Fases de la Planificación

1.6 Las 4 fases del plan anual de comunicación interna

 

Las empresas más efectivas lo son porque planifican, de esta manera se organizan mejor. El éxito empresarial no surge espontáneamente; el éxito también debe planificarse y depende de la comunicación

. Las ventajas de planificar en comunicación interna son varias

  • Comunica a todos los colaboradores los objetivos.
  • Define labores y tiempos de ejecución.
  • Establece prioridades y pone el foco en las fortalezas de las organizaciones.
  • Permite un mejor la toma de decisiones.
  • Impulsa un mayor control del proceso.

Necesitamos planificar porque  comunicar no es solamente emitir mensajes de forma aislada, sino que requiere de una agenda ya que necesitamos crear vínculos y generar díalogo con nuestras audiencias internas que son a la vez emisores y receptores de nuestros mensajes.

Además, en un entorno cambiante donde pueden ocurrir pandemias, desastres naturales, reformas de la legislación,  avances tecnológicos y todo ello nos afecta como personas y como organización. De ahí la importancia de diseñar planes y estrategias para estar prevenidos.

El proceso de planificación en comunicaicón interna requiere de 4 fases, todas necesarias:

  1. Análisis
  2. Planificación
  3. Ejecución
  4. Evaluación

 

 

 

Fase 1. Documentación y análisis

En esta primera fase recopilaremos toda la documentación necesaria para conocer la realidad del negocio. Es imprescindible conocer el punto de partida en el que nos encontramos en la organización.

Algunos de los documentos que podemos consultar serían el informe de evaluación de desempeño de los colaboradores, el estudio de clima interno, la auditoria de comunicación, los antecedentes en comunicación, o el plan estratégico de la empresa.

Todo depende del alcance y el tipo de plan que queramos realizar.

A través de toda la documentación recopilada obtenemos un análisis del estado actual de la empresa en cuanto a comunicación interna, además de un estudio del entorno.

Ello significa que se requieren dos diagnósticos: Uno Interno de la organización (fortalezas y debilidades)  y otro  externo del entorno (oportunidades y  amenazas)

A partir de ese conocimiento se debe planificar.

Fase 2. Planificar

En este segundo apartado marcaremos qué queremos conseguir en cuanto a comunicación interna en la organización. Necesitamos formular con precisión qué queremos conseguir con este plan a través de la formulación de objetivos, según el diagnóstico realizado.

Gracias al plan:

• Fijamos objetivos, estrategias y políticas, dando respuesta a los cambios del entorno.

Planificamos para que todo cuadre, y no se nos escape nada, ¿cierto? Sin embargo, no digo que todo tenga que estar 100% encajado y cerrado. Sabemos que en ese 100%, un 10% son imprevistos, y otro 10% es improvisación.

Nunca podremos asegurar el 100%, porque entran en juego una serie de variables (previsibles o no) que tenemos que ser conscientes de que pueden aparecer, nos guste o no. Pero esto no lo sabremos hasta que nuestra planificación no haya pasado a la siguiente fase la ejecución.

 

Fase 3. Ejecutar

Después de haber investigado tu realidad interna y haber plasmado toda tu misión en una planificación, ha llegado el momento. Es la fase más práctica, como una especie de examen. Aquí aplicas todo lo que has aprendido en tu fase de estudio e investigación.

Empiezas a comunicarte con tus diferentes audiencias con el objetivo de que se impliquen en tus acciones.

Se marcarán responsables y colaboradores que serán las piezas clave en la implantación de las acciones del plan de comunicación y que permitirán que se llegue a los mejores resultados.

Además, debes ir monitoreando y afrontado los imprevistos y las dificultades.

Fase 4. Evaluar

Finalmente llegamos a la fase final: la evaluación.

Aquí comprobarás la eficacia y eficiencia de tu trabajo

A raíz de estos resultados, deberás sacar tus propias conclusiones. Si son negativos, no te preocupes; precisamente forman parte del camino, y te ayudarán a aprender y a poner en práctica otras estrategias.

Si son positivos, genial, vas por buen camino.

La actitud positiva y constructiva es fundamental para que todo fluya.

Es el momento del balance y la toma de decisiones y debes dejar de lado aquellas estrategias o acciones que te han aportado poco y reforzar aquellas que sí han funcionado.

Recuerda todas estas fases tienen un porqué y son necesarias para una comunicación sólida y eficaz.