Scrumban lo mejor de Scrum y kanban

Scrumban

Es una tendencia en los equipos scrum. Se trata de un híbrido entre Scrum y Kanban, fue ideado para facilitar a los equipos existentes de Scrum la transición a Kanban.

Así, combina la estructura de Scrum con los métodos basados en flujo y la visualización de Kanban. En otras palabras, permite tener la agilidad de Scrum y la simplicidad de Kanban sin actualizar roles, además de ser adoptar.

¿Cómo funciona Scrumban?

El trabajo en equipo se organiza en iteraciones y se monitorea con un tablero visual. Las reuniones de Planificación bajo demanda se realizan cuando se necesita definir qué Historias de usuarios y tareas se completarán en la siguiente iteración.

Se emplea el límite de trabajo en progreso (WIP o Work in Progress for sus siglas en Inglés) para mantener las iteraciones cortas. Cuando el WIP es inferior a cierto nivel, se establece un activador de planificación del trabajo bajo demanda para que el equipo sepa cuándo planificar a continuación.

Iteración: las iteraciones de trabajo se mantienen cortas para garantizar que el equipo se pueda adaptar a un entorno que cambia rápido. La duración de las iteraciones se mide en semanas y su duración ideal varía según el proceso de trabajo y de la industria.
Planificación del trabajo bajo demanda: la planificación en esta metodología está basada en la demanda y se produce sólo al activarse el activador de planificación. El desencadenante de planificación está unido al número de tareas que hay en la sección “Tareas pendientes” del tablero. Al bajar de cierta cifra, se hace el evento de planificación. Las tareas planificadas para la próxima iteración se añaden a la sección “Tareas pendientes” del tablero.
Priorización: es aconsejable priorizar las tareas durante el evento de planificación. Esta puede hacerse añadiendo números a las tareas u ordenando tareas por prioridad en la columna, poniendo las más importantes en la parte superior. Al planificar por segmentos de tiempo es posible planificar a largo plazo. Y es que es un sistema de tres segmentos de tiempo por los que tienen que pasar los elementos de trabajo antes de llegar al tablero. Así, los tres grupos son etapas diferentes del plan, que normalmente se denominan grupo de 1 año, grupo de 6 meses y grupo de 3 meses. El periodo de 1 año es para objetivos o ideas a largo plazo. Al avanzar con una idea, se mueve al periodo de 6 meses, y se definen los principales requisitos. Cuando se empieza a implementar, el plan se traslada a la categoría de 3 meses y se divide en tareas que pueden completarse. En este último segmento de 3 meses el equipo define tareas durante su planificación a pedido y prioriza la ejecución en la siguiente iteración.
Tablero: el tablero básico está compuesto de tres columnas: Tareas pendientes, En Proceso y Listo. Tras la Reunión de Planificación, las tareas se añaden a la columna Tareas pendientes y cuando alguien del equipo está listo para trabajar en una tarea, la mueve a la columna En Proceso y luego a la columna Listo al completarse. La columna Tareas pendientes puede expandirse en columnas extra en función del flujo de trabajo. Los ejemplos más comunes son Diseño, Desarrollo, Revisión y Pruebas. Asimismo, en el tablero se pueden poner límites:
- Límite de trabajo en progreso (WIP): esta cifra es el número máximo de tareas en progreso y normalmente es igual al número de personas en el equipo.
- Límites de tareas pendientes: se puede limitar la cantidad de tareas en la sección “Tareas pendientes” para tener reuniones de planificación más productivas.

Equipo: no se necesita ningún número específico de miembros del equipo o roles de equipo. Además, las tareas no están asignadas y los miembros del equipo eligen qué tareas completar desde el tablero.
Principio de elección: las tareas no se asignan a los miembros del equipo por un líder de equipo o Gerente de Proyecto. Cada miembro selecciona qué tarea de la sección “Tareas Pendientes” va a completar.
Congelación de funciones: esta se usa al acercarse la fecha límite del proyecto, por lo que solo pueden trabajarse en las características que el equipo ha programado para el desarrollo y no pueden agregarse características extra.
Triaje: normalmente pasa justo tras la congelación de características con una fecha límite de proyecto cercana. El Gerente de Proyecto decide qué características en desarrollo se completarán y cuáles no.

Scrumban: pros y contras

Scrumban tiene ventajas y desventajas. Veamos a continuación las más importantes.

