Las empresas son conversaciones

Las empresas son personas

La empresa es, sobre todo, una entidad humana formada por personas que comparten unos objetivos con el fin de obtener beneficios.Su actividad está enmarcada en un sector empresarial, a través de la cual ofrece al mercado una propuesta de valor.

Las empresas están integradas por personas con diferentes perfiles que trabajan en torno a un proyecto compartido, para aportar valor al mercado.

Para la creación de esta propuesta de valor interviene el CEO y la dirección, los colaboradores a título personal y los equipos de trabajo quienes necesitan conversar. Todos como equipos necesitan dialogar y ponerse de acuerdo para alcanzar unos objetivos consensuados.

Las empresas están integradas por una diversidad de personas y éstas son las que generan ventaja competitiva. Las personas somos únicas en potencial intelectual, motivacones, carácter y personalidad.

Son las personas y no la tecnología las que generan valor a una empresa. Las personas somos seres racionales, inteligentes y emocionales. Y según nuestras emociones nos comportamos y  tomamos decisiones.

Las personas somos seres emocionales y con sentimientos

Los sentimientos y las emociones son dos caras de la misma moneda y están muy interconectados, pero son dos cosas muy diferentes.

Las emociones básicas son: rabia, vergüenza, culpa, alegría, tristeza, y miedo. Aunque puede variar en función del autor, ya que algunos no reconocen la culpa como una emoción principal, y otros incluyen otras como el asco o la sorpresa que son tradicionalmente emociones secundarias.

El sentimiento es la suma de emoción y pensamiento, es decir, es el resultado de las emociones. Una emoción se transforma en sentimiento en la medida que uno toma consciencia de ella.

Los tipos de sentimientos pueden ser:

Negativos: tristeza, miedo, hostilidad, frustración, ira, desesperanza, culpa, celos…

Positivos: felicidad, humor, alegría, amor, gratitud, esperanza…) y

Neutros: compasión, indiferencia, sorpresa….

Las relaciones humanas  y laborales  afectan a las emociones y éstas impactan en el compromiso de los colaboradores y en su rendimiento.

Las personas necesitamos conversar

Las personas expresamos emociones y nuestros sentimientos a través de nuestro tono de voz, posturas corporales, expresiones, las cuales proyectamos en nuestras conversaciones.

En una organización las diferentes personas participan en múltiples conversaciones para cumplir diferentes funciones. Estas conversaciones se entablan con diferentes perfiles: proveedores, clientes, agentes sociales, con los equipos de diferentes áreas.

Las conversaciones facilitan las interacciones y las conexiones que se dan en función de: creencias, conocimientos, aptitud, experiencia, expectativas, coincidencias, deseos…

Así mismo, se debe tener en cuenta la cultura y los límites que le impone la organización (qué cosas se pueden hablar, con quién, dónde, oportunidad, etc.).

Las conversaciones en las organizaciones cuando son positivas generan vínculos y tienen el potencial de aportar cohesión al proyecto compartido.

Aunque son intangibles impactan en el espíritu de cooperación y colaboración

Tipos de conversaciones

¿Qué tipo de conversaciones suelen darse en una organización?

En la rutina laboral de las organizaciones se producen viersas conversaciones de distinto tipo e importancia. Algunas son rutinarias, individuales o grupales. En las más importantes se planifica el futuro, se evalúan acciones y en otras se cierran contratos millonarios.

Hay conversaciones trascendentales y decisivas que pueden llevar al éxito o fracaso de una idea o empresa.

Los tipos de conversaciones suelen agruparse en 5 grupos:

A través del lenguaje pedimos, prometemos, expresamos ideas y opiniones, presentamos propuestas, nuevos proyectos, planteamos y tomamos decisiones, definimos acciones, coordinamos acciones.

Mediante las conversaciones hacemos que las cosas sucedan.

La preparación de las conversaciones

Cada tipo de conversación necesita una preparación diferente, incluso aquellas “espontáneas”

Es beneficioso saber elegir qué tipo de conversación es conveniente según el tema y el o los interlocutores.

