Comprendiendo qué es un equipo de trabajo. Tipos de equipos

En esta lección abordamos las bases conceptuales para generar equipos efectivos: ¿qué es un equipo?, ¿en qué consiste el trabajo en equipo? ¿Qué tipos de equipos existen ¿qué características  debe reunir el equipo eficaz?

 

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Actividad Caso práctico

El Gerente de una empresa editorial de un grupo multimedia internacional, buscaba un  fichaje estrella para liderar un proyecto de contenido innovador en la red. Sus requisitos eran: título universitario de periodista, Máster en contenidos digitales,  diseñador gráfico, experiencia en el sector editorial, en plataformas colaborativas y en redes sociales,  tres idiomas, proactivo, con empatía, ética y compromiso.

La directora de recursos humanos se puso a buscar en las redes sociales, en diferentes portales de Europa, América, África y Asia. Después de 3 meses de gestiones y entrevistas a diferentes profesionales, se reunió con el gerente y le dijo: Sr. Gerente ese profesional no existe; no hemos encontrado ningún profesional que reúna todas esas cualidades. A quienes reúnen la mitad de esas cualidades no podemos pagarles lo que piden.

Pero, tenemos otra alternativa, es la siguiente: reunir todas esas características en 5 o 6 personas y crear un equipo con esas cualidades.

Foro ¿Es difícil trabajar en equipo de forma eficaz?

Estamos de acuerdo que el trabajo en equipo es beneficioso. Sin embargo, a la hora de la verdad, son pocas las compañías que consiguen que el trabajo en equipo sea eficaz.

Trabajar en equipo pone en evidencia que somos seres sociales y que nos necesitamos unos a otros y que dependemos de los demás para  producir y lograr nuestras metas.

Desde la aparición de las primeras sociedades, el hombre desarrolló la facultad de asociarse con los integrantes de sus clanes y tribus para garantizar su supervivencia y atender sus necesidades básicas. Y a lo largo de la historia,  se ha demostrado que  la civilización avanzó gracias al trabajo en equipo, como es el caso de la conquista de la luna, la muralla china, entre otros avances.

Las personas somos seres gregarios, nos unimos en familias, grupos de amigos, comunidades, afiliados, asociaciones, empresas, etcétera. En  1943, Abraham Maslow psicólogo norteamericano, en su  Teoría de la Motivación Humana”,   citó a la pertenencia como la tercer necesidad humana más importante en su jerarquía de necesidades, luego de fisiológicas y de seguridad.  Y no sólo necesitamos pertenecer, sino también ser reconocidos, ser vistos por el equipo del que formamos parte, y además este equipo nos tiene que ayudar a ser mejores cada vez, mostrando una mejor versión de nosotros mismos (¡hasta la autorrealización y más allá!).

En la gestión empresarial,  ha ocurrido lo mismo, el trabajo en equipo es una forma de organización. Todo ello, tiene una lógica, las empresas suelen estar integradas por un personal variado, con diferentes cometidos. Este personal para su desempeño eficaz necesita coordinar esfuerzos para alcanzar los objetivos planteados. De hecho, existe una premisa básica sobre el trabajo en equipo cuando se aplica en el ámbito empresarial: cuantos más integrantes de una organización se sumen a un objetivo común, mejores serán los resultados.

Sin embargo, también es una realidad que en muchas empresas los equipos no obtienen los resultados esperados. De esta manera, sus proyectos se quedan truncados y a medio camino.  En estos caso, habría que indagar en el concepto que tienen de equipo, ya que para crear equipo no basta tener talento.

 

En esta lección repasaremos el concepto de equipo, de trabajo en equipo y los tipos de equipos.

¿Qué es un equipo?

Un equipo es un conjunto de personas, con habilidades, competencias, personalidad propia, que trabajan para conseguir unas metas comunes, en un plazo de tiempo estipulado.

Por tanto, para crear equipo se necesita de una selección previa de sus participantes, quienes son responsables de los resulados obtenidos por el equipo.

Un equipo se reconoce interdependiente. Y lo es, cuando cada miembro del equipo es responsable de un cometido y sólo si todos  cumplen su función será posible sacar el proyecto adelante.

¿Qué es el trabajo en equipo?

El trabajo en equipo es el equipo en acción y equivale a su puesta en marcha. Hace referencia al método de trabajo utilizado para conseguir los fines. Ello implica que el grupo de personas  seleccionadas aportan talento, experiencia y conocimiento para conseguir la meta esperada.

Con estos conceptos entendidos, crees que: ¿En tu empresa  se crean equipos de trabajo? ¿Crees que se consigue  se trabaja en equipo, trabajando todos por un mismo objetivo?

Tipos de equipos

Los tipos de equipos varian según los rasgos culturales de cada empresa. 

