Elementos del plan CI
1.Objetivos: tipos
Objetivos Generales: Plantean de manera genérica, a gran escala y desde una visión panorámica los objetivos que perseguirá el área de Comunicación interna, deben contener indicadores de logro. Objetivos específicos: Son concretos, medibles, en un tiempo y abordan una escala más pequeña y focalizada.Ejemplos
Objetivos generales de CI
- Promover una cultura participativa, creando espacios de diálogo y optimizando los canales existentes.
Objetivos específicos
a. Respecto al proyecto compartido
Mejorar la pertenencia de todo el personal en un 70% durante este año, consiguiendo que todos conozcan:- ¿Qué hacemos? (misión)
- ¿A dónde deseamos llegar? (visión)
- ¿Por qué trabajamos? ¿Por qué trabajas? (propósito)
- ¿Cuáles son los objetivos de la empresa? (plan estratégico de la empresa)
2.Matriz de prioridades
La matriz de priorización es una herramienta que permite comparar y seleccionar entre ciertos problemas o soluciones las prioridades para tomar una decisión. Haz una lista de prioridades y establece jerarquías (orden de importancia que le darás según los objetivos del negocio). La matriz de priorización más simplista tiene tres opciones, la clásica baja / media / alta, pero algunas organizaciones pueden utilizar asignaciones de prioridad como por ejemplo de “URGE hacer”, “se NECESITA hacer”, y “podría hacer” Ejemplos: Prioridad Alta. Urgente e Importante: es indispensable dedicarle tiempo a estas actividades de manera prioritaria y sin demora. Estas prioridades deben estar en tu plan de CI. Prioridad Media. Urgente pero NO Importante: tareas que habrá que tratar de delegar, en la medida de lo posible; e importante pero NO Urgente, actividades que habrá que aplazar, pero asegurándose de que no sea por mucho tiempo, atendiendo siempre a su prioridad. Prioridad baja. No es importante. Puedes delegarlas. Ejemplo de prioridades de objetivos: Prioridad Alta: considerar los objetivos del negocio y los de comunicación interna- Dar a conocer el proyecto corporativo y los valores corporativos.
- Comprometer a toda la organización con la marca.
- Mejorar la gestión del talento con formación y nuevos conocimientos.
- Promover el reconocimiento y premiar los aportes.
- Optimizar la cohesión y el sentido de pertenencia con estudios de clima laboral.
- Fomentar la gestión del conocimiento. Además de conseguir opiniones, críticas y sugerencias.
- Impulsar iniciativas y nuevas ideas.
- Mejorar la toma de decisiones, facilitando los aportes departamentales.
- Coordinar de forma óptima los equipos de trabajo. Por lo tanto, evitar la empresa fragmentada.
- Crear campañas para sensibilizar sobre la mejora de la calidad de nuestros productos.
- Sensibilizar a los líderes de los problemas sociales.
3.Públicos internos
El público interno está formado por aquellas personas que entablan una relación directa y estrecha con la entidad, como por ejemplo: personal de diferentes áreas y categorías profesionales autónomos y los accionistas Ejemplo:- Directivos
- Accionistas
- Sindicatos
- Personal de oficina
- Personal de fábrica
- Contratistas externos
4.Mapa de Audiencias internas
Necesitas tener claro quiénes son tus audiencias internas para adaptar tus acciones y mensajes a cada uno de ellos o ellas. Gracias a la realización de una tabla o mapa, se consigue diferenciar los distintos tipos de targets o públicos objetivos de la empresa, centrándose así en los más importantes para la consecución de los objetivos.Pasos para crear un mapa
1º Haces una lista de todos tus públicos- Directivos
- Accionistas
- Sindicatos
- Personal de oficina
- Personal de fábrica
- Contratistas externos
- Importancia estratégica para la empresa.
- Influencia en la opinión
- Difusión de la imagen.
- Intereses económicos.
