Episodio 3 teoría el equipo de innovación

#3 Aprendiendo a trabajar en equipo

 

Existe consenso en el entorno empresarial acerca de que la creatividad y la innovación constituyen la esencia de los negocios de éxito. Inventar un nuevo producto, un modelo de negocio diferente o un proceso que añada valor, es lo que consigue que las firmas triunfen.

Para abordar de manera exitosa un proyecto de innovación, hay que considerar comprender que es un equipo y cuales son los 5 elementos que lo hacen efectivo, puesto que sin estos elementos no es posible el trabajo en equipo.

Un equipo de trabajo es un conjunto de personas organizadas, que trabajan en armonía para lograr una meta.

Un equipo de trabajo comparte valores, normas, reparte tareas con el fin de alcanzar la meta esperada. El equipo se forma con la convicción de que su misión es posible gracias a la actitud, conocimientos, capacidades, habilidades, información de las distintas personas que lo integran. El término que se asocia con esta combinación de conocimientos, talentos y habilidades complementarias de los miembros del equipo en un esfuerzo común es la SINERGIA.

Muchos responsables de equipos creen tener equipos, sin embargo lo que tienen son grupos.

Para que exista equipo deben darse 5 elementos:

COMPLEMENTARIEDAD. El primero es contar con personas diversas, que aporten puntos de vista, experiencias y conocimientos distintos. La diversidad ayuda a la complementariedad.

COORDINACIÓN. Además requieren disponer de tiempo (no tener sobrecarga de trabajo) y espacios físicos y plataformas virtuales donde interactuar. Necesitan coordinar agendas y trabajo.

COMUNICACIÓN. Unas normas y acuerdos previos que permitan poder dialogar, conectar y experimentar.

CONFIANZA. Es imprescindible un líder comprometido que fomente la confianza

COMPROMISO. El proyecto debe estar avalado y promovido por la Dirección, que debe estar comprometida y dispuesta a dedicar recursos a la innovación.

Los equipos de innovación son efectivos si son multidisciplinarios y bien avenidos. Todos hemos escuchado historias de éxito de equipos integrados  por personas muy diferentes. Por lo tanto, a la hora de formar equipos de innovación, es importante tener en cuenta su diversidad, ya que esta cualidad promueve la creatividad.

Sin embargo, no es oro todo lo que reluce, y la diversidad también implica riesgos. El grupo de personas puede no integrarse y quedarse estancado en un grupo, con los respectivos conflictos y con efectos negativos como experiencia.

CREAR EQUIPOS EFECTIVOS

Crear equipos es fundamental para la empresa en general y en particular para la gestión de la comunicación interna.

En una empresa, los grupos abundan, sin embargo, los equipos escasean, como por ejemplo: el grupo de contables, el grupo de administrativos, el grupo de mejoras.

Se puede agrupar a personas por sus habilidades y conocimientos en grupos con fines concretos, pero no siempre consiguen crear equipos.

Diferencia entre grupo y equipo

Existe una diferencia entre crear un grupo de trabajo y un equipo de trabajo.

¿Cómo es un grupo de trabajo?

  • No dependen del trabajo de sus compañeros: cada uno realiza su trabajo y responde individualmente del mismo.
  • Realizan el mismo tipo de trabajo y son autónomos.

Ejemplo de grupo y equipo

Por ejemplo, en una empresa, los contables forman un grupo de trabajo: realizan la misma actividad y tienen un jefe en común (el jefe de sección). Puede que un contable realice una labor fantástica mientras que el departamento en su conjunto sea un auténtico desastre.

Este grupo de contables se estructuran por niveles jerárquicos. Sin embargo, la empresa puede que en esos momentos necesite más un equipo que un grupo, puesto que requiere analizar un software de contabilidad.

Cuando se crea el equipo de contables, las jerarquías se diluyen: hay un líder, coordinador o responsable con colaboradores, elegidos en función de sus conocimientos, y que funcionan dentro del equipo desde un criterio de igualdad, aunque sus categorías y jerarquías sean muy diferentes.

Concepto de equipo

Un equipo de trabajo está formado por un conjunto de personas con un fin común, donde cada uno hace su parte para que se alcancen las metas deseadas.

…/bajo la dirección de un” animador” competente, que buscará y propondrá respuestas creativas para solucionar los problemas que se plantean, o para mejorar la gestión de la organización en cualquiera de los aspectos”.(Avelina Koenes et al., “Gestión eficaz del trabajo en equipo”)

Un equipo es un conjunto de personas con habilidades, competencias, personalidad propia, que trabajan para conseguir unas metas comunes, en un plazo de tiempo, con un compromiso compartido y con una metodología acordada ante la cual se consideran todos responsables.