En cada empresa se organizan distintos tipos de equipos. Así por ejemplo, una organización puede decidir crear equipos por proyectos, por áreas, con objetivos diferentes. Todo depende de cada necesidad y de la infraestructura, tamaño y recursos de cada organización.

 Siguiendo unos criterios los equipos en las organizaciones se conforman de la siguiente forma:

  • Equipos en función de su ámbito de acción
    • Los equipos EJECUTIVOS se encargan de encontrar una solución eficaz a los problemas o asuntos en los que trabajan y además son responsables de su implantación y del éxito de los resultados finales.
    • Los equipos CONSULTIVOS, por el contrario, se limitan a encontrar las soluciones y a recomendar su implantación a los niveles directivos, quienes pueden crear otros equipos para la implementación o designar al mismo equipo para que concrete sus ideas.

En la decisión final intervienen diferentes factores que deben considerarse tales como la naturaleza del problema que se debe solucionar, la complejidad del asunto en cuestión, las repercusiones que podría tener en las demás áreas de la empresa, el nivel de autoridad necesario para implantar la solución, la capacidad ejecutiva de los miembros, etc.

  • Equipos en función de la temporalidad y duración
    • PERMANENTES. Son aquellos que se hayan preestablecidos por la propia estructura de la empresa, resultando en componentes inexorablemente necesarios, para el funcionamiento de la misma y para sus objetivos.

      Evidentemente este grupo, forma parte de la esencia de la corporación, desempeñando funciones vitales y llevando a cabo una serie de actividades que resultan imprescindibles para la operatividad de la institución.

      Ejemplos de estos grupos son, el de accionistas, los ejecutivos, el sindicato y el personal administrativo.

      TEMPORALES. Corresponden a grupos que se consolidan o bien que se forman entorno a una necesidad o bien a un objetivo en específico y que una vez satisfecha aquella o bien alcanzado este, el grupo llega a desaparecer, ya que se vio cubierto, el fin para el cual fue creado.

    • Este tipo de equipos conocidos como Ad hoc se crean  para afrontar asuntos muy específicos, Constituyen el tipo de equipo de trabajo más popular; se crean y aparecen según las presiones del entorno o de las necesidades internas de la empresa y luego se diluyen una vez alcanzado el objetivo. Estos equipos son muy útiles para solucionar problemas muy concretos, aunque no muestran la misma utilidad cuando se trata de fijar objetivos a medio o largo plazo.
  • Equipos en función del grado de formalidad

    FORMALES Son los oficiales

    Los que se crean de forma formal, de modo tal, que su estructura sigue una serie de lineamientos, como también presenta una jerarquía preestablecida, todo esto con el propósito de que puedan cumplirse de forma satisfactoria, los fines para los cuales fueron creados.

    INFORMALES. se forman con fines sociales. Pueden ayudar a facilitar los temas de preocupaciones comunes de los empleados, tales como mejorar las condiciones de trabajo. Más frecuentemente sin embargo, estos equipos se forman a partir de un conjunto de intereses comunes, que pueden o no ser los mismos que los de la organización. Los líderes de estos equipos generalmente surgen de los miembros y no son nombrados por nadie en la organización.

    También conforman este grupo, aquellos que se conforman de acuerdo a una serie de eventos o bien en reacción a una problemática surgida. Este es el caso de aquellos equipos de trabajo que se conforman en situaciones de emergencia.

    Por su finalidad

    DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS

    Tal cual lo refiere su denominación, son aquellos grupos que se conforman para la aclaratoria de dudas o bien que puedan dirimir conflictos que lleguen a presentarse entre los demás miembros de la organización.

    De igual forma, estos grupos deben su conformación al establecimiento de criterios en común, es decir, estos grupos buscan la conformación de opiniones que antes estaban encontradas, en especial, en aquellos casos donde debe de existir un correcto concierto de opiniones y criterios para la toma de decisiones vitales para la empresa.

    DE TOMA DE DECISIONES

    Algunos especialistas consideran que estos pueden encuadrarse dentro de los grupos de solución de conflictos, y es que evidentemente, ambos deben hallarse sincronizados.

    En realidad, estos grupos lo que buscan es la conciliación de opiniones para la toma de acciones que resultan ya reclamadas y necesarias para la operatividad de la empresa.

    DE PRODUCCIÓN

    Grupos de consolidación o bien de concepción moderna, estos se instituyen con el fin de hacer parte activa de la empresa a los trabajadores de la misma, bien sea por medio del aporte de opiniones, la construcción de planes de acción o bien por medio de la reunión de los mismos para la ejecución de acciones urgentes e inexorablemente necesarias.

    Equipos en función de la CULTURA de la empresa

    HORIZONTAL

    Son empresas que han optado por un nuevo modelo de trabajo, consecuencia de su cambio cultural. En este caso  prima la fexibilidad, no existe una jerarquía como tal, ya que todos sus miembros se encuentran en un mismo nivel de mando o bien forman parte de una misma categoría.

