La agilidad en Comunicación interna

Marco de trabajo ágiles ¿qué són?

Hacen referencia a una filosofía de trabajo, se trata de un modelo de trabajo basado en la mejora continua y a la gestion eficiente. En este marco se planifican tareas, se ejecutan y se analizan los impactos con la finalidad de optimizarlos constantemente. La filosofía ágil se basa en plazos de entrega, en pequeños objetivos y  en tareas prioritarias a las que hay que para poner foco para evitar la dispersión. A la vez, permiten entregar los productos y/o servicios con una mayor calidad y reducir costes y tiempo. María Tena  experta agile, puntualiza que el objetivo es desarrollar productos y servicios de calidad que resuelvan necesidades de clientes, cuyas prioridades cambian a una velocidad cada vez mayor.Es por ello que al referirnos a marcos de trabajo ágiles estamos hablando de técnicas orientadas a la gestión eficiente e implementación de buenas prácticas cuyo objetivo es la obtención de resultados productivos. El rol del líder ágil en la transformación agile de una empresa | Marketing  | Apuntes empresariales | ESAN

Marcos ágiles en comunicación interna una elección oportuna

Ante la nueva realidad generada por las consecuencias de la Pandemia, las organizaciones necesitan evolucionar y resolver sus desafíos. Necesitan responder a los cambios con agilidad, creatividad y adaptación. En este contexto, los marcos de trabajo ágiles son oportunos ya que son capaces de mejorar la productividad y competitividad. La comunicación interna sigue en contínua evolución, ha dejado de informar, para comunicar y hoy tiene una marcada dependencia con la tecnología. Durante la crisis de la Covid se ha consolidado como la herramienta estratégica de las empresas para el  cuidado de sus trabajadores  y para el logro de los objetivos del negocio, de modo que ahora gran parte de organizaciones consideran al colaborador como pieza clave para la sostenibilidad de las organizaciones. Ante la relevancia de la comuncación interna reconocida por las empresas, sus responsables necesitarán seguir evolucionando e incorporar la tecnología y agilidad en sus planes y proyectos CI. El objetivo es enfocar los esfuerzo de Ci en marcos de trabajo ágiles, así como, sumar a los colaboradores como parte del proceso y a través de iteraciones maximizar el aporte de la creatividad para avanzar en sostenibilidad. Son numerosas las ventajas de la aplicación de los marcos ágiles: Productividad y eficacia. Hacen posible responder más rápidamente a las demandas intergeneracionales de colaboradores  y llevar a cabo sus proyectos cortos, poniendo foco en el impacto y su eficacia. Adaptación al cambio con flexibilidad. Aplicar correctamente el marcos de trabajo ágil más conveniente en cada proyecto de Comunicación Interna para promover el cambio desde la escucha interna y externa. Colaboración. Estos marcos promueven el colaborativo desde la gestión de los equipos híbridos , quienes necesitan ser eficaces y eficientes en la misión encomendada, dando valor a los procesos y canales de comunicación,  

Marcos ágiles para CI ¿cuál elegir?

Son cada vez más el número de empresas que utilizan los marcos ágiles en diferentes áreas y proyectos y están comprobando su rentabilidad y eficacia y en esta decisión también incluímos al área de CI Los marcos ágiles más conocidos con Scrum y Kanban  ¿Cuál elegir? Veamos las diferencias:

Scrum

Scrum es un marco de trabajo, creado por Jeff Sutherland y Ken Swchaber, para maximizar el valor entregado en el desarrollo y el mantenimiento de productos complejos en situaciones de alta incertidumbre.Se basa en sprints divide tareas complejas en historias de usuarios y las visualiza en un flujo de trabajo
En Scrum se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. Su proceso se compone de diferentes iteraciones llamadas Sprints o carrera continua. Se trata de un método indicado para solventar problemas complejos y se basa en procesos empíricos de control, donde se necesita obtener resultados pronto, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales Esto significa que las decisiones se toman en función de la información existente y de la propia experiencia. Eso sí, cuenta con dos tipos de enfoque:
  • Iterativo: en cada sprint se genera una nueva versión del producto que mejora la versión del sprint anterior. Se trata de ir refinando y mejorando las propiedades del producto conforme avanza el proyecto.
  • Incremental: en cada periodo de tiempo corto se van añadiendo nuevas características al producto.
Los sprints tiene un tiempo establecido (entre 1 y 4 semanas máximo, es lo recomendado) y su objetivo, es el de construir un proyecto o producto (o un incremento de producto) que pueda ser utilizado por los clientes, (colaboradores internos). Para poder empezar a construirlo hay que conocer las necesidades de los colaboradores que en el caso de la comunicación interna serán a nuestros clientes. Scrum está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos,

