¿Qué hacer antes de planificar? Copy

Si te has preguntado qué información necesitas o qué gestiones debes realizar antes de planificar debes saber que lo primero es recopilar toda la información posible sobre tu empresa.

Necesitarás estar al tanto sobre ciertos aspectos que serán decisivos para el éxito de tu plan. Es decir, conviene que reflexiones sobre las 5 acciones claves:

1. El apoyo y la implicación de la Alta Dirección en proyectos de comunicación interna, ya que su ejemplo será determinante para movilizar a toda la organización
2. La revisión de la cultura empresarial, la cual debe adaptarse al nuevo ecosistema digital post pandemia
3. La importancia de conocer los planes de tu empresa
4. El valor de apostar por programas de responsabilidad
5. La necesidad de diseñar una política informativa

Apoyo del CEO y de la alta dirección

¿Cuál es el grado de compromiso del Ceo y de la Alta Dirección? ¿Se implica? ¿apoyará en los futuros planes y programas implantados?

¿En qué medida están sensibilizados los líderes de las diferentes áreas sobre el valor de los proyectos de comunicación interna? ¿Existe la posibilidad de iniciar campañas para conseguir su apoyo?

¿Qué objetivos persigue la Dirección para el año 2021?

Cultura empresarial

¿Cómo es nuestra cultura actual: tradicional, burocrática, innovadora, flexible? ¿Tenemos una política digital? ¿Existe una política y un plan de innovación?

¿Se adecua el comportamiento de la empresa a los nuevos tiempos? ¿En qué necesitamos cambiar?

Proyecto empresarial y la gestión del cambio

¿Existe un proyecto empresarial? ¿Estamos dispuestos a compartirlo y comentarlo? ¿Se ha comunicado la nueva visión? ¿Qué pasó con la pandemia? ¿Se ha cambiado el modelo de negocio? ¿Se  ha iniciado proyectos de cambio? ¿Qué estamos haciendo para adaptarnos?

¿Hemos evaluado las ventajas de este conocimiento?

Responsabilidad Social Interna

¿Cómo es nuestra política social con los trabajadores? ¿Cómo se gestiona su bienestar laboral? ¿cómo se les escucha? ¿Qué estamos haciendo por la conciliación, igualdad, flexibilidad laboral? ¿Qué programas de responsabilidad social interna estamos dispuestos a implantar?

¿Nuestro personal participa en algún programa de voluntariado?

Política informativa

¿Qué principios regirán las comunicaciones internas: transparencia, veracidad, puertas abiertas…? ¿Cómo se trabajará en comunicación interna en el área offline y online?

¿Crearemos manuales de estilo y protocolo para las comunicaciones dentro de la empresa y para gestionar las redes sociales corporativas?

El presupuesto

El presupuesto es una herramienta precisa y analítica, y un documento vivo, que va sufriendo variaciones y desviaciones a medida que avanzan las actividades, proyectos y campañas.

En la práctica la partida suele incluirse en el dpto de Comunicación si depende del DIRCOM o de RRHH si depende de esa área. En el mejor de los casos lo ideal es contar con partidas propias y que sea el propio responsable quien negocie con la Dirección el monto, atendiendo a los proyectos y actividades que se van a realizar.

Sin embargo, antes de cerrar una cantidad, hay que redactar el plan de comunicación y tener claras por lo menos 3 preguntas:

¿Qué objetivos necesitamos conseguir?

¿Cuáles son los programas o proyectos necesarios?

¿Cuánto necesitamos invertir?

Los presupuestos en comunicación suelen oscilar entre los 50 mil a 20 euros, descontando los sueldos.

Todo dependerá de los objetivos establecidos anualmente y de la estrategia de cada momento.

Disponer de un formato flexible va a permitir revisarlo regularmente e ir certificando la sucesión de gastos, de manera mensual, por ejemplo.

A continuación, te muestro un modelo de partidas en las que se puede dividir el presupuesto:

• Diagnósticos
• Auditorias
• Programas de Cambio
• Programas de Responsabilidad Social Corporativa
• Programas de Formación
• Eventos internos
• Suscripciones a plataformas tecnológicas
• Servicios de consultoría: para aliviar el trabajo extra como, por ejemplo: edición de vídeos, eventos especiales, etc.
• Diseño gráfico y campañas internas: banners, promociones, regalos, e-mail marketing, packaging, producciones diversas, etc.
• Social media marketing: publicidad online, creación y mantenimiento de redes sociales, análisis de contenidos web, creación o mantenimiento del blog y la website, etc.
• Imprevistos: es bueno dejar un montante para desviaciones que vayan surgiendo.

El presupuesto debe tener su propia justificación de rentabilidad, mediante un informe final de resultados que sea paralelo a las acciones presupuestadas. Se trataría de ver el retorno que ha tenido la inversión.

Aunque la empresa sea pequeña y tengas pocos proyectos, lo suyo es que tengas en cuenta los gastos fijos, de nóminas, el número de trabajadores y tu plan de comunicación, al cual debes asignar diferentes partidas.

Recuerda tener en cuenta los escenarios posibles. Por ejemplo: las tendencias COVID-19.