    TRADICIONALES

    Normalmente, se dan en empresas que no se han terminado de adaptar al nuevo contexto. Su cultura es jerárquica y prefieren seguir trabajando con los equipos tradicionales. Es decir conforme a las áreas del negocio consideradas como departamentos o áreas funcionales. Los líderes o directivos de estos equipos son nombrados por la organización y tienen poder legítimo en el equipo. Se espera que el equipo produzca un producto, entregue un servicio o realice una función que la organización haya asignado. Considerada la verdadera línea de mando y conforme a la cual se instituyen todas las organizaciones, en las que se reconocen los niveles de subordinación.

    Equipos en función de su independencia

  • Equipos AUTODIRIGIDOS  Son equipos independientes. Nacen con autonomía para decidir cómo se hará un trabajo. Estos equipos reciben una meta de la organización y luego determinan cómo lograr esa meta. Frecuentemente no hay un gerente o líder asignado y muy pocas, si las hay, diferencias de estatus entre los miembros del equipo.
    A estos equipos se les permite comúnmente elegir a los nuevos miembros del equipo, decidir sobre las asignaciones de trabajo, y se les puede asignar la responsabilidad de evaluar a los miembros del equipo. Deben cumplir con los estándares de calidad e interactuar con compradores y proveedores, pero de lo contrario tienen gran libertad para determinar lo que hace el equipo. Los equipos se forman alrededor de un proyecto en particular y un líder emerge para ese proyecto. El equipo es responsable de llevar a cabo el proyecto, reclutar a los miembros del equipo y evaluarlos. A menudo cuando termina el proyecto que los convocaba el equipo se disuelve.
  • Equipos en función de la nueva realidadLa tecnología  y la pandemia ha modificando la forma en que los equipos se organizan y funcionan.   De esta nueva realidad podemos encontrar 2 tipos de equipos
  • Equipos HIBRIDOS. Surgen como respuesta a la pandemia. Un equipo híbrido está formado por trabajadores remotos y en la oficina. Esto significa que algunas personas asisten a las oficinas mientras otras trabajan desde casa. Es un arreglo de trabajo flexible que permite a los trabajadores elegir lo que más les convenga en términos de productividad.
  • Equipos VIRTUALES. Son aquellos que pueden estar formados por las mismas personas que alguna vez trabajaron juntas en una oficina física y que desde la pandemia se han visto en la necesidad de colaborar en un modelo remoto desde sus domilicilios. Estos equipos pueden acogerse al teletrabajo, al home office o al smart working, cada modalidad de trabajo virtual conlleva sus propios desafíos.

Actividad El caso de Google

Google es, para muchos, sinónimo de eficiencia y productividad, y uno de las apuestas fuertes de esta compañía es el trabajo en equipo.

Esta empresa, necesitó dos años de investigación para estudiar las dinámicas de trabajo de más de 100 equipos; se entrevistó a más de 200 empleados y se estudió particularmente más de 250 competencias de cada uno de los grupos de trabajo.

Los resultados de este análisis fueron sistematizados en el “Proyecto Aristóteles”. y según sus conclusiones existen 5 elementos para conseguir un máximo rendimiento en los equipos.

5 Claves de Google para tener el “equipo de trabajo perfecto”:

  • Seguridad psicológica de sus integrantes (ausencia de miedo de los integrantes, capacidad para arriesgarse, compartir y defender sus ideas con respeto: Es importante que los miembros del equipo no sientan vergüenza, ni se autocensuren frente al resto.
  • Confianza en si mismo y en las habilidades competitivas de sus compañeros: Todos los miembros del equipo saben que el trabajo estará realizado en tiempo y forma.
  • Estructura y calidad: Cada integrante del equipo está al tanto de cuáles son sus funciones dentro del equipo.
  • Relevancia del trabajo: Cada actividad a realizar tiene una importancia personal y profesional para cada uno de los integrantes del equipo.
  • Impacto: Todos los trabajos realizados tienen una trascendencia dentro de la compañía. No basta solo con cumplir con su asignación en el tiempo establecido, sino que cada uno de los miembros del equipo deben ser conscientes del impacto, consecuencias y cambios que tendrá cada una de sus responsabilidades.

El trabajo en equipo es una metodología de trabajo en el cual los participantes colaboran entre sí, interactúan, intercambian experiencias, respetan roles y funciones para conseguir unos objetivos de manera conjunta.

El trabajo en equipo es incompatible con 3 barreras.

