El Plan Operativo Ágil de comunicación interna: qué es, importancia

 

El Plan Operativo de CI: ¿qué es?

Es un documento interno que recoge todas las actividades de comunicación interna previstas a realizar durante lapsos cortos de tiempo, normalmente de 6 meses a un año. 

Un malentendido común entre profesionales y compañeros de trabajo es la diferencia entre la planificación estratégica y la planificación operativa.

Si bien ambos planes pueden estar estrechamente conectados, es importante comprender cómo son diferentes.

La planificación estratégica de CI describe los objetivos de la alta dirección  para los próximos tres a cinco años. También  tiene en cuenta cómo va a medir esos objetivos y los principales proyectos en comunicación que se llevarán a cabo durante ese tiempo para alcanzarlos.

Una planificación operativa de CI (también conocido como plan anual de comunicación interna ) es un resumen de lo que un departamento o equipo se enfocará en el futuro cercano, generalmente el próximo año.

El plan Operativo Ágil de CI ¿qué es?

Los métodos tradicionales para planificar la comunicación interna  ya han quedado en desuso, porque no responden a los tiempos de incertidumbre. Hoy la planificación debe estar adaptada a la nueva realidad, por tanto debe ser ágil, para dar respuesta a las necesidades cambiantes de los colaboradores y para contribuir a los objetivos del negocio.

El plan Operativo ágil de Ci sirve para comunicar los cambios que han afectado a la empresa. Desde este objetivo difunde un conjunto de mensajes destinados a sus diferentes audiencias con miras a crear un sentido de pertenencia y  de alinear al personal hacia las metas anuales del negocio.

Para su diseño e implementación utiliza marcos de trabajo ágil como scrum y kanban, así como entregas periódicas semanales o quincenales.

Este plan resume las actividades y proyectos de comunicación interna anuales y se enfoca en las acciones trimestrales, mensuales poniendo énfasis en el cumplimiento y seguimiento de las tareas diarias y semanales.

Suele ocurrir que el diseño y la ejecución de este tipo de planes están a cargo de una unidad de negocio o bien, de un equipo de trabajo creado con la finalidad de contribuir a los objetivos de la organización.

La planificación operativa idealmente apoya los esfuerzos de la planificación estratégica y, su presupuesto generalmente está integrado en el departamento al que pertenece, suele ser RRHH o la Dirección de Comunicación.

 

 

Preguntas a las que responde el plan operativo ágil CI

Un plan operativo ágil de CI efectivo resuelve las siguientes preguntas:

Respecto a los nuevos proyectos a realizar:

  • ¿Qué proyectos de comunicación interna necesitamos llevar a cabo para ayudar a que la organización cumpla sus objetivos anuales y trimestrales?
    • ¿Nuestros proyectos actuales apoyan la misión, visión y valores de la organización?
    • ¿Qué proyectos son prioritarios? ¿Cuáles son los objetivos?
    • ¿Cuáles son los plazos requeridos?
    • ¿Cuánto costará cada proyecto?
    • ¿Quiénes seán los beneficiarios?
    • ¿El proyecto que sugerimos está alineado con la estrategia de comunicación de la empresa?

Respecto a los riesgos, entregas y los plazos

  • ¿Qué riesgos pueden afectar al proyecto?
  • ¿Qué avances y entregas haremos cada mes o quincena? 
  • ¿Cuál es el plazo previsto para su culminación?

Respecto a las tareas y a su éxito

  • ¿Qué tareas diarias necesitamos implementar, continuar o detener para avanzar en comunicación interna?
  • ¿Quienes serán los responsables? ¿Qué roles serán necesarios?
  • ¿Cómo evaluaremos el éxito del proyecto? ¿Cuáles serán los indicadores?

 

Ventajas del Plan Operativo Ágil en la Gestión de la Comunicación Interna

Un plan operativo de comunicación interna bien creado y formulado es una oportunidad para empezar desde un proyecto pequeño, sin grandes inversiones garantizando unos resultados a corto plazo.

Entre sus ventajas:

  • Permite responder con nuevos proyectos y con agilidad a los cambios ocurridos mientras se diseña o ejecuta el plan.
  • Promueve la fluidez de las tareas y de los proyectos CI, poniendo foco en los proyectos más decisivos para la organización.
  • Facilta el seguimiento de las actividades de CI y de las personas involucradas.
  • Detecta los problemas urgentes y concretos en materia de comunicación interna
  • Visibiliza los desvíos de los objetivos y permite solucionarlos a tiempo.
  • Facilita la interacción de todos los niveles de la empresa, a través de un documento escrito disponible para todos.

Planes operativos ágiles como proyectos piloto.

En algunos casos, estos planes operativos ágiles con Kanban o scrum al ser novedosos en metodología y experiencia para la organización,  hay quienes los trabajan como proyectos piloto. Es decir como proyectos prueba con el fin de evaluar la viabilidad, duración, costes, dificultades de implementación de la agilidad y así tener en cuenta la experiencia antes de replicar el lanzamiento a gran escala.