Cuando se convocan conversaciones individuales y privadas debemos saber que los demás estarán atentos a “ver qué pasa”. Muchas veces pueden despertar curiosidad y recelos, como es el caso de las conversaciones privadas.

Recursos para generar buenas conversaciones

Las conversaciones llevadas a buen puerto pueden ser uestras grandes aliadas , pero para ello debemos cuidar una series de aspectos:

• Objetivo claro. Saber para qué se va a tener una conversación
• Conocer a nuestro interlocutor. Saber quién es, qué hace, estar informado, qué espera nuestro interlocutor
• Interés. Buscar despertar su interés en el tema
• Aclarar los temas. En cosas importantes adelantar los motivos, para que el otro se prepare…ayuda disponer de una especie de agenda de la conversación
• Cada conversación es única. Tiene su propia dinámica por lo tanto hay que dejar margen para la espontaneidad e improvisación
• 3 reglas. Tener en cuenta la regla de las 3 c: ser corto, conciso y concreto

Barreras en las conversaciones

Para evitar estas barreras en las conversaciones, hay que tener en cuenta las siguientes actitudes y comportamientos:

• Atacar al otro/otros en la conversación. No escuchar
• Hablar con indirectas o ironías ya que generan desconfianza
• Consultar o pedir consejo cuando ya se tiene una decisión tomada Esta actitud desalienta
• Criticar o descalificar a alguien delante de un tercero
• Suponer, interpretar o atribuir motivo o intención sin confirmarlo con el emisor ya que puede ser fuente de malentendidos
• Invadir el espacio personal del otro, todas las personas tenemos “un espacio de confort” alrededor nuestro, cuando este espacio es invadido nos genera incomodidad y afecta nuestra atención

Las buenas conversaciones: los rasgos

Una buena conversación se desarrolla cuando:

• La comunicación es fluida, clara y respetuosa
• Se cuida el lenguaje corporal y los gestos. Todo lo que pensamos, planificamos, coordinamos se traslada a partir del lenguaje
• Cada uno sigue al otro según sea el momento
• Cuando hay armonía entre las palabras, el tono de la voz y los gestos y la actitud corporal
• Cuando los interlocutores se muestran interesados
• Cuando ambas partes se escuchan

¿Qué aporta a la empresa mantener buenas conversaciones?

Aportan satisfacción, entendimiento ya que despiertan el poder de la motivación. Lo mejor de las conversaciones e que fortalecen vínculos.

Contribuyen a conseguir la Misión y alcanzar la visión del negocio y como consecuencia:

• Ayudan a poner en prácticas los valores del negocio
• Promueven la comunicación entre sus miembros
• Reducen los focos de conflicto interno a partir de la cohesión de sus integrantes
• Contribuyen a la creación de espacios de información, participación y opinión

Son enriquecedoras y aportan salud a la empresa y como consecuencia:

• Mejoran el sentido de pertenencia y como consecuencia
• Aumentan la satisfacción de los colaboradores y de los clientes
• Permiten descubrir quién es nuestro interlocutor y cómo piensa

Su eficacia y empoderamiento dependen de los líderes

• El desafío para los líderes es identificar y co-crear un futuro inspirador en torno a unas conversaciones positivas y motivadoras. Estas conversaciones tienen lugar en todos los niveles de la organización, por tanto, a las organizaciones competen cuidar la habilidad de comunicación de sus líderes.

Conversar en tiempos de confinamiento

Nuestra vida ha cambiado. La pandemia generada por el COVID-19 nos obliga a mantenernos distantes y a evitar el contacto personal. Nuestras conversaciones se realizan  a través del teléfono, del WhatsApp, de las redes sociales, las videollamadas…

¿Cómo es conversar en ese contexto?