 

 

 

Reglas básicas y actitud colaborativa en los equipos de trabajo

Para que los integrantes de un equipo trabajen en armonía y consigan resultados, es indispensable establecer unas reglas o normas de convivencia que deben ser respetadas por todos, además de asumir la responsabilidad que a cada quien le compete.

Los integrantes deben tener claro que:

 

  • Tienen una misión y objetivos por cumplir.
  • Se necesitan y son complementarios.
  • Comparten normas y procedimientos de trabajo.
  • Aceptan la autoridad del responsable del proyecto.
  • Necesitan asumir unos roles.
  • Deben estar dispuestos a  dar lo mejor de sí y ofrecerse apoyo mutuo.

Los roles del equipo de trabajo: una de las claves

Según la teoría desarrollada por Avelina Koenes y otros, en la obra “Gestión eficaz del trabajo en equipo”(1998), en todo equipo se dan unos roles formales y otros roles personales.

Los roles formales

Son cinco: líder, secretario, animador, miembros activos y miembros nucleares .

El reparto de estas funciones se asigna por votación entre los miembros del equipo, o bien según el criterio del coordinador ante la necesidad de trabajar con orden y eficacia.

Los roles que se reparten son los siguientes:

Un líder, jefe o coordinador de grupo es la persona de referencia. Su autoridad es reconocida, asume funciones de coordinación, motivación y moderación.

Un  secretario registra la información y los acuerdos del equipo.

Un animador ejerce de moderador; es la persona conciliadora que asegura la participación de todos; aclara, precisa términos y evita conflictos. Alivia las tensiones producidas por los conflictos. Es recomendable que esta persona tenga conocimientos sobre psicología del grupo y dinámica de trabajo.

Los miembros activos son todos los integrantes del equipo. Todos son responsables de los resultados logrados.

Los miembros nucleares o asesores son las personas que de manera esporádica o permanente hacen aportes valiosos a la misión del equipo. Pueden ser invitados especiales, o bien directivos, consultores profesionales y profesores, algunos de ellos suelen aclarar dudas, otros exponer asuntos complejos, facilitar el análisis de algunos problemas, etc.

Los roles personales

A la vez que existen estos roles formales, las personas que trabajan en equipo tienden a adoptar unos roles personales. Hay tantos roles como tipo de personas que integran los equipos. Algunos son positivos y otros negativos.

Los positivos benefician la buena marcha de la misión del equipo. Como ejemplo: el documentalista que aporta datos al equipo; el innovador que muestra nuevas ideas; el organizador que sintetiza y concreta las aportaciones; el evaluador que valora cada aportación o intervención; el investigador que profundiza en cada aportación, accede a nuevas investigaciones ; el participativo que opina y aporta siempre, etc.

Los negativos perjudican y dificultan la buena marcha del equipo. El opositor lleva la contraria al equipo; el hostil censura y critica la actitud de los demás; el ausente está presente físicamente pero no se integra; el charlatán se escucha a sí mismo y acapara el debate; el cerrado se aferra a sus puntos de vista; el saboteador cuestiona métodos y trata que todo se replantee, etc.

Las claves del trabajo en equipo

En conclusión, un equipo de trabajo debe ser capaz de organizarse y compartir el liderazgo; establecer normas, objetivos, delegar tareas, roles, tener un método de trabajo y autogestionarse. Por ejemplo, debe tener capacidad para convocar y organizar el orden del día de sus reuniones, llevarlas a buen término y hacer un seguimiento de las mismas.

Por último, el equipo tendrá que planificar los plazos, crear un calendario de trabajo, hacer un seguimiento de su cumplimiento, controlar sus propios resultados y sus niveles de productividad, calcular el impacto de sus decisiones en toda la estructura de la empresa y establecer medidas correctoras para superar los obstáculos.

Crear y conseguir trabajar en equipo lleva tiempo, hay que:

Empezar presentándose y organizándose: necesitan conocerse, conocer las normas de convivencia y los roles.

Querer cumplir roles y tareas, recordando los objetivos del equipo y la misión.

Unos y otros deben aprobar una metodología y un sistema de seguimiento.

Interesan las opiniones de todos y tener actitud positiva para crear buen ambiente

           Por encima de las dificultades deben recordar las 5 Cs para superarlas.

            Optar siempre por construir para avanzar