#2 Acordar un plan y método de trabajo

En esta lección aprenderás que es necesario trabajar desde un plan común y conocerás 5 aspectos claves que debes cuidar al diseñar un plan de trabajo para el equipo.

El plan de trabajo del equipo

En el momento de conformar equipo, el coordinador debe antes de ponerse en marcha:¿Qué queremos, qué recursos tenemos y cómo vamos a conseguirlo? Esta es la base para redactar un plan de trabajo exitoso para un equipo. Este documento les permitirá establecer cuáles son los objetivos que quieren conseguir en un determinado periodo de tiempo, los problemas a los que se enfrentarán, la metodología para abordarlo.

Independientemente de que se trate de proyectos específicos o líneas estratégicas de la compañía, cualquier acción aprobada por la empresa requiere, antes de su puesta en marcha, de la elaboración de un plan de trabajo detallado.

Para elaborar un correcto plan de trabajo no basta con dominar el desglose del presupuesto, o con saber detallar las funciones de sus integrantes y los hitos del equipo.

El plan de trabajo debe incluir otros aspectos como:

• El período de ejecución del proyecto: hitos y plazos.

• Los objetivos que se pretenden conseguir con la iniciativa.
• La evaluación y los indicadores de logro de objetivos
• Los recursos a su disposición y el manejo de los mismos

• Los obstáculos que hay que resolver para su consecución y la metodología de resolución de conflictos.
• El sistema de comunicación del equipo: las plataformas y los canales tecnológicos que utilizará
• El método para la organización y gestión de reuniones.

• Cronología, responsables y calendario de trabajo

• La estrategia para superar las limitaciones y llevar a cabo del trabajo.

5 Aspectos claves a detallar en el plan de trabajo del equipo

#1  Acordar sistemas de trabajo, procedimientos y herramientas de trabajo. Es necesario que se especifiquen los detalles y pormenores de cómo realizar el trabajo. Por ejemplo: qué técnicas de gestión de reuniones ágiles se usarán (seis sombreros)  , resolución de conflictos (método secuencial abierto) , técnicas creativas (brainstorming), etc.

#2  Elegir crear un tipo de incentivos para el equipo

Los tipos de incentivos pueden ser económicos o morales.

• Incentivos económicos o incentivos salariales: Un incentivo económico es aquel pago que realiza la empresa al trabajador, ya sea en forma de salario, bono, extra, cheque o regalo material, entre otros.
• Incentivos no salariales o incentivos morales: Un incentivo moral, es aquel beneficio que recibe un empleado en forma no monetaria como puede ser horarios flexibles, más vacaciones o reconocimientos.

Las compañías ofrecen el pago de incentivos por equipo para animar a los miembros del equipo a trabajar juntos de forma efectiva. Los esquemas de incentivos individuales pueden promover la competencia entre empleados y pueden provocar conflictos de prioridades.

• Los incentivos para equipos deben promover la colaboración y cooperación para alcanzar las metas compartidas. Los equipos colaborativos estructuran el trabajo para asegurarse de que cada miembro sea capaz de usar su habilidades y aptitudes de la forma más efectiva posible.

#3 Premiar y reconocer el esfuerzo

El reconocimiento formal  de los equipos de trabajo tiene múltiples beneficios para las compañías:  retención del talento, aumento en la productividad y un mejor clima laboral, puesto que se consiguen retos compartidos

Un programa de premios colectivos bien diseñados y entregados de forma oportuna, puede ser el motivo por el cual el talento se siente atraído por incorporarse al equipo.

Los premios grupales suman logros individuales para computarlos como objetivos únicos.

#4 Acordar la forma cómo se comunicará. El equipo debe establecer de antemano, los canales de comunicación que formalizará, este aspecto es aún más relevante, si el grupo es numeroso.

Tipos de canales que suelen utilizar los equipos

Canal Escrito (cartas recordatorio, notas interna, circulares…)

Canal Oral reuniones personales presenciales (mensuales, quincenales);  conversación informal; conversación telefónica.

Canal digital correo electrónico, grupo de WhatsApp, la intranet, un video, un foro, chat, redes sociales, …

Canales colaborativos  Las plataformas colaborativas que permiten la interacción y la conectividad del equipo, haciendo fácil que compartan conocimiento y aporten ideas, como ejemplo tenemos: Google doc y Trello.

#5 Programas de formación necesarios  En las empresas que tienen experiencia en la formación y gestión de equipos suelen incorporar formación para todos los integrantes del equipo, a fin de que conozcan las técnicas y enfoques para la conducción del trabajo en equipo.

• Técnicas participativas y de creatividad: seis sombreros, brainstorming.
• Técnica resolución de conflictos personales: método secuencial abierto
• Técnicas de planificación: Diagrama de: Pareto, dispersión, los cinco porqués, causa efecto, Gantt
• Técnicas para gestionar reuniones eficaces
  1. Planificación (agenda y metas).
  2. Organizar la reunión (logística).
  3. Manejo de la reunión (presidir / facilitar).
  4. Seguimiento (después de que termina la reunión).
• Técnicas  para detectar errores: 8 interrogantes.
  1. Qué
  2. Cuándo
  3. Donde
  4. Quién es el responsable
  5. Como se detecto
  6. Por qué se produjo
  7. Cuanto ¿Cuál es el impacto?
  8. ¿Qué sucedería si se persiste?

Recuerda

Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para compartir y ejecutar un objetivo común. Todos los equipos necesitan de un plan de trabajo que los mantenga enfocados en la tarea, en éste debe especificarse el método que se va a desarrollar y todos los pasos o aspectos que se van a cuidar.