipo.

Superpoder nº 3: Realizar el seguimiento de las responsabilidades.

Superpoder nº 4: Exigirse lo imposible. Ambición.

 

#7 CFR

 

Conversaciones, feedback y reconocimiento.

  • Estas 3 acciones nos permiten enfocarnos en el rendimiento que necesita la organización por parte de sus  líderes.

 

#8 Cultura

 

Los OKR nos pueden ayudar a cambiar la cultura de la organización.

  • Por ejemplo, la empresa se esfuerza en poner a las personas en el centro, apoyándose en los líderes.
  • Los  objetivos OKR  son muy adecuados para gestionar el cambio y la mejora permanente.

 

#9 Liderazgo

 

La implicación de los líderes en el proceso permitirá  que la organización consiga mejores resultados.

  • Además,  los CFR dependen de los líderes.

 

#10 Transparencia

 

Al igual que ocurre con la metodología SCRUM, la transparencia es clave.

  • Al ser públicos y compartidos nos «obliga» a esforzarnos más para conseguirlos
  • Además,nos aporta una visibilidad sobre la estrategia global de la empresa.

 

8. Conclusión

 

Los OKR son toda una filosofía y un método eficaz a través de la cual lo líderes planifican y miden el  impacto de sus acciones.

Los  OKR  aplicados a tu área de Comunicación Interna, te permitirán además de alinear a tu equipo, fomentar la claridad y la excelencia.

 

 

Recuerda, puedes utilizar OKR en el ámbito personal o corporativo.

Estas son las claves:

  • Los objetivos definen lo que queremos lograr.
  • Los tareas el cómo lo vamos a lograr, con qué acciones y en qué marco de tiempo.
  • Los resultados clave son los indicadores  que nos permitirán medir y comprobar el  logro de los objetivos.

Si te interesa utilizarlos, escribe a innovar@talentosreunidos.com  con el asunto Plantilla OKR y te enviaré una plantilla que podrás adaptar a tus intereses y necesidades.

Fuentes

John Doerr, Mide lo que importa. Conecta, Barcelona, 2019. Disponible en Casa del Libro

Metodología OKR implementación 

Aprendiendo OKR

Cómo Google consigue sus objetivos

Organizaciones Exponenciales

Empieza por el porqué como los grandes. Cómo los grandes líderes motivan a actuar

Misión, visión,valores Google

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Lelia Zapata

Consultoría en Comunicación interna. Ayudo a profesionales y empresas a implantar soluciones en comunicación interna para favorecer la transformación digital. Estudios de diagnóstico. Auditorías de canales. Proyectos de comunicación interna para promover entornos colaborativos.

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