Fases para aplicar la técnica de los 6 sombreros
En esta lección podrás aprender los pasos a seguir para poder desarrollar la técnica de los 6 sombreros de forma correcta y conseguir los resultados esperados.
PASO 1: el motivo
Motivo de reunión.
- El coordinador empieza con puntualidad, anuncia el tema, situación, reto o acontecimiento que debe ser analizado por todos los integrantes.
- Establece el tiempo máximo que tendrá cada participante para exponer su comentario u opinión.
- Establece unas normas para garantizar la efectividad de la reunión. Por ejemplo, pide que durante la reunión apaguen o pongan en silencio los móviles.
PASO 2: los símbolos
Simbología de sombreros y regla básica.
El coordinador explica a los participantes el significado de cada uno de los sombreros y la forma como se usarán.
La regla básica es que los sombreros no se usan para etiquetar personas y comportamientos.
El coordinador (sombrero azul) explica la simbología de cada sombrero
- Sombrero azul
Lidera, resume, analiza.
—Monitoriza el proceso, establece los pasos. Toma nota de todo lo dicho. Compara diferentes opiniones y resume los puntos de vista y hallazgos de los participantes Se ocupa del control y de la organización.
Aplicado a la comunicación interna. Es el sombrero dedicado a facilitar el diálogo y los procesos de comunicación, buscando la mejora constante, haciendo participar a todos. Este sombrero se encarga de alinear al personal con los los objetivos y prioridades de la empresa.
- Sombrero Blanco
Objetividad y neutralidad.
— Los participantes deben centrarse en hechos, en números, objetivos y cifras. No se hacen interpretaciones ni se dan opiniones.
Aplicación a la comunicación interna. Para documentarnos sobre la realidad interna de la empreaCuando realizamos encuestas de clima laboral o una auditoria de comunicación. Al recopilar datos, analizar estadísticas sobre asuntos de nuestro interés.
- Sombrero rojo
Emociones y sentimientos
—Los participantes expresan sus sentimientos, emociones, presentimientos y dan salida a su intuición. Dicen por ejemplo: esto me gusta, creo que fallara. sin necesidad de justificarse.
Aplicado a la Comunicación interna: para realizar campañas para movilizar al personal. Cuando apelamos a los sentimientos, a la comunicación emocional de líderes, personas y equipos.
- Sombrero Verde
Creatividad e ideas
— Los participantes buscan nuevas alternativas, exponen sus ideas respecto al tema, tal como las ven, sin pensar que puedan ser perfectas o disparatas. Va más allá de lo conocido, lo obvio y lo aceptado. Dan rienda suelta a su imaginación y expresan las posibilidades que ven.
Aplicado a la comunicación interna. Cuando organizamos sesiones abiertas para generar ideas, al lanzar un canal participativo como buzón de sugerencias digital
- Sombrero negro
Evaluación crítica y negatividad
—Los participantes elaboran juicios críticos, pesimistas y negativos respecto al asunto o tema de estudio. Precisan lo que está mal, lo incorrecto y lo erróneo, los riesgos y peligros. Este sombrero nos recuerda errores; representa lo lógico-negativo y expresa por qué las cosas pueden salir mal o no funcionar
Aplicado a la comunicación interna: cuando pensamos en las barreras que impiden la comunicación, cuando organizamos un plan de crisis y además diseñamos un Manual y/o creamos un Comité de Crisis.
- Sombrero amarillo
Optimismo y ventajas
—Los participantes están invitados a ser optimistas, a pensar en la lógica positiva, en la factibilidad y en los beneficios. Se construyen propuestas exponiendo las ventajas
Aplicado a la comunicación interna: cuando destacamos las ventajas de un proyecto de embajadores de la marca, o del plan de comunicación interna. Así también, al destacar los beneficios de una metodología, del trabajo en equipo, etc.
PASO 3: turnos y uso sombreros
Aclarar los turnos de palabra en la reunión. El coordinador explica el orden en que se pasarán los sombreros. Pide que levanten la mano cuando quieran el sombrero. Explica que cómo se utilizarán los seis sombreros.
Los sombreros se pueden pasar:
Sin orden: el uso aleatorio. Los participantes pueden optar por el uso ocasional, sin orden preestablecido; cualquier participante pide un color de sombrero para opinar sobre el tema de la reunión.
Con orden: el uso es secuencial El coordinador sugiere un uso sistemático de los sombreros: blanco, amarillo, negro, verde, rojo, azul.
PASO 4: la animación
Animar la reunión. El coordinador de la reunión se pone el sombrero azul para planificar, animar y establecer el proceso. Facilita los sombreros (imaginarios, reales o simbólicos), marca los turnos y promueve la participación de todos.
PASO 5: las conclusiones
Sintetizar y concluir. El sombrero azul con la puesta en común de los diferentes aportes, concluye e informa sobre las conclusiones y reflexiones creadas.
PASO 6: el cierre
Agradecer y cerrar la reunión. Finaliza la reunión el sombrero azul, (el coordinador)
La técnica de los 6 sombreros es excelente para valorar problemas, analizar hechos y pedir opiniones desde diferentes enfoques posibles. De esta manera se consiguen reuniones más acertadas, participativas, creativas y originales.
Si quieres cerrar de forma original la reunión, puedes formar un círculo y pides feedback.
- Preguntas: ¿qué aprendió en esta reunión? ¿Cómo te sentiste?, o lo que consideres necesario preguntar.
- Encuesta.Si lo prefieres, puedes pasar una breve encuesta, o facilitar un folio para que escriban sus impresiones. También podrías incluir la pregunta: ¿cómo podemos mejorar estas reuniones?
La creatividad es la vía para inventar algo nuevo, promoverla es una necesidad; permite sobrevivir en un mercado competitivo y global.
