#1 Gestionar la comunicación y atención a las condiciones

#1 Dotar de las condiciones óptimas al equipo

En esta lección comprenderás la necesidad de dotar al equipo de las condiciones y aclaraciones que permitan la efectividad de su misión

Dotar al equipo de las condiciones óptimas para que consiga resultados

En ningún caso la organización de un equipo debe realizarse de forma apresurada. Es preferible dedicar tiempo a cuidar todos los aspectos que podrían limitar su rendimiento, con miras a evitar disgustos, molestias y problemas que pudieron preverse desde el principio.

El marco del trabajo del equipo

En el momento de estructurar equipos es necesario desarrollar un marco de trabajo formal en el que se crea para el equipo unas directrices generales que van a servir para coordinar esfuerzos y acciones encaminadas a facilitar su trabajo.

6 Condiciones para que el equipo consiga resultados

1 Objetivos del equipo  y evaluación de resultados claros. Los objetivos y los resultados esperados deben formularse con claridad y precisión.

Formular objetivos MARTE

En una empresa se crean equipos para solucionar problemas puntuales, establecer mejoras en la calidad, reestructurar la organización, identificar oportunidades de mercado. Todos estos son objetivos genéricos.

Los objetivos del equipo deben ser específicos cumplir el acrónimo MARTE.

M de “medible”. ¿Qué indicador lo más específico posible vas a emplear para saber en qué grado el equipo ha alcanzado el objetivo?

A de “alcanzable. ¿Ese objetivo está dentro de tus posibilidades reales?.

R de “retador”. A pesar del punto anterior, el objetivo ha de suponer un aprendizaje para  hacer las cosas de manera diferente o explorar una nueva solución o área.

T de “temporalizado”. ¿Cuándo lo quieres hecho realidad? En qué plazo de tiempo

–E de “específico”. Cuando más detallado, mejor.

Establecer los criterios de evaluación

Así mismo, es necesario determinar  quién, cómo se evaluará sus resultados y con qué periodicidad se evaluarán los resultados. También hay que determinar qué criterios determinarán el éxito o fracaso del equipo.

#2 Tipo de equipo. Según los objetivos que persigue la empresa, hay que delimitar qué tipo de equipo se creará.

Las opciones podrían ser las siguientes:

Equipo consultivo o de asesoramiento. Asesoran y hacen propuestas, recomiendan su implantación para obtener mejoras concretas (pero no las ejecutan). Ejemplo se crea equipo mulidisciplinar para proponer sistemas de motivación.

Equipo ejecutivo o de producción o servicios.  Buscan solucionar problemas relativos al trabajo y se encargan de su implantación. Ejemplo equipo para mejorar los procesos de trabajo

Equipo de proyecto. Abordan temas y aspectos muy concretos, por ejemplo: ideas para una campaña publicitaria, gestionar la transformación digital

 

#3 APOYO DE LA ALTA DIRECCIÓN

En este caso vemos que hay un apoyo visible y comprometido de la Alta Dirección. Este directivo que está haciendo de padrino, es el primer interesado en sus resultados. Es pues necesario que el equipo reciba el apoyo público de directores de alto nivel. Lo usual es que este directivo se interese en los resultados del equipo.

El equipo debe tener autoridad para solicitar las informaciones y documentación necesaria a cualquier área de la empresa, de lo contrario ignorarán sus peticiones.

#4 ÁMBITO DE DELEGACIÓN.

El equipo necesita que se le concrete tareas, acciones y propuestas que pueden acometer.

La delegación debe dejar claro el ámbito de su actividad, de modo que todos los integrantes sepan hasta dónde pueden llegar con sus investigaciones, en qué aspectos de la gestión empresarial pueden incursionar. Si no se definen con claridad estos aspectos el equipo puede incurrir en conflicto con algunas áreas de la empresa

La delegación debe tener unos límites, hasta dónde pueden llegar sus análisis y cuestionamientos.

¿Podrá, por ejemplo, el equipo pedir apoyo a trabajadores del área?

¿Podrá modificar normas, procesos de trabajo?

¿Podrá decidir experimentos de sistemas de trabajo?

Si no se define su ámbito, es posible que el equipo entre en conflictos, con otras personas o áreas.

#6 Recursos.

Los recursos del equipo se refieren no sólo humanos, de infraestructura, económicos, sino a la forma cómo podrán administrarlos. Así por ejemplo, serán autónomos para administrar su presupuesto, contratar los recursos externos necesarios, solicitar la aprobación de la empres

 

Es responsabilidad del coordinador conformar equipo, pero además atender que se den todas las condiciones arriba especificadas. Para evitar que el equipo falle en su misión hay que  dotarlos en primer lugar, de unas directrices claras que permitan su trabajo eficaz.