Método CI

Un método para liderar la Comunicación Interna

Para conseguir una cultura colaborativa, empleo la metodología de los 6 sombreros para pensar, ideada por Edward Bono (psicólogo experto en pensamiento lateral y creatividad)

Fase 1

Fase de documentación y análisis

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Sombrero Blanco

Pensando con el sombrero blanco investigamos, analizamos. Nos preguntamos: ¿Cómo es la empresa? ¿Qué está pasando en el sector? ¿Qué cambios hay que hacer?

Acción 1. Conocer

La realidad de la empresa: entorno, sus audiencias internas, el clima interno y el estado de la comunicación interna.

En esta fase se investiga, se contrastan datos y se escucha a la organización.

  • Investigar y documentarse para conocer mejor la empresa, los riesgos y el sector
  • Estudiar el proyecto institucional, su cultura, el plan estratégico incluídos objetivos.
  • Conocer el mapa de públicos internos: audiencias y generaciones que la conforman. Este estudio sirve además para crear el Journey map.
  • Conocer su apertura y estado de la cultura digital.
  • Diagnosticar el clima interno
  • Conocer los antecedentes en CI. Auditar la comunicación interna

Fase 2

Organización y planificación

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Sombrero Azul

Pensando con el sombrero azul nos ocupamos de la organización y del control.

Acción 2: Organizar

Diseñar un plan estratégico de Comunicación Interna

En esta fase, con los datos del diagnóstico obtenidos, se diseña y organiza un plan de comunicación interna, en coordinación con las áreas clave. Se organizan redes de apoyo y consulta.

  • Buscar  apoyos de otras unidades.
  • Crear  un equipo de consulta : comité de comunicación interna
  • Crear redes de apoyo: red de corresponsales internos.
  • Formular objetivos y prioridades.
  • Diseñar un plan de canales y herramientas digitales. Enterprise Social Networks, con los respectivos KPLs
  • Diseñar un mapa de audiencias.
  • Diseñar los mensajes claves.
  • Diseñar políticas y estrategias.
  • Diseñar programas de formación.
  • Diseñar el manual de comportamiento y protocolo en redes sociales.

Fase 3

Ejecución del plan

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Sombrero Rojo

Pensando con el sombrero rojo valoramos los hechos desde el corazón, con los sentimientos. Dejamos actuar a nuestra intuición, expresamos nuestras corazonadas. Decimos: “Esto me gusta” Esto lo pueden tomar mal

Acción 3. Movilizar.

Etapa 1. Trabajar en equipo y crear espíritu de equipo

Se moviliza al personal, dejando expresar sentimientos, escuchando y solicitando feedback de todas las acciones emprendidas, para ir tomando medidas, ¡La implicación de directores, jefes,mandos  y el apoyo de la Alta Dirección es fundamental!

  • Poner en marcha reuniones con el comité de comunicación interna
  • Asignar tareas a las redes de corresponsales internos
  • Implicar con pequeños aportes a todos los líderes y a toda la organización.
  • Iniciar campañas Ambassadors Programs, Employer branding, Employee Journey map.
  • Poner en marcha redes sociales internas,  crear comunidades, foros, blogs internos, utilizar plataformas colaborativas.
  • Monitoreo permanente para reorientar y optimizar las acciones a fin de obtener los resultados esperados.
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Sombrero Rojo

Pensando con el sombrero rojo valoramos los hechos desde el corazón, con los sentimientos. Dejamos actuar a nuestra intuición, expresamos nuestras corazonadas. Decimos: “Esto me gusta” Esto lo pueden tomar mal

Acción 4. Unir.

Etapa 2. Etapa de alineación e integración

En esta etapa de la integración, seguimos con la puesta en marcha del plan, con dos acciones claves: las campañas y los planes de formación.

Campañas  con diferentes fines: por ejemplo, para promover la práctica de valores,  para formar parte del grupo de voluntariado,  para elegir mejor colaborador del mes…

Planes y programas de formación: con fines concretos, por ejemplo: para adquirir  conocimientos, competencias, habilidades, mejorar procesos, cuidar el clima, mejorar a líderes y personas, etc.

  • Formar = Saber (conocimientos) + Saber hacer (competencias, incluidas las digitales) + Saber ser (ética y humanidad)
  • Formar para mejorar el liderazgo y la gestión de equipos.
  • Formar en cultura digital y competencias digitales.
  • Formar  siempre: en lo que necesite la organización, las personas.
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Sombrero Rojo

Pensando con el sombrero rojo valoramos los hechos desde el corazón, con los sentimientos. Dejamos actuar a nuestra intuición, expresamos nuestras corazonadas. Decimos: “Esto me gusta” Esto lo pueden tomar mal

Acción 5. Nominar

Etapa 3. Etapa del reconocimiento  donde predomina la emoción, el festejo, el protagonismo a quienes han conquistado méritos.

En esta etapa del aplauso y del reconocimiento, predomina el sombrero rojo que representa: pasión,  vitalidad, fuerza y  energía.

