Implanta Kanban con 5 prácticas
Empieza desde 0 y enseña al área de Comunicación Interna esta nueva forma ágil de trabajar. Es el marco adecuado para abordar cambios de forma paulatina.
Practica 1 Dedica tiempo a formar a tu equipo en Kanban
Lo primero para implementar Kanban en la gestión de CI es formar a todo tu equipo en los principios, ventajas, uso de tarjetas y reglas de kanban Así, el equipo podrá ser consciente de los retos.
Fórmalo en kanban, en técnicas e participación, en el uso de plataformas digitales.
Dos plataformas básicas y sencillas:
MURAL es un software de gestión de la colaboración que ayuda a las empresas a planificar, diseñar, interactuar, aportar y analizar ideas, así como a crear flujos de trabajo personalizados para agilizar las operaciones de toma de decisiones entre equipos. La plataforma tiene muchas plantillas y te permite crear murales que a la vez almacena pdfs y otros documentos de forma segura con los miembros del equipo.
TRELLO es una de las aplicaciones de gestión de proyectos más utilizadas tanto a nivel profesional como personal. Está basada en el método Kanban y sirve para gestionar tareas permitiendo organizar el trabajo en grupo de forma colaborativa mediante tableros virtuales compuestos de listas de tareas en forma de columnas.
Práctica 2 Identifica los procesos del plan operativo y define el flujo de tus tareas CI
Crea un tablero y define tus procesos del trabajo del plan operativo CI. Puedes crear un tablero físico o digital
Estos procesos deben fluir para aportar valor en unas estimaciones de tiempo. Habría que calcular el coste de retraso o de no hacer tareas.
Cada tarea tiene que pasar por tres estados. HACER (“to do”), EN CURSO (“doing”) y HECHO (“done”). Necesitas una columna para cada estado.
¡Empieza con un tablero simple! El tablero del método Kanban se centra en tres columnas: “por hacer”, “en proceso” y “hecho”.
Práctica 3 Visualiza el avance de tareas en el tablero
Visualizar también afecta a las tarjetas de nuestro tablero. La información que muestran es parte esencial de esta práctica. Además, cómo visualicemos los bloqueos, dependencias y otros elementos es clave para entender el flujo.
No basta con establecer un flujo de trabajo, debemos revisar constantemente su funcionamiento, ver que están avanzando las tarjetas.
Cada tarjeta Kanban representa un elemento en el que trabajar y contiene detalles del trabajo, información de tiempo, estimaciones de producción
Hay que estar pendientes de su flujo, si se presentan contratiempos para solucionarlos.
Hay que estar pendientes de los avances para solucionar los cuellos de botella, demoras o errores.
Práctica 4 Establece reuniones periódicas kanban
Dar y recibir feedback del equipo siempre marcará la diferencia, por lo que establecer reuniones periódicas con los responsables es un must para que el proyecto salga adelante de la mejor manera posible.Con el fin de mejorar el flujo de trabajo a largo plazo, es muy importante cultivar la comunicación y el intercambio de información. Para ello, se planean reuniones con regularidad, las denominadas «cadencias»
Son 7:
- Reuniones de pie (diarias) para coordinar esfuerzos y mantener el foco en los obietivos del plan
- Reunión de reabastecimiento (semanal) para establecer prioridades en caso que hayan surgido nuevas demandas.
- Reunión de planificación de entrega ( quincenal, por cadencia de entrega) para valorar como va la entrega
- Revisión de entrega de servicio (semanal)
- Revisión de operaciones (mensual)
- Revisión de riesgos (mensual)
- Revisión de la estrategia (trimestral)
Kanban define siete circuitos de retroalimentación, cada una con un propósito específico, aportar feedback. kanban se basa en la transparencia, en la inspección y en la adaptación.
Práctica 5 Regula e implementa el WIP (Work In Progress)
Establece y recuerda las reglas que regulan las tareas kanban. Así como en Ci debe haber politicas claras en kanban hay unos límites en el trabajo que deben respetarse.
Esta regla es difícil de cumplir porque en los equipos se da la tendencia de acumular trabajo sin terminar, por ejemplo:
- Empiezas una tarea crítica que te solicitan
- Alguién te interrumpe porque hay algo más urgente
- En una reunión, se acordó que lo que de verdad importan es otra cosa
- Llega un correo de un cliente enfadado.
Sin embargo, se debe procurar:
- Trabajar con prioridades
- Marcar un límite del WIP del equipo.
- Trabajar a buen ritmo para cumplir con el tiempo deseado de entrega
- Acuerdar y establecer tiempos de entrega
Trabajar en dos tareas al mismo tiempo significa tener que cambiar el chip constantemente entre una cosa y otra, lo que no es para nada eficiente. Los límites de trabajo en curso nos ayudan a no perder el ritmo de trabajo y a no caer en las multitareas.
Práctica 6 Mide y mejora
El trabajo en equipo con Kanban debe mejorarse continuamente. La mejora continua debe ser una constante en los equipos de kanban, podemos usar muchos métodos de autoexaminación para ver las fallas del equipo y/o del proceso y asi saber que debemos mejorar.
Cómo implementar Kanba en tu plan operativo ágil CI
Ahora que ya todo el equipo lo conoce impleméntalo con sus reglas, principios .
- El marco se basa en la mejora continua y te ayudará a impulsar la comunicación y colaboración.
- No necesitarás crear roles, únicamente tendrás que repartir y sumas dos nuevas responsabilidades: Gestor de petición de servicio y Gestor de Prestación de Servicio
- Promueve el liderazgo en todos los niveles
EMPIEZA LA EXPERIENCIA DEL VIAJE A LA AGILIDAD
Fase 1 PREPARA TU MALETA
Lo primero deberás crear tu plan de viaje y elegir al equipo y compañeros que te acompañaran
Apóyate en las plataformas tecnológicas Jira, Trello, Asana para crear un tablero digital, de esta manera podrás coordinar el trabajo, ser transparente y estar abiertos a que otros miembros de la organización vean el trabajo de CI.
Para el plan operativo de CI puedes crear un tablero con columnas de tiempo.
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