¿Cómo optimizar la comunicación interna? 6 claves

En esta lección aprenderás 6 claves que podrás usar como complemento a la técnica de los 6 sombreros para poder optimizar la Comunicación Interna en tu negocio

Las organizaciones públicas y privadas necesitan ser competitivas siendo conscientes de que la mejora permanente de la comunicación interna debe ser un objetivo. No se trata de  tener muchos canales oficiales, sino de optimizar los actuales alineándolos a los objetivos y prioridades del negocio

Aunque mejorar la comunicación interna demanda tomar continuas decisiones, a continuación se presentan seis acciones básicas que, de forma general, se aconseja aplicar para mejorar la comunicación interna.

• ACCIÓN 1

ESCUCHAR

.Utilizar  el sombrero blanco para  escuchar  de forma activa y  analizar a los colaboradores de la organización, recopilando datos, números, cifras, porcentajes con el objetivo de :

-Conocer  si el clima laboral actual que predomina es positivo o no lo es.

-Detectar los temas de mayor interés por parte de los colaboradores.

-Determinar a qué colaboradores urge formar en la habilidad de comunicación

Herramientas de escucha:

• Encuestas
• Análisis y revisión de oportunidades informativas
• Entrevistas personales

• ACCIÓN 2

ENTUSIASMAR.

Utilizar el sombrero rojo para generar entusiasmo en los líderes ofreciéndoles formación en inteligencia emocional, con el fin de mejorar aún más su eficacia personal. Como bien dice Daniel Goleman la inteligencia emocional supone administrar 5 áreas: la conciencia de uno mismo, el autocontrol, la motivación, la empatía y las habilidades sociales.

No olvidemos que los sentimientos son los resultados de las emociones y que si por ejemplo, en un equipo, perduran emociones negativas  entre sus miembros como  envidia y enojo,  se alimentarán a largo plazo, sentimientos de  insatisfacción ,  de frustración, los mismos que a su vez, perjudicaran el desempeño y la productividad del equipo.

Herramientas de liderazgo

• Realizar auditorias sobre liderazgo y valores
• Formación de competencias sociales
• Proyectos de mejora del liderazgo

• ACCIÓN 3

CONSTRUIR.

Utilizar el sombrero amarillo para convocar y reunir a los colaboradores en eventos para promover las relaciones sociales. Además, conviene congregar con espíritu constructivo  a miembros de sindicatos y a los diferentes jefes de área para crear un Comité de Comunicación interna.

Herramientas

• Organizar eventos, convenciones y /o jornadas outdoor training
• Elección del Comité de Comunicación interna, explicación de fines y objetivos
• Crear un grupo de WhatsApp .
• Programa de formación a sus integrantes en trabajo en equipo y gestión de equipos.
• Asesoramiento personalizado a través de desayunos de trabajo o de comidas.
•  Opinar y/o modificar sobre el contenido  de las encuestas de clima laboral y de las entrevistas de retroalimentación 360 grados
• Revisar el material difundido en el manual de bienvenida y los círculos de calidad

• ACCIÓN 4

PREVENIR.

Utilizar el sombrero negro para diseñar o renovar el manual, el plan de crisis y el Comité de Crisis.

Herramientas

• Diseñar una web de crisis y actualizar redes sociales y otras herramientas digitales
• Revisión y actualización del Manual de crisis, Comité de crisis y del plan de crisis
• Realización de simulacros para comprobar la eficacia del plan de crisis

• ACCIÓN 5

MOVILIZAR.

Utilizar el sombrero verde para movilizar la inteligencia de la organización y mejorar la participación del personal. Los mandos y  jefes de área podrían proponer colaboradores con talento en comunicación para crear una red de corresponsales internos.

Herramientas

• Organizar un concurso de ideas, con campaña incluida.
• Activar y promocionar el buzón de sugerencias
• Actualizar y optimizar el proyecto de redes sociales corporativas y social media.
• Preparar un proyecto de corresponsales internos
• Reuniones con los líderes y mandos para explicarles los objetivos de la red de corresponsales internos.
• Conseguir que los jefes de área propongan y contacten con miembros de su equipo con habilidades  de comunicación que estén dispuestos a actuar como corresponsales internos.
• Primeras acciones de los corresponsales en:
  • Newsletters /    Revistas corporativas
    •    Blogs corporativos
    •    Intranet

• ACCIÓN 6

LIDERAR.

Utilizar el sombrero Azul para liderar las comunicaciones internas con un plan estratégico movilizando al Comité de Comunicación interna el mismo que deberá:

• Realizar propuestas para optimizar el plan de comunicación interna actual.
• Recordar misión, visión y objetivos del negocio.
• Reconsiderar las prioridades de comunicación.
• Detectar las barreras actuales y señalar opciones para superarlas.
• Hacer un seguimiento y evaluación de las distintas acciones de comunicación lanzadas.

Herramientas

• Comidas de trabajo
• Mejorar la agilidad de las reuniones con el uso de técnicas de brainstorming
• Convocar a reuniones para promover grupos de innovación

Con estas 6 acciones es posible optimizar las comunicaciones internas. Para cada acción se propone aplicar la filosofía de cada color de sombrero.

El sombrero blanco, lo usamos para documentarnos sobre la realidad interna de la empresa; el  sombrero rojo, para dar voz a las emociones y sentimientos de los líderes; el sombrero amarillo, para destacar las ventajas del trabajo en equipo; el sombrero negro, para prevenir riesgos y pensar en la posibilidad de una gestión de crisis;  el  sombrero verde, para dar paso a ideas nuevas y frescas y,  finalmente, el sombrero azul, para trabajar en comunicación interna con orden, seguimiento y así, poder avanzar.