5.Buyer persona
Una herramienta muy útil para la segmentación de las audiencias en comunicación interna. Hay que crear un buyer persona por cada tipo de empleado que tengamos. Esto nos ayudará a crear comunicaciones adaptadas a lo largo de todo nuestro plan de comunicación interna. Crear un buyer persona es necesario ya que cada negocio tiene una idiosincrasia propia, por lo que hay que tener en cuenta los distintos perfiles de empleados que tenemos para impactar mejor en ellos.Pasos para crear un buyer persona
1. Nombre Necesitas bautizar a tu perfil de buyer persona con un nombre que corresponda al idioma y características de tus consumidores. Ten en cuenta las características sociodemográficas de tus clientes para tomar esta decisión. Por ejemplo, si vas a crear un buyer persona para tu departamento de marketing puedes nombrarlo como «Mario Marketing», de esta manera tendrás una manera sencilla y clara en la que podrás referirte a él durante el proceso de creación de las campañas que decidas enfocar a él.2. Características sociodemográficas
En este apartado debes considerar la edad, género, país de residencia, nivel de estudios, rango de ingresos, aspectos culturales y estado civil que conforman a tu buyer persona. Después de todo, un buyer persona es la representación de tus clientes con base en el análisis, por lo que estas características deben estar presentes en tus consumidores.3. Descripción de su personalidad
Dibuja el carácter y temperamento de tu buyer persona con base en la información que tienes recopilada mediante entrevistas. Definir con claridad la personalidad de tu buyer persona te ayudará a prever su comportamiento.4. Análisis de sus intereses y objetivos
La realización de un buyer persona de calidad debe incluir la descripción de intereses y objetivos tanto personales como de compra. Esto nos ayudará a delimitar cuáles serán sus acciones dentro de las rutas de compra que marquemos de acuerdo con nuestra campaña de marketing.5. Conducta y respuesta en redes sociales
Por último, toma en cuenta lo que comparte, publica y a lo que reacciona en redes sociales. De esta manera tendrás una visión mucho más amplia de su personalidad y conducta en medios digitales.6.Mensajes claves:
Son frases cortas que se repiten y se consideran en la estrategia de comunicación y van dirigidos a cada una de las audiencias internas. Por ejemplo, los mensajes dirigidos a Mandos Medios de la Generación Baby Bommer serán diferentes a los Mandos de la Generación X Mensaje clave dirigido al Personal de Oficina SMS personalizado de la encuesta de clima a Carmen Baby Boomer Hola Carmen, te recordamos que mañana por la mañana te enviaremos la encuesta anual de clima laboral. Queremos seguir mejorando en el bienestar del personal administrativo y de toda la empresa, de ahí la importancia de tu participación con tu respuesta. Gracias anticipadas por tu colaboración. María RRHH.
10 recursos para conseguir un mensaje efectivo
- Planificar el “mensaje”. Tener claro qué va a decir (Asunto- tema) , cómo se va a comunicar para lograr el impacto deseado y quién lo va a comunicar
- Atracción. Hay que romper la barrera de la indiferencia y llamar la atención con un titular, con elementos gráficos. Se trata de optimizar la comunicación visual con un diseño adecuado ganando impacto en el mensaje.
- Claridad. Ante tanto bombardeo de información al que estamos expuestos. es indispensable expresar las ideas con sencillez evitando tecnicismos, a ser posible con verbos activos. La mejor forma es usar un mensaje breve, preciso y concreto.
- Emoción. Los titulares, el texto, deben atrapar, enganchar al lector. Hay que movilizar sentimientos, crear vínculos emocionales cuidando el lenguaje de los titulares..
- Protagonismo. El destinatario es lo importante; el receptor (colaborador) debe sentirse único, motivado e implicado.
- Transparencia. Es importante saber contar las cosas con honestidad y sinceridad, en cuanto ocurran, sin secretismos. En la cultura digital, el ejercicio de la transparencia es un deber.
- Credibilidad. Está ligada con la veracidad del contenido. Contar sin exagerar el contenido.
- Escucha. Una conversación no la controla quien habla, sino quien escucha. Es indispensable saber escuchar para preguntar y aclarar. ¿Cómo? fomentando el feedback, la opinión, el aporte, la participación.
- Reiteración. Muchas veces el mensaje requiere que se repita a través de otros medios. La reiteración del mensaje puede ir en dosis. Se da parte de la información en un medio y se amplia la información en otro medio. Comunicamos poco a poco, para que el mensaje se asimile y se comprenda mejor.
- Agradecer. Si el tipo del mensaje se presta, no hay que olvidar tener el detalle de agradecer.
7.Política de comunicación interna
Conjunto de normas y reglas que todo el personal de la empresa debe serguir, deben difundirse a todo el personal y actualizarse con periodicidad.. Suele incluir un anexo de vocabulario y términos frecuentes, así como otros documentos a consultar como por ejemplo: un pdf con el manual de identidad corporativa. Se trata de un documento impreso y/o digital sujeto a revisiones que está firmado por los responsables de su cumplimiento. Así mismo constan las fechas de revisiones y aprobaciones El área de comunicación interna puede tener una política general y otras anexas. Por ejemplo Política de comunicación interna en LinkedinEstructura y ejemplo de una Política de Comunicación Interna
Se establecen las directrices generales generales, poniendo en claro:- Objetivo que se quiere lograr con esa política
- Alcance de la política. A todos los trabajadores, depende de áreas geográficas,etc.
- Principios que regirán las comunicaciones internas (ej. veracidad, inmediatez).
- Funciones y contribución del responsable de comunicación interna o del Comité de Comunicación Interna (si existe).
- Colaboradores internos: redes de corresponsales internos y otros responsables de contenidos.
- Canales oficiales online y offline, incluyendo herramientas colaborativas.
- Manuales de protocolo para el buen uso de las redes sociales corporativas.
- Manuales de protocolo para el uso de herramientas colaborativas.
- Fines y tipos de contenidos que circularán en cada canal.
- Equipo responsable del diseño e implementación de planes y programas de comunicación interna.
- Audiencias y segmentación de públicos internos.
- Tipos de mensajes claves a desarrollar.
- Herramientas oficiales de escucha: estudios de clima interno y auditorías de comunicación interna.
- KPI de efectividad de comunicación interna, indicadores de gestión de las comunicaciones internas.
8.Estrategias de comunicación interna
Son las acciones que nos van ayudar a conseguir los objetivos esperados. Las estrategias se definen según el diagnóstico y las prioridades de comunicación interna. Las estrategias más utilizadas para la gestión de la comunicación interna son:Estrategias de liderazgo
- Proyectos de formación de líderes en habilidades de comunicación.
- Política de puertas abiertas.
- Empoderamiento a mandos medios.
Estrategias de alineamiento con objetivos.
- Reuniones informativas quincenales sobre objetivos estratégicos.
- Charlas mensuales sobre el proyecto empresarial.
- Actividades para recordar la misión y visión empresarial.
Estrategias de mensajes.
- Diseño y explotación de oportunidad informativa.
- Listado de los mensajes prioritarios.
- Perfil de audiencias y mensajes claves.
Estrategia de difusión de valores.
- Auditoría cumplimiento de valores en líderes.
- Campañas informativas para difundir los valores.
- Actividades de voluntariado para fomentar la práctica de valores.
Estrategia de compromiso.
- Asignar responsabilidades en las diferentes iniciativas:
- Creación de un Comité de Comunicación interna.
- Implementación de redes de facilitadores.
- Protagonismo del empleado.
Estrategia omnicanal
- Utilización de diferentes canales: canales/medios/soportes online y offline.
- Determinar el tratamiento informativo que puede tener: noticia, post, artículo, entrevista…
- Comunicación visual en diferentes campañas.
Estrategia de cambio
- Comunicación de la nueva visión empresarial.
- Información sobre el estado del Plan de digitalización.
- Normas y protocolo de uso de nuevos canales digitales.