  • EGOS.Cuando los egos dominan el comportamiento. Si  no quieres compartir el éxito y si nadie te va a hacer cambiar de opinión, el equipo no es lo tuyo; trabajar en equipo no es para ti. Los egos individuales se llevan muy mal con la salud del equipo.
  •  Ausencia de compromiso. Cuando no hay compromiso entre los miembros. En estos casos no se comparte la misión del equipo o no nos motiva. Da igual estar o no estar y el trabajo en equipo no tiene ningún sentido.
  • COMPORTAMIENTOS. Cuando existen comportamientos tóxicos, como por ejmplo: culpar a a otros, estar a la defensiva o asumir un rol de víctima. La personalidad y forma de ser de los integrantes limita el desempeño del equipo

Las 5 C que identifican al equipo efectivo

Un equipo para que lo sea, se enfrenta al desafío de cumplir 5 C, estos 5 requisitos permiten formar equipos efectivos: complementariedad, coordinación, comunicación, compromiso y confianza.

A la vez que hablaremos de estos requisitos te invito a que pienses en tu equipo y que respondas a la pregunta formulada.

Complementariedad: Cada miembro está especializado en un área determinada que afecta al proyecto.En este sentido, es enriquecedor para el equipo que sus integrantes tengan capacidades y aptitudes diversas y heterogéneas. Es la forma más idónea de llegar a soluciones innovadoras y creativas.

  • -En tu equipo ¿Cada integrante es consciente de su aportación? ¿Se le recuerda que es el responsable de dominar una parcela determinada del proyecto?

-Coordinación: Los integrantes dirigidos por un coordinador ( líder a la cabeza), debe actuar de forma organizada con vista a sacar el proyecto adelante. Cada miembro del equipo es responsable de un cometido y sólo si cada uno cumple su función será posible sacar el proyecto adelante.

El coordinador es el responsable de todo el trabajo del equipo. Asume varias responsabilidades, entre ellas:

  • Diseñar un método de trabajo, asignar tareas,  crear un calendario de cumplimiento y realizar un seguimiento de los logros y las necesidades de cada uno de los miembros del equipo.
  • Fomentar la participación para procurar consensos entre los integrantes del grupo y tomar decisiones, pero no de manera unilateral sino contando con las diferentes opiniones.
  • Cumplir con la misión y objetivos del equipo.Estas responsabilidades demandan de unos conocimientos, asi como de habilidades de inteligencia emocional, entre otras competencias.La coordinación de los equipos de trabajo es clave para conseguir sacar el máximo rendimiento a los integrantes.

Comunicación: el trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales. Los participantes deben tener una actitud de apertura.

¿Cómo se comunica tu equipo? ¿todos participan?

El equipo funciona como una maquinaria con diversos engranajes; todos deben funcionar a la perfección, si uno falla el equipo fracasa.

Confianza: cada persona confía en el buen hacer del resto de sus compañeros. Esta confianza le lleva a aceptar anteponer el éxito del equipo al propio lucimiento personal.

Compromiso: cada miembro se compromete a aportar lo mejor de si mismo, a poner todo su empeño en sacar el trabajo adelante. El equipo responde del resultado final y no cada uno de sus miembros de forma independiente.

Por ejemplo, en el proyecto de contenidos digitales,  los integrantes tienen diferentes cometidos: unos crean contenido, otros traducen a otros idiomas, otros diseñan, otros promocionan , todos los integrantes dan lo mejor de sí mismo para que el proyecto impacte en sus audiencias.

Lo mismo ocurre en un equipo creado para realizar una operación de transplante; todos los especialistas que intervienen lo hacen buscando el éxito de la operación. El cirujano coordinador del equipo, por más títulos que tenga, no busca su lucimiento personal sino el buen hacer del equipo. Sabe que  si la operación fracasa de poco va a valer que su actuación particular haya sido exitosa, por ello insiste en la necesidad de trabajar en coordinacion, expresando cada uno su punto de vista, en la necesidad de sentirse en confianza. En este sentido, da identidad al equipo, consigue con una metodología trabajar en equipo; cada integrante aporta su mejor hacer, sin pretender destacar; todos saben que éste es el único modo de que el equipo pueda lograr su objetivo.

Conclusiones sobre las características del equipo eficaz

De lo dicho, podemos deducir que para que un equipo de trabajo sea eficaz necesita actuar como un líder de sí mismo, es decir, fijarse sus propios objetivos, pautas y métodos de trabajo, así como crear  un sistema de comunicación y evaluación.

Así, desde esta autonomía debe ser capaz de:

Trabajar con estructura y calidad: es decir, planificar el trabajo y organizar sus propias reuniones.

Dar relevancia al trabajo a partir del reparto de tareas, responsabilidades y establecer objetivos y decidir respecto a su presupuesto y gastos,

Fomentar  confianza a partir de la comunicación, el diálogo y el entendimiento.

Trabajar buscando el impacto, es decir controlar sus resultados y sus niveles de productividad, adelantándose al impacto de sus decisiones, además de ser capaces de evaluar e introducir medidas correctoras.