 Kanban

Kanban es un sistema, creado por Taiichi Ohno, para optimizar el flujo de trabajo en una cadena de producción.se basa en el desarrollo y entrega continuos, abordando un pequeño número de tareas de forma fluida y simultánea.
Consiste en la organización del trabajo diario en base a un panel de tareas. No propone cambios en las prácticas de ingeniería ni una nueva definición de proceso o estilo de trabajo. En cambio, se diseña para evitar la sobreproducción y para asegurarse de que los componentes pasan de un subproceso al siguiente en el orden adecuado. Así se desarrolla un sistema de relleno que controla las cantidades producidas para reponer los componentes solo cuando sea necesario. Eso sí, en lugar de utilizar Kanban específicos, también se pueden poner en marcha otros sistemas reutilizables, como contenedores, palets o bandas codificadas. No obstante, una alternativa es la producción anticipada basándose en predicciones.

Lean

 Es una filosofía que busca optimizar los procesos de gestión y productivos de la empresa que lo ponga en práctica. De este modo se utilizan menos recursos, por lo que cualquier proceso se convierte en más eficiente. Su máxima está en reducir la inversión, el tiempo y el esfuerzo. El Lean Manufacturing surge a partir de la cultura que adoptaron las empresas japonesas que tenían como objetivo aplicar mejoras en la planta de fabricación. Se atribuye a Sakichi Toyoda, de Toyota como el promotor. Es considerada como una filosofía centrada en maximizar el valor del cliente y minimizar el desperdicio. Esto traducido a los procesos de fabricación “pull” radica en producir solo lo necesario y en el momento adecuado. En este contexto, podemos decir que el Lean Start Up consiste en extender la metodología al lanzamiento de nuevas empresas al mercado. Los principios son los mismos que los de la filosofía Lean. Sin embargo, resalta todas las actividades que aportan valor al negocio al mismo tiempo que elimina las que no lo hagan. La idea es ir validando cada aprendizaje de forma continua, experimentando con nuevas ideas en el negocio real  e iterando sobre este estilo de funcionamiento.  

Ventajas de utilizar Kanban, Scrum y Lean en proyectos CI

Vivimos en un entorno muy dinámico, donde las organizaciones deben reinventarse a través de  cambios culturales y planes de comunicación interna apoyados en la tecnología digital para mejorar sus procesos y su rendimiento Para poder responder a todos estos cambios, los responsables de área necesitan necesitan evolucionar en sus rutinas laborales apostando por los marcos ágiles. De los tres marcos analizados, todos son aptos para proyecos de CI.  En cualquier caso habría que considerar el objetivo que se persiga. Veamos los beneficios:   Kanban da buenos resultados a la hora de:
  • Detectar y eliminar cuellos de botella en la ejecución de procesos.
  • Ejecutar proyectos de mantenimiento, en particular en ANS (Acuerdos de Nivel de Servicio), dónde el tiempo de respuesta en los procesos y las operaciones críticas es vital.

