¿Cómo empezar a trabajar con OKRs? Los primeros pasos
En esta lección vamos a exponer una forma de implementar los OKRs trimestrales de un equipo siguiendo los marcos de trabajo ágil, sin entrar en los OKR’s personales. La idea es que os pueda servir como guía o referencia, a mí me habría venido muy bien hace unos años.
Conocer la identidad cultural
Todo depende de la cultura de la empresa
¿Cómo trabajan sus equipos? ¿Cómo se comunican? ¿Cómo son sus reuniones?
No hay una única forma de implementar los OKR’s, depende de la visión y cultura de la compañía, la estructura, equipos y perfiles, la madurez de la empresa y por supuesto la creatividad del Líder, Manager o facilitador.
Sesión de trabajo
El objetivo de la sesión es definir los objetivos y el Plan de acción junto con las tareas o proyectos necesarios.
En la reunión hay que tener en cuenta:
- El propósito
- El objetivo anual del negocio.
- Las prioridades más urgentes del equipo
- Repuestas a las preguntas previamente elaboradas
- Prioridad y foco en la pregunta clave:
- ¿Cuáles son las cosas más importantes que su organización necesita conquistar en el año? ¿y en el semestre?
Asistentes
- Líder o facilitador
- Integrantes del equipo …
Nota: Es recomendable que los equipos sean de 6 a 8 personas como máximo.
Material necesario
- Post-its rectangulares del tamaño de dos post-its cuadrados.
- Post-its cuadrados de colores.
- Stickers, gomets o pegatinas redondas para puntuar
- Rotuladores negros para los post-it.
- Una pizarra.
- Un reloj con cuenta atrás.
Preparación previa: el check list
Es imprescindible que todos conozcan previamente:
El proyecto de empresa: misión, visión, valores
El plan estratégico y el plan anual
Los Objetivos anuales y trimestrales de la compañía para conseguir una buena alineación.
Antes de la reunión, se deben escribir los objetivos trimestrales de la compañía en los post-it rectangulares y ponerlos en una pizarra, uno por columna como cabecera. Es la base con la que se trabajaremos posteriormente.
Se van a utilizar los post-it rectangulares para los Objetivos y los post-it cuadrados de colores para los OKR correspondientes.
Es importante disponer de un reloj para cronometrar los tiempos, visible por todos. Te recomiendo que envíes la agenda, instrucciones y tiempos como mínimo un día antes para que el equipo tenga suficiente contexto de la sesión.
A cada persona se le entregará un montón de post-its rectangulares y cuadrados de colores, stickers y un rotulador negro.
Si hay personas del equipo que trabajan en remoto, pueden pasar los textos al facilitador cuando les toque exponer su parte y éste se encargará de escribir en los post-it y pegarlos en la pizarra. Otra opción es utilizar software específico, pero eso lo dejo para otro post.
El workshop
Tiempo: 4 horas aproximadamente
Introducción
Tiempo: 10 minutos
El facilitador presenta la agenda de la sesión y vuelve a leer uno a uno los objetivos trimestrales de compañía en los que hay que enfocarse.
Añadir objetivos
Tiempo: 30 minutos
De forma individual y en silencio, se debe escribir en los post-it rectangulares los objetivos de equipo que considera van a ayudar a conseguir los de compañía.
Pasado el tiempo acordado, uno a uno, se ponen en la pizarra, debajo de cada columna asociada a los de compañía. Cada persona debe leer el enunciado sin dar mas explicaciones.
Nota: No es necesario cubrir todas las columnas de objetivos de compañía, si el equipo aporta más valor a uno o dos de ellos, no pasa nada porque algunos se queden vacíos.
Discusión y debate sobre la pila de objetivos introducida
Tiempo: 40 minutos
Afinidad y agrupación: El facilitador vuelve a leer cada objetivo, columna a columna y se van agrupando todos aquellos que sean iguales o muy similares. Se puede ir debatiendo sobre la marcha.
Selección: El equipo se debe poner de acuerdo y decidir con qué 4 o 5 objetivos se queda.
Dot-voting: Cada persona dispone de 4 votos, uno a uno van pegando sus votos en forma de sticker al lado del objetivo deseado.
Si al final hay objetivos empatados, se van realizando rondas de cambio de voto hasta conseguir los 4 o 5 definitivos.
Añadir Key Results (resultados claves)
Tiempo: 60 minutos
Antes de comenzar esta parte del workshop, hay que intercambiar los post-it de la pizarra con objetivos de compañía por los objetivos de equipo que hemos seleccionado. Los Key Result que surjan deben estar relacionados con los objetivos de equipo.
Individualmente y en silencio, se anotan en los post-it cuadrados de colores todos los KR’s que se consideren oportunos, uno por post-it. Es importante que todas las columnas tengan KR.
Una vez finalizado el tiempo acordado, cada persona va añadiendo sus KR’s a la pizarra, debajo del Objetivo correspondiente. Al igual que los objetivos, cada persona debe leer el enunciado sin dar mas explicaciones.
Discusión y debate sobre la pila de resultados claves introducida
Tiempo: 60 minutos
Afinidad y agrupación: El facilitador vuelve a leer cada KR, columna a columna y se agrupan todos aquellos que sean iguales o muy similares.
Selección: El equipo debe poner de acuerdo y decidir con qué 3 o 4 KR por objetivo se queda.
Dot-voting: Cada persona dispone de 3 votos por columna, uno a uno van pegando sus votos en forma de sticker al lado del KR deseado.
Si al final hay objetivos empatados, se van realizando rondas de cambio de voto hasta conseguir los 3 o 4 definitivos.
Las conclusiones de la sesión: las impresiones
Tiempo: 15 minutos
Cada persona tiene 1 minuto para dar su para dar su feedback en forma de:
Plus: Aspectos del workshop que han sido positivos y hay que seguir haciendo o reforzar.
Ejemplos: Se han cumplido los tiempos. Las explicaciones han sido muy claras. Un 10 por traer pica-pica y bebidas.
Delta: Aspectos que se han echado en falta o hay que mejorar para próximas sesiones.
Ejemplos: No ha habido descansos. La sala era demasiado pequeña. Han faltado materiales. No ha habido puntualidad. Más tiempo para pensar e introducir los KRs.
Herramientas
Los herramientas nos sirven para exponer la información, evolución, iteración o resultados.
En el caso que nos ocupa, el trabajo de implementación no finaliza con la creación de nuestros OKR’s de equipo, debemos introducirlos, presentarlos y compartirlos con toda la compañía.
Se pueden el drive de Google porque es muy fácil de usar, trabajar en grupo y compartir.
Este workshop se puede adaptar según las necesidades de cada empresa y a otros tipos de ceremonias sin ningún problema
