La Auditoría de CI  mejora eficacia y eficiencia en Comunicación interna

La eficacia y eficiencia de la gestión de comunicación interna se mide a partir de una auditoría de comunicación interna.

Es indispensable comprobar el retorno de inversión y los resultados conseguidos desde el área de comunicación, así como diseñar unos KPLs (métricas utilizadas para cuantificar los resultados de una determinada acción o estrategia en función de unos objetivos)

La auditoría mide el grado de cumplimiento de los objetivos  propuestos en los programas y `planes de comunicación interna.

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La auditoría permite formular recomendaciones para una comunicación óptima y rentable

OBJETIVOS CONSEGUIDOS  KPLs= EFICACIA

Un plan es eficaz cuando obtiene los resultados esperados, para esto se requiere formular objetivos: medibles, alcanzables, motivadores, en un plazo de tiempo y específicos  (MARTE o SMART)

Por ejemplo: el objetivo específico del plan estratégico de comunicación interna dice.

Objetivo 1: Impulsar una cultura colaborativa en un 50%, a partir de una campaña que durará del 15 de enero al 15 de marzo del 2017, fomentando el uso de herramientas y canales colaborativos, con el fin de aumentar la participación y los aportes.

Indicadores de logro: KPLs

  1. Creación de canales internos digitales:twitter, yammer, facebook.
    1. Número de seguidores en cada canal, interacción diaria. calidad de aportaciones….
    2. Número de colaboradores que participan en dichos canales, número de suscritos, comentarios, visitas (estudio personalizado de cada canal)
  2. Campaña para uso de herramientas colaborativas activas.
    1. Número de equipos  de trabajo creados que las utilizan  y logros conseguidos.
    2. Micro talleres de formación para aprender  su uso, asistentes y nivel de satisfacción. Por ejem: Taller Trello (gestión de proyectos a partir de listas)  Taller Hackpad (crea espacios de trabajo utilizando Dropbox, vídeos, etc) Taller Quip( herramienta para editar y compartir documentos). Taller  dropbox, google doc, etc.
    3. Etc.

evaluación de la comunicación interna

CALCULAR EL ROI DE LA COMUNICACIÓN INTERNA= EFICIENCIA

La eficiencia en comunicación interna se mide por la relación entre los recursos  empleados o por los servicios prestados, por un lado (output) y, los recursos utilizados por otro (inputs). Esto significa que establecemos un cuadro comparativo de inputs con unos outputs, para calcular el rendimiento de la inversión.

Para evaluar los niveles de eficiencia obtenidos desde el área de comunicación interna, necesitaremos continua información, acudir a métricas y a un sistema de control y medición permanente. 

La eficiencia de la comunicación interna puede ser realizada en términos cuantitativos o cualitativos.

Es necesario establecer unos objetivos SMART o MARTE  y, además, implantar un sistema de control y seguimiento para poder hacer los cálculos correspondientes.

Así, por ejemplo queremos conocer el ROI de un servicio de consultoría:

a)  Hacemos un seguimiento del rendimiento del servicio  de consultoría prestado, haciendo un seguimiento al proyecto implantado en relación con su coste. Anotamos todos las inversiones extraordinarias, si las hay.

b) Seguimos las recomendaciones propuestas para mejorar los rendimientos previstos.

c) En cuanto termina el proyecto hacemos los cálculos del rendimiento.

Hablamos en este caso del.ROI (Return On Investment) (valor económico generado después de aplicar las actividades y estrategias de comunicación interna) Con el ROI buscamos el retorno de inversión. Se trata de precisar cuánto vamos a ganar por cada euro invertido.

Para calcular el ROI hay restamos a los beneficios obtenidos entre la cantidad de la inversión y  después, dividimos el resultado entre la inversión.

En algunas campañas es fácil calcular el ROI, como es el caso  de las campañas CPC (Coste por clic),o CPA (Coste por Adquisición).

ROI= BENEFICIO – INVERSIÓN/ inversión

Por ejemplo dedicamos 500 euros para la realización de un micro taller de blogs internos. Tengamos en cuenta que estamos midiendo un intangible como son los conocimientos, el capital intelectual de la empresa que aumentará.

¿Qué vamos a obtener con este proyecto, después de dos meses?, ¿Cuál será nuestro ROI al efectuar las mediciones correspondientes?:

1.500 euros de beneficios, el retorno de inversión será del 2% Por cada euro invertido hemos obtenido un retorno de inversión del 2%

Lo ideal es ser  eficientes y eficaces.

Se podría decir que ser eficientes y eficaces  puede depender de la cultura, de aptitudes, actitudes y,  de las decisiones de sus directivos y líderes a quienes corresponde liderar proyectos con inteligencia emocional y apostando por la gestión de los intangibles.

La eficiencia

La eficiencia en comunicación interna está ligada a los recursos disponibles, al ahorro de costes, a la creatividad. Una gestión eficiente de la comunicación interna hace competitiva a la organización, contribuye a utilizar y atraer el talento creativo , aspecto que redunda en una buena marca interna y externa.

Un ejemplo de eficiencia podría ser hacer viable un proyecto de formación consiguiendo los objetivos con un presupuesto económico modesto y en un plazo récord. Para este trabajo nos asignan  recursos económicos,  nº de personas,  herramientas … Nosotros controlamos los tiempos, el dinero, optimizamos todos los recursos, implicamos al personal, evaluamos la actividad formativa y  comprobamos según unos indicadores que todos los integrantes han alcanzado han mejorado su desempeño y productividad..

La frase que sintetiza la eficiencia sería:

Medimos, comprobamos el ROI Obtenemos rentabilidad!

La eficiencia hace alusión al mínimo esfuerzo y al ahorro.

La eficacia

La eficacia en comunicación interna está vinculada al esfuerzo del responsable del área, a su sentido práctico,a su capacidad de conseguir lo que se propone. Una gestión eficaz de la comunicación interna redunda en objetivos conseguidos por parte de la empresa y en una buena gestión de marca y posicionamiento..

Un ejemplo de eficiencia podría ser gestionar y tramitar un taller sobre Gestión de equipos de dirigido a mandos medios reacios al cambio, fuera de horario laboral. En este caso, no existe motivación por el aprendizaje debido a la experiencias anteriores y al poco tiempo disponible. Se convocan los plazos y no hay inscripciones. Trabajamos una campaña para movilizar a los mandos de la empresa, conseguimos que  un 90% de los mandos de la organización se inscriban y asistan al curso, además salen motivados con el aprendizaje.

La frase que sintetiza la eficacia sería:

 No sé como se la ingenia, pero ha conseguido la implicación de los 5 mandos medios más reacios en un programa de cambio. Además, quedaron muy satisfechos con el aprendizaje.

La eficacia está ligada con las competencias del Director de un proyecto, a su auto-motivación,  sentido de responsabilidad, simplificación y creatividad para hacer las  gestiones adecuadas y, la destreza para conseguir  el objetivo propuesto.

La eficacia hace referencia a los indicadores de logro (kpls)  la capacidad para obtener resultados.