En esta lección aprenderás que es necesario trabajar desde un plan común y conocerás 5 aspectos claves que debes cuidar al diseñar un plan de trabajo para el equipo.
El plan de trabajo del equipo
En el momento de conformar equipo, el coordinador debe antes de ponerse en marcha:¿Qué queremos, qué recursos tenemos y cómo vamos a conseguirlo? Esta es la base para redactar un plan de trabajo exitoso para un equipo. Este documento les permitirá establecer cuáles son los objetivos que quieren conseguir en un determinado periodo de tiempo, los problemas a los que se enfrentarán, la metodología para abordarlo.
Independientemente de que se trate de proyectos específicos o líneas estratégicas de la compañía, cualquier acción aprobada por la empresa requiere, antes de su puesta en marcha, de la elaboración de un plan de trabajo detallado.
Para elaborar un correcto plan de trabajo no basta con dominar el desglose del presupuesto, o con saber detallar las funciones de sus integrantes y los hitos del equipo.
El plan de trabajo debe incluir otros aspectos como:
5 Aspectos claves a detallar en el plan de trabajo del equipo
#1 Acordar sistemas de trabajo, procedimientos y herramientas de trabajo. Es necesario que se especifiquen los detalles y pormenores de cómo realizar el trabajo. Por ejemplo: qué técnicas de gestión de reuniones ágiles se usarán (seis sombreros) , resolución de conflictos (método secuencial abierto) , técnicas creativas (brainstorming), etc.
#2 Elegir crear un tipo de incentivos para el equipo
Los tipos de incentivos pueden ser económicos o morales.
Las compañías ofrecen el pago de incentivos por equipo para animar a los miembros del equipo a trabajar juntos de forma efectiva. Los esquemas de incentivos individuales pueden promover la competencia entre empleados y pueden provocar conflictos de prioridades.
#3 Premiar y reconocer el esfuerzo
El reconocimiento formal de los equipos de trabajo tiene múltiples beneficios para las compañías: retención del talento, aumento en la productividad y un mejor clima laboral, puesto que se consiguen retos compartidos
Un programa de premios colectivos bien diseñados y entregados de forma oportuna, puede ser el motivo por el cual el talento se siente atraído por incorporarse al equipo.
Los premios grupales suman logros individuales para computarlos como objetivos únicos.
#4 Acordar la forma cómo se comunicará. El equipo debe establecer de antemano, los canales de comunicación que formalizará, este aspecto es aún más relevante, si el grupo es numeroso.
Tipos de canales que suelen utilizar los equipos
Canal Escrito (cartas recordatorio, notas interna, circulares…)
Canal Oral reuniones personales presenciales (mensuales, quincenales); conversación informal; conversación telefónica.
Canal digital correo electrónico, grupo de WhatsApp, la intranet, un video, un foro, chat, redes sociales, …
Canales colaborativos Las plataformas colaborativas que permiten la interacción y la conectividad del equipo, haciendo fácil que compartan conocimiento y aporten ideas, como ejemplo tenemos: Google doc y Trello.
#5 Programas de formación necesarios En las empresas que tienen experiencia en la formación y gestión de equipos suelen incorporar formación para todos los integrantes del equipo, a fin de que conozcan las técnicas y enfoques para la conducción del trabajo en equipo.
Recuerda
Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para compartir y ejecutar un objetivo común. Todos los equipos necesitan de un plan de trabajo que los mantenga enfocados en la tarea, en éste debe especificarse el método que se va a desarrollar y todos los pasos o aspectos que se van a cuidar.