Algunas claves para organizar equipos efectivos

Esta lección resume lo aprendido en lecciones anteriores y señala 10 claves que deberás tener en cuenta para organizar equipos efectivos.

10 Aspectos decisivos en la organización de equipos

En lecciones anteriores hemos visto que organizar equipos efectivos es una labor que nunca debe realizarse de forma apresurada y que estructurar equipos demanda: dotar al equipo de los recursos y de las condiciones óptimas para conseguir sus fines, y que además se debe diseñar un plan de trabajo,con el respectivo consenso en el reparto de  roles y normas.

Considerando todas estos requisitos, hemos resumido a manera de recordatorio  10  claves que siguen los equipos sólidos y efectivos para obtener buenos resultados.

#1: Recordar el  cumplimiento a las normas y a los valores del equipo

Clarificar y contar con una visión compartida y con unos valores no es suficiente, el coordinador necesita recordarlos de forma permanente y recurrente. Las personas sólo asimilan este tipo de mensaje cuando lo escuchan varias veces por un largo período de tiempo.

Por ello el liderazgo debe convertirse en constantes comunicadores de este mensaje central de la organización.

#2 Las actividades de “team building” facilitan la formación de equipos.

Los equipos sólidos dedican desde el inicio de su creación, tiempo a las actividades grupales. Las actividades de team building cuya traducción sería ‘construyendo equipos’ tienen como objetivo crear mayor unión entre los miembros del equipo, integrarlos en torno a los objetivos y fortalecer el equipo. A través de propuestas colectivas como juegos, deportes o desafíos se facilita la construcción de las relaciones necesarias para que un equipo funcione. Algunas pueden realizarse en el mismo lugar de trabajo y sin preparación particular, mientras que otras requieren salidas dirigidas por un facilitador especializado (orientación en la naturaleza, convivencias, etc.).

#3 Cuidar la comunicación desde el primer día. La comunicación del equipo debe cuidarse desde el primer momento. Un equipo de trabajo exitoso es aquel en el que todos sus integrantes se conocen en fortalezas y debilidades, se escuchan y retroalimentan. Promover los canales de comunicación adecuados facilitará el crear estrategias en conjunto.

#4 Conocer técnicas de gestión de reuniones. Un equipo efectivo se nutre de reuniones ágiles y efectivas. Las reuniones del equipo, son la columna vertebral del equipo, por tanto es conveniente que desde los inicios se acuerde acerca de su periodicidad,  la forma cómo se desarrollarán. Este canal debe servir para cohesionar al grupo y permitir conocer los avances y experiencias de los componentes, así como evaluar la eficacia y los problemas que puedan surgir.

#5 El rol de un coordinador es central.  Dependiendo el tipo de equipo, la coordinación puede recaer en un líder con autoridad formal, capaz de motivar e integrar al equipo. El coordinador debe conocer las diferentes etapas por las que atravesará el equipo y ayudar al grupo a fijar objetivos, organizar el trabajo y articular las relaciones. Su rol debe estar orientado no sólo a la tarea en sí, sino al mantenimiento del grupo.  El coordinador necesitará liderarse a sí mismo. En muchas ocasiones encontrará soledad, desánimo, esto hace que la capacidad del líder para gobernarse sea importante.

A veces este coordinador es asignado por la empresa, en otros casos se decide por votación, e incluso hay situaciones en que se decide que el cargo será rotativo.

#6 Crear una cultura de equipo. Otro requisito que cuidan los equipos efectivos es la cultura del equipo formadas por normas de comportamiento y valores.Las normas serán el conjunto de convicciones que inspiran las prácticas del equipo y una guía para sus miembros mientras trabajan. Los valores  son los principios que gobiernan el comportamiento y refuerzan la cultura organizativa o el clima que se pretende fomentar.

Esta cultura  crea cohesión, un lazo de unión, además de una seña de identidad que los distingue de los demás. En esta línea conviene establecer por consenso unas normas comunes, que encarnen valores y conductas esperadas.

# 7 Compartir la visión del negocio

“Una visión compartida no es una idea. (…) Es una fuerza en el corazón de la gente, una fuerza de impresionante poder./…/ Pocas fuerzas humanas son tan poderosas como una visión compartida” (Peter Senge).

La visión compartida es una de las cinco disciplinas que propone Peter Senge para crear organizaciones inteligentes

 La clave para lograr una visión que se convierta en una fuente de inspiración y productividad para los equipos es que todos los miembros aprendan a descubrir en sí mismos la capacidad de crear una visión personal que de sentido a su vida y a su trabajo, que apoye la visión central propuesta por el líder. Todas las visiones personales  deberían alimentar la gran visión de la organización, de modo que cada uno sienta en ella una conexión intima que lo impulsa a convertirla en realidad.