Ventajas de usar Kanban en proyectos de CI

Algunos de los beneficios de Kanban son:
  • Todo el equipo de CI estará en sintonía: con este concepto todos los miembros pueden ver y actualizar el estado de cada proyecto o tarea, puesto que estos son visibles.
  • Flexibilidad en proyectos como por ejmplo: producción de contenidos CI:  kanban está basada en eventos en lugar de segmentos de tiempo, por lo que promueve el cambio de contenidos según los cambios del entorno y la escucha interna a los colaboradores.
  • Revela cuellos de botella, barreras internas en la rutina del área ci: puesto que todo el flujo de trabajo está visible en el tablero, es posible ver dónde se ralentiza el flujo de las tareas CI.
  • Visualizar el flujo de trabajo de los equipos  Uno de los problemas que pueden darse en las grandes empresas, en las que hay un gran número de trabajadores, es el desconocimiento del trabajo de otros equipos. En muchas ocasiones no existe una perspectiva global y no se conoce que ocurre en un proyecto concreto, ni quienes están participando.
  • Fácil de adoptar, sus protocolos son simples: es sencilla de aplicar y asimilar
  Scrum es altamente eficiente si se quiere:
  • Adquirir compromiso del equipo con la entrega de valor constante y continua.
  • Ejecutar proyectos de desarrollo que manejen plazos de entrega cortos (entre una semana y un mes), y en los que se puedan hacer planteamientos iterativos e incrementales partiendo de un Mínimo Producto Viable.

Ventajas de Scrum en proyectos de CI

Algunos de los beneficios de Scrum son:
  • Podremos establecer objetivos en CI claros y plazos: el tiempo es clave en esta marco, ya que cada Sprint tiene un objetivo y una duración muy definidos. Esto compromete al Equipo Scrum a un solo objetivo que ha de entregarse en un marco de tiempo determinado.
  • Nos ayudará a manejar la planificación de la CI, un proyectos grandes y complejo: las numerosas funciones y tareas de los grandes proyectos se pueden añadir en el Backlog para dividirlos en pequeños Sprints.
  • Podremos  incorporar proyectos cortos dentro del plan y medir su valor: los Sprints más cortos permiten al Propietario del Producto añadir, dar prioridad o actualizar las especificaciones del proyecto tras cada Sprint, algo idóneo si hay continuos cambios.
  • Promoveremos la colaboración y el esfuerzo  del equipo CI: tanto el Propietario del Producto como y el Scrum Master pueden hacer un seguimiento de la contribución de cada miembro durante las Reuniones Diarias a Pie y las reuniones de Revisión del Sprint.
  • Promueve la comunicación interna en el equipo CI: todos los miembros del equipo participan en las reuniones y están motivados para dar su opinión y contribuir en las decisiones de CI.
 Lean es efectivo cuando se necesitan alcanzar una serie de objetivos para alcanzar la eficacia como: 
  • Excluir actividades que no agregan valor al producto o servicio. 
  • Mejorar de forma continua para mantener la calidad del producto o servicio. 
  • Detectar problemas en origen y solucionarlos. 
  • Cambiar el enfoque de la empresa para aportar soluciones a los clientes, y no solo venderles productos o servicios. 

Ventajas de Lean en proyectos de CI

Algunos de los beneficios de Lean son su proceso:
  • ´Podremos mejorar los distintos procesos de comunicación haciéndolos más eficientes, reduciendo los costos. 
  • Se mejoran los tiempos de entrega de proyectos CI en plazo a o antes de tiempo. Todo el tiempo que antes se perdía en realizar distintas tareas que no aportaban valor, ahora se reutiliza en otras acciones que generan valor. 
  • Se mejora la eficacia de los  equipos y personas, haciendo su trabajo con menos esfuerzo y obteniendo mejores resultados. El personal que conforma los grupos de trabajo dentro de la empresa estará más satisfecho y se verá aumentada la calidad de su trabajo. 
  • Se reducen las pérdidas tiempo por barreras CI generados en los procesos de comunicación. Los costos en materias primas disminuirán al controlar el proceso de producción. 
  • Mejora  la calidad y el  servicio al colaborador La organización gana en motivación y eficiencia gracias al seguimiento del impacto de cada proyecto.

Conclusión

Elegir entre Kanban, Scrum  o Lean es como tomar diferentes rutas que te llevan al mismo lugar: la agilidad El viaje será diferente, pero con el tiempo, llegarás a destino. Cada marco tiene sus beneficios, y cada uno está diseñado para ayudar a los equipos a trabajar más rápido, impulsar la colaboración y ofrecer un mayor valor. Todo depende del proyecto, de la cultura, de los recursos y del alcance del proyecto de comunicación iinterna.