Es un justo reconocimiento a los protagonistas de los logros y una manera de reforzar acciones y comportamientos.

Toda empresa tiene algo que celebrar y necesita aplaudir los avances. Se debe premiar el buen desempeño, las buenas ideas, dar las gracias; hay que encontrar  y crear espacios para vivir momentos de confraternidad, emoción y de reconocimiento al personal que ha destacado y al trabajo bien hecho.

Los eventos formativos o bien, las celebraciones sociales pueden ser la ocasión para otorgar merecidos premios y distinciones a quienes se esforzaron en un aspecto concreto.

  • Eventos a organizar: presentaciones de nuevos productos, día de la empresa, navidad, año nuevo, convenciones, outdoor training…
  •  Premios y nominaciones: al colaborador  más eficiente, más puntual, más sociable…., al equipo más innovador, más colaborador…
  • Grabar un vídeo de 1, 2, 3, 4 minutos para felicitar a equipos y colaboradores y transmitir mensajes de reconocimiento Hacer sentir al colaborador especial: employee experience.

Fase 4

Colaboración

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Sombrero Verde

Pensando con el sombrero verde estamos autorizados a preguntar, a dar rienda suelta a todo tipo de ideas y propuestas. Para innovar es necesario provocar, buscar nuevas soluciones, nuevos métodos. Hay que ir más allá de lo conocido, obvio y satisfactorio.

Acción 6. Innovar

La colaboración es una consecuencia de varias acciones y es posible, en ambientes donde exista comunicación y confianza.

Crear una cultura de innovación debe estar siempre presente en el plan de acción de comunicación interna, ya que el futuro es innovar.

Aunque la empresa no puede obligar a innovar, sí puede y debe, asignar un presupuesto para innovación y crear un entorno que favorezca la innovación, como dos medidas:

  • Promoviendo la cultura de innovación, a partir de artículos en la newsletter, programando post sobre innovación en el calendario de contenidos  del blog interno. Se crean campañas para difundir proyectos de éxito, buenas prácticas, tendencias. Con estas acciones se intenta demostrar que el empleado es el eje del negocio: employee centricity; se le escucha, se busca aprender de su talento.
  • Organizando equipos multidisciplinarios y multiculturales con diferentes fines: mejora de procesos, benchmarking, creatividad, nuevas ideas, nuevos productos. El objetivo  de estos equipos podría ser además, promover el flujo de ideas y aportes a partir de su participación activa en: foros, blogs de creatividad, wikis y uso de herramientas. colaborativas.

Fase 5

Previsión

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Sombrero Negro

Pensando con el sombrero negro estamos limitados a generar pensamientos negativos, a ser lógicos, críticos, a señalar lo que está mal. Nos obligamos a ser previsores, de esta manera evitamos cometer errores y correr riesgos innecesarios.

Acción 7. Comunicar siempre

Comunicar siempre promoviendo la comunicación informal, interpersonal y la horizontal. Además, estar preparados en caso de que surja alguna crisis.

En esta etapa de comunicación permanente, se busca prevenir y/o hacer frente a las barreras que pueden bloquear los procesos de comunicación dentro de la empresa.

De ahí que se debe estar abiertos a

  • Escuchar los informes del comité de Comunicación Interna.
  • Fomentar la comunicación informal.
  • Mantener actualizado y a prueba:
    •  El plan de crisis
    •  El Comité de crisis
    •  El Manual de crisis
    •  La Web de crisis
    •  La formación del portavoz

Fase 6

Evaluación y aprendizaje

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Sombrero Amarillo

Pensando con el sombrero amarillo tienes la misión de preguntar, verificar, para mejorar y optimizar los canales y procesos de comunicación interna. Vemos oportunidades y aprendizaje con todo, incluso con los desaciertos.

Acción 8. Auditar para optimizar

Promover la evaluación desde una visión constructiva para optimizar resultados

Es la fase final; implica un trabajo de evaluación permanente de todo el trabajo desplegado desde el área de comunicación interna: programas, reuniones, canales, mensajes, el mismo que debe quedar reflejado en un informe anual.

Es indispensable justificar el presupuesto invertido en CI junto con el ROI (retorno de inversión). Desde este objetivo desde comunicación interna hay que:

  •  Establecer Kpls (Key Performance Indicators. Indicadores clave)
  •  Hacer un seguimiento por lo menos, mensual de todas las actividades de CI, manteniéndonos al día en el dominio de las métricas y su interpretación.
  •  Crear métricas para cada canal, actividad, o acciones. Es necesario realizar mediciones de toda la estrategia de comunicación online y offline puesta en marcha: alcance de publicaciones,  actividad de canales, mensajes claves, interacciones, comentarios…
  • Mediciones de impacto  de acciones de comunicación interna.
  • Evaluar las reuniones, la formación, logros y metas de los equipos de mejora y de resolución de problemas.
  • Corregir, aprender, reformular y avanzar.

Recuerda:

Toda opinión e idea está impregnada por el color con que miramos la realidad y ésta, como el arco iris, puede ser multicolor.

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