Visión personal vs. Visión Compartida

Cuando los miembros de una organización o un equipo comparten la visión consiguen funcionar de forma sincronizada convirtiéndose en equipos de alto rendimiento y fuerte compromiso.

Si la gente no tiene una visión propia, como mucho “suscribirá” la visión de otro. El resultado será el acatamiento, nunca el compromiso. Es decir, aceptarán la visión pero no la querrán de verdad. O quizá la quieran por alguna motivación externa, como una promoción o para mantener su empleo, pero no la querrán en sí misma.

Propuestas para crear una visión compartida

La construcción de una Visión compartida es el producto de varias interacciones de visiones individuales, que requieren conversaciones periódicas donde las personas se sienten libres de expresarse y sobre todo, aprenden del proceso de compartir experiencias y buscar la forma en que cada individuo se responsabilice por hacer lo necesario para concretar la visión.

Convocar reuniones grupales sobre misión y valores con los siguientes puntos:

• El futuro. Señalar que el objetivo será describir una imagen futura de la organización que se quiere crear
• El presente. Pregúntales en voz alta ¿Para que existe la organización? Escucha y aclara si los conceptos emitidos no se corresponden con los tuyos, aclara dudas y busca sinergias.
• Los valores. Habla de sus valores y de cómo estos guían tus actos dentro y fuera de la organización.
• El público de la organización Diles cómo quieres relacionarte con los stakeholers (Clientes, proveedores, accionistas, colaboradores) y en general con la sociedad.

Algunas pautas para las reuniones

• Realiza una tormenta de ideas sobre ¿cuál es la organización ideal que ellos tienen en mente?
• Formula varias visiones y comparte con ellos sobre cambios futuros en los clientes, en los productos, en tecnología, etc.
• Asegurarse de dar poder a los miembros de la organización (empowerment), otorgándoles confianza y mostrándoles que son parte importante de la empresa
• Alentar a los miembros de la organización a tener una visión personal
• Escuchar atentamente
• Describir  una visión que englobe el sentir de la gente y exprese en forma convincente tu sueño y el de ellos.

#8 Integrantes complementarios.  Para crear un equipo sólido y fuerte será necesario seleccionar a las personas más adecuadas, considerando competencias, conocimientos, experiencia , considerando perfiles complementarios. Para seleccionar a las personas con las aptitudes más adecuadas para conformar el equipo, se deben identificar primero cuáles son las competencias requeridas para desempeñar satisfactoriamente la tarea. A la hora de integrar nuestro equipo hay que elegir, en la medida de lo posible, a los miembros que sean diferentes entre sí, buscar el equilibrio y la complementariedad.

#9 Diseñar un plan y método de trabajo.Para crear un equipo fuerte además de dotar al equipo de todos los recursos necesarios, el equipo necesitará diseñar un plan y método de trabajo. A veces los equipos necesitan establecer procedimientos de trabajo que especifiquen los procesos de calidad y en éstos se definen cómo se realizan ciertas funciones.  Con estas buenas prácticas se asegura con exactitud, minuciosidad y alta calidad los resultados esperados.

#10 Comprender la misión y asumir tareas y roles. Para garantizar la efectividad del equipo es básico que todos entiendan la misión, los objetivos por los que se ha creado el equipo, este punto es básico para conseguir un equipo comprometido.

El equipo, además, necesita tener claro sus competencias y conocer sus limitaciones para evitar conflictos con otras áreas. Así mismo el coordinador debe repartir tareas y según fortalezas y repartir roles.  Dejar por escrito estas asignaciones permite a todos saber quién está haciendo qué, en cada parte del trabajo.

Conviene que todo el equipo, asimile que los problemas dentro de un equipo se resuelven hablando, conversando, con comunicación cara a cara y mejor con un método previamente acordado y del que todos deberían dominar su técnica. El conflicto no es malo, lo que sí genera división es que los miembros  se critiquen entre sí a  espaldas, o que dejen de hablarse.

Un equipo con talento no basta, necesita de un coordinador que sepa motivarlos y guiarlos para conseguir la meta deseada.

El equipo necesita responder y llegar a un acuerdo en las siguientes 6 preguntas:

1-      ¿Por qué existimos?- consenso en el propósito

2-      ¿Cómo nos comportamos?- consenso en los valores

3-      ¿Qué hacemos y hacia dónde vamos?- consenso en la  misión y visión

4-      ¿Cómo tendremos éxito?- consenso en la estrategia

5-      ¿Qué es lo más importante en este momento? consenso en las prioridades

6-      ¿Quién hace qué? consenso en el reparto de roles y con el plan de trabajo

Si deseas añadir algún comentario, visita el siguiente enlace: