Otro factor determinante para la buena marcha de los OKR son los eventos que realizan los distintos participantes, los cuales tienen lugar tanto en la etapa previa del proceso como durante y después de su ejecución.
Los eventos o ceremonias OKR son todas aquellas reuniones que sirven para definir los OKRs y para hacer seguimiento durante su ejecución.
El rol del líder OKR o facilitador: Es la figura que conduce las sesiones, este perfil debe estar presente en todos las reuniones, si la compañía dispone de perfiles Scrum Master son ideales para realizar esta tarea, en caso contrario podría ser el Product Owner o Product Manager quien dirija la sesión sin condicionar los resultados.
Objetivo: Analizar los OKRs del año anterior y definir los del próximo alineándose con la visión, valores y estrategia definida.
Cuándo: 1 mes antes del cierre del año. Si lo haces así, tendrás tiempo para ajustar cualquier detalle antes de que inicie el siguiente ciclo.
Duración: Esta definición puede alargarse hasta una semana, dependiendo del enfoque.
Asistentes: Product Owner o Product Manager, Stake Holders, Developers, UX/UI.
Nota: Es muy recomendable que la compañía establezca también OKRs estratégicos anuales, para marcar una alineación general.
Deben ser los integrantes del Management Team o Leads de los equipos, quienes realizan esta definición y la comparten después con toda la compañía.
Normalmente, la definición de los OKRs anuales de compañía deben estar listos un mes y medio antes del cierre del año.
Objetivo: Analizar los OKRs del Quarter anterior y definir los del siguiente alineándolos a los anuales.
Cuándo: Tres semanas antes del cierre del Quarter. Si lo haces así, tendrás tiempo para ajustar cualquier detalle antes de que inicie el siguiente ciclo.
Duración: Si contamos la preparación del workshop y la sesión puede durar un par de días si queremos hacerlo bien.
Asistentes: Product Owner o Product Manager, Stake Holders, Developers, UX/UI.
Objetivo: Revisar y analizar la evolución de los OKRs para ajustar cualquier acción que lo requiera para mejorar el rendimiento.
Cuándo: Durante la primera semana de cada mes, por lo tanto, son dos reuniones de seguimiento por trimestre.
Duración: La revisión mensual debe ser una reunión que no lleve más de 1 hora, debe estar totalmente agendada y orientada a realizar un repaso global del estado de los OKRs, con espacio para plantear algunos cambios.
Asistentes: Product Owner o Product Manager, Stake Holders, Developers, UX/UI.