Ventajas de Scrumban

Algunos de los beneficios de Scrumban son:

Ahorro de tiempo: no se necesitan hacer estimaciones ni planificar Sprints constantemente. Así, solo se planifica si hay demanda, es decir, si la cantidad de tareas en progreso (WIP) cae por debajo de un umbral predefinido. Sin duda, esto ahorra bastante tiempo en reuniones de planificación.
Scrumban ayuda a manejar grandes proyectos: un proyecto grande equivale a numerosas funciones y tareas que hay que entregar en el transcurso de cierto tiempo. De este modo, estos pueden distribuirse en los segmentos de 1 año, 6 meses y 3 meses, así como priorizarse en iteraciones cortas de 1-2 semanas.
Scrumban revela cuellos de botella en el flujo de trabajo: el flujo de trabajo está visible en el tablero, igual que en Kanban. Así, es posible ver dónde hay más tareas y qué etapa ralentiza el proceso.
Todos están en la misma página: como en Kanban, todo el equipo puede ver y actualizar el estado del proyecto o tarea, aportando transparencia al proceso.
Fácil de adoptar y proceso fácil: no se necesita cambiar roles o a un “Scrum Master” o “Propietario del Producto”. Es sencillo obtener una metodología que se representa visualmente y tiene una reunión de planificación y reglas sencillas.
Scrumban trae igualdad y menos estrés en el equipo: el equipo escoge tareas usando el principio de elección. Así, el Gerente de Proyecto no asigna las tareas y todos seleccionan qué tarea de la columna “Tareas pendientes” quieren completar. Con esta visibilidad total del proyecto hay igualdad de derechos, menos estrés y menos frustración.

Desventajas de Scrumban

Scrumban tiene algunos inconvenientes:

Es nueva su aplicación: como es una nueva metodología ágil que mezcla Scrum y Kanban, no hay mejores prácticas claramente definidas. Es posible que algunos equipos decidan inventar por su cuenta.
El esfuerzo y la contribución individual son difíciles de rastrear: ya que cada miembro selecciona sus tareas y no hay reuniones obligatorias diarias, se complica el seguimiento de las tareas hechas y planeadas.
Menos control para el Gerente del Proyecto: puesto que no hay igualdad en el equipo, ni informes diarios para todos y todos pueden asignar tareas, el control del Gerente del Proyecto se ve limitado. Este puede decidir qué escoger del paquete de 3 meses, qué tareas programar en la planificación bajo demanda y cómo priorizarlas. Sin embargo, es el equipo quién decide cómo manejarlas e implementarlas.
Un tablero obsoleto puede causar problemas: dado que cada miembro del equipo elige sus tareas por sí mismo, tener un tablero desactualizado puede crear problemas. Por ejemplo, es posible que dos miembros pueden empezar la misma tarea o estar bloqueados porque una tarea depende de otra o porque la información en el tablero no está actualizada.

Aplicación de Scrumban a Comunicación Interna

Al margen de lo que puede ganar o perder una empresa al aplicar SCRUMBAN, la premisa inicial es emplear lo mejor de Scrum y Kanban,

Scrumban combina la visualización y facilidad de adoptar de Kanban con la sistematización de Scrum sin su complejidad. Así, es flexible en producción e ideal para grandes proyectos. Ahora bien, reduce el control que el Gerente del Proyecto tiene y es difícil rastrear el esfuerzo individual del equipo. En cualquier caso, es una gran opción para proyectos rápidos, fabricación constante de productos y equipos leales que sacrifican estrictos protocolos para mayor eficiencia y libertad.

En este contexto podría ser útil para:

Construcción de planes de comunicación interna en conextos de incertidumbre y crisis: aquellos en los que resulta indispensable la presentación de resultados de forma parcial para seguir avanzando.
Proyectos de clima laboral, experiencia del empleado, embajadores de la marca, en los que los requisitos varíen con frecuencia: aquellos en los que el cliente no tiene fijadas las condiciones y expectativas del proyecto y éstas se van introduciendo a lo largo de las distintas etapas.
Proyectos onboarding, barreras a la colaboración, en los que surjan barreras o errores de ejecución: aquellos en los que se deba replantear el método usado y analizar retrospectivamente la evolución de las tareas.

El área de CI gana debido a que:

Utiliza marcos ágiles
Puede hacer un seguimiento visual del estado del plan Ci en todo su proceso de ejecución.
Posibilita la incorporación de nuevas opciones o soluciones oportunas ante errores.
Permite un mayor análisis de tareas de comunicación interna realizadas.
Mejora y aviva la interacción entre los miembros del equipo en las reuniones periódicas.
Aumenta la productividad de proyectos complejos o multiproyectos.
Favorece una mayor adaptabilidad de las herramientas y plataformas digitales creadas para ayudar a la eficacia de los proyectos.