Comparto algunas reflexiones:

1. Mejor una videollamada con la cámara encendida. Así como el WhatsApp o el correo electrónico suprimen toda la información derivada del tono con el que hablamos y del lenguaje corporal no verbal, la videollamada mantiene activas ambas fuentes de información. Éstas son claves para “escuchar” lo que está ocurriendo y lo que la otra persona nos está comunicando, o la forma en la que está reaccionando a lo que le planteamos. Sin embargo, la posición en una videollamada (habitualmente sentados delante del dispositivo de cada uno), y el marco de visión más limitado, nos hace perder parte de la información y parte de nuestra expresividad. Necesitamos dar más espacio a nuestras manos como vehículo de comunicación.

2. Comenzar cuidando el primer mensaje. La fase de contacto inicial adquiere un valor aún más significativo. En la conversación presencial el saludo suele implicar cierto contacto físico, aunque tan solo sea estrecharse la mano o un ligero toque en un brazo. Esta falta de contacto físico necesitamos suplirla con una mayor atención al aspecto personal en el inicio de la conversación: “como estás, qué tal lo llevas, …” A la vez, hemos de estar atentos a mantener el foco en el contenido para el que nos hemos planteado esa conversación; pero necesitamos un mayor espacio para generar una conexión como seres humanos que en la vertiente presencial viene reforzada por el contacto físico, por pequeño que sea.

3. La importancia de los ritmos. En una videoconferencia el fluir de la conversación nos resulta menos natural que en la opción presencial. El solape de conversaciones, cuando estamos uno frente a otro, apenas distorsiona. Sin embargo, cuando ocurre delante de las pantallas rompe el ritmo, no nos escuchamos bien. Las dos personas paramos esperando que retome la otra. La conversación telemática nos obliga a tener una mayor paciencia, esperando que la otra persona termine de hablar. Incluso hace necesario chequear si nuestro interlocutor, interlocutora ya ha terminado lo que quería decir. Al principio nos puede resultar rígido y, sin duda, artificial; pero es un magnífico ejercicio de escucha. La prioridad es entender lo que el otro nos está queriendo decir, antes de incluir nuestra perspectiva, nuestra opinión. También, puedes utilizar emoticonos pero no en exceso. Puedes brindarle emoción y un toque especial a tus palabras empleando emoticones como “:)” y “:3”, así compensarás el entorno distante de Internet.

4. La importancia del “check-out” o cierre en la conversación. En mi experiencia, las conversaciones telemáticas son más breves que las presenciales. Es una buena noticia siempre y cuando no sea a costa de limitar lo que se quiere expresar. Ahora bien, se requiere una fase final de “check-out” o cierre que nos permita compartir cómo nos hemos sentido en la conversación, si hemos podido expresar todo lo que queríamos, en qué medida nos ha resultado útil y qué cosas podríamos mejorar para la siguiente conversación.

5. La importancia del tema a tratar. Tengo dudas de que cualquier conversación pueda realizarse mediante videollamada con las mismas posibilidades de éxito que una conversación presencial. Pedir, por ejemplo, un cambio de comportamiento, o compartir el daño que he sentido cuando la otra persona ha hecho algo, creo que siguen necesitando la relación presencial. Ahora bien, si no tenemos otra opción, el mapa de ruta será similar al de una conversación presencial, aunque poniendo más atención a las reacciones de la otra persona y a las preguntas que den opción de expresar emociones y opiniones divergentes.

Reflexiones finales

A través de las conversaciones, dos o más personas se relacionan a través de mensajes que fluyen de un lado a otro, a través de un canal

• • La conversación es un estar en compañía de otro y hay que demostrarlo  sobre todo al inicio de la conexión. En la comunicación virtual importa el lenguaje no verbal, en especial, nuestras manos ellas son un gran vehículo de comunicación
  • Hay que escuchar al otro, dejar que termine de hablar y cuidar los cierres para compartir cómo nos hemos sentido con esa conversación.
  • Muchos de los problemas en las organizaciones se resolverán sencillamente con una buena conversación. Aunque muchas personas temen sentarse a conversar cara a cara, sigue siendo la forma adecuada de crear un ámbito de confianza para tratar los asuntos por más difíciles que sean, más aún, cuánto más difíciles más se impone el encuentro