Acerca de mi metodología para gestionar la comunicación interna.

 Método COMUNICA

CONOCER

ORGANIZAR

MOTIVAR

UNIR

NOMINAR

INNOVAR

COMUNICAR

AUDITAR

Para conseguir una cultura colaborativa, empleo la metodología de los 6 sombreros para pensar, ideada por Edward Bono (psicólogo experto en pensamiento lateral y creatividad).

Si te interesa comprender  y seguir este método te invito a seguir este blog.

Guía  para LIDERAR la comunicación interna

Gestionar la comunicación interna es una tarea compleja que está llena de detalles y desafíos. Sin embargo, en las líneas siguientes, te propongo 6 pasos y te doy 7 consejos básicos para que los adaptes y apliques a la situación de tu organización.

EL método COMUNICA utiliza los 8 sombreros de BONO, comprende 6 fases y aborda 8 acciones básicas:

Fase 1: fase de documentación

Sombrero blanco    CONOCER .

 Fase 2: fase de planificación

Sombrero Azul        ORGANIZAR

Fase 3 : fase de ejecución  (contiene 3 etapas).

Sombrero Rojo        MOVILIZAR

  • E 1: Motivar  Etapa de motivación y feedback

Sombrero Amarillo UNIR

  •  E 2: Unir.        Etapa de la integración

Sombrero Rojo          NOMINAR

  •    E.3: Nominar  Etapa de reconocimiento 

Fase  4:  fase de innovación

Sombrero Verde        INNOVAR         

Fase   5:  fase  de previsión 

Sombrero  Negro      CAUTELAR

 Fase   6: fase  de evaluación 

Sombrero Azul          AUDITAR

6 FASES

8 ACCIONES para gestionar la Comunicación interna

1º Fase de documentación y análisis

ACCIÓN 1 Conocer

ACCIÓN 1: Conocer la realidad de la empresa, su entorno, sus audiencias internas, el clima interno y el estado de la comunicación interna.

sombrero-blanco

Pensando con el sombrero blanco investigamos, analizamos. Nos preguntamos: ¿ cómo es la empresa? ¿ qué está pasando en el sector? ¿qué cambios hay que hacer?…

En esta fase se investiga, se contrastan datos y se escucha a la organización.

  • Investigar y documentarse para conocer mejor la empresa, los riesgos y el sector
  • Estudiar el proyecto institucional, su cultura, el plan estratégico incluídos objetivos.
  • Conocer el mapa de públicos internos: audiencias.
  • Conocer su apertura y estado de la cultura digital.
  • Diagnosticar el clima interno
  • Conocer los antecedentes en CI. Auditar la comunicación interna.

2ºFase de organización y planificación

ACCIÓN 2 Organizar

ACCIÓN 2: Diseñar un plan estratégico de Comunicación Interna

sombrero-azul

Pensando con el sombrero azul nos ocupamos de la organización y del control.

En esta fase con los datos del diagnóstico se diseña y organiza un plan de comunicación interna , en coordinación con las áreas clave, con el fin de organizar redes de apoyo y consulta.

  • Buscar  apoyos de otras unidades.
  • Crear  un equipo de consulta : comité de comunicación interna
  • Crear redes de apoyo: red de corresponsales internos.
  • Formular objetivos y prioridades.
  • Diseñar un plan de canales y herramientas digitales
  • Diseñar un mapa de audiencias
  • Diseñar los mensajes claves
  • Diseñar políticas y estrategias
  • Diseñar programas de formación
  • Diseñar el manual de comportamiento y protocolo en redes sociales.

 

3º Fase de ejecución del plan  

La fase de ejecución  del plan de comunicación contiene tres acciones: movilizar + unir + nominar que equivalen a tres etapas.

3 Etapas en la ejecución del plan: movilizar, unir y nominar

ACCIÓN 3  MOVILIZAR 

Acción 3: trabajar en equipo y crea espíritu de equipo

sombrero-rojo

Pensando con el sombrero rojo valoramos los hechos desde el corazón, con los sentimientos. Dejamos actuar a nuestra intuición, expresamos nuestras corazonadas. Decimos: “Esto me gusta” Esto lo pueden tomar mal”…

Etapa 1: movilizar y pedir siempre feedback

Se moviliza al personal, dejando expresar sentimientos, escuchando y solicitando feedback de todas las acciones emprendidas, para ir tomando medidas

  • Poner en marcha reuniones con el comité de comunicación interna
  • Asignar tareas a las redes de corresponsales internos
  • Implicar con pequeños aportes a todos los líderes y a toda la organización.
  • Poner en marcha comunidades, foros, blogs y herramientas colaborativas

¡La implicación y el apoyo de la Alta Dirección es fundamental!

ACCIÓN 4 UNIR

Etapa 2: etapa de alineación e integración

Esta etapa aspira a la integración de todas las áreas del negocio, procurando el trabajo coordinado y cooperativo. Los líderes como guardianes de los objetivos de su área alinean objetivos personales con  los objetivos del negocio, desde una vivencia de valores institucionales y con actitud constructiva.

 

sombrero-amarillo

Pensando con el sombrero amarillo nos obligamos a ser optimistas, constructivos, pensamos en las ventajas, en la importancia de dar ejemplo con una actitud positiva.  Vemos oportunidades y aprendizaje con todo, incluso con los desaciertos:el error es una oportunidad para acertar y el fracaso el comienzo de una victoria…

En esta etapa de la integración, seguimos con la puesta en marcha del plan, con  dos acciones claves: las campañas  y los planes de formación.

Campañas  con diferentes fines: promover uso de valores, formar parte del grupo de voluntariado,  elegir mejor colaborador del mes…

Planes y programas de formación para mejorar procesos, cuidar el clima, mejorar a líderes y personas:

Formar= Saber (conocimientos)                                                             +

                 Saber hacer (competencias, incluidas las digitales)       +

                 Saber ser (ética y humanidad)                                               +

Formar para mejorar el liderazgo y la gestión de equipos

Formar en cultura digital y competencias digitales

Formar  siempre: en lo que necesite la organización, las personas.

ACCIÓN 5 Nominar

Etapa 3: Etapa del reconocimiento  donde predomina la emoción, el festejo, el  protagonismo a quienes han conquistado méritos.

sombrero-rojo

En esta etapa del aplauso y del reconocimiento predomina el sombrero rojo, de la pasión, de la vitalidad, de la  fuerza y de la energía.

Es un junto reconocimiento a los protagonistas de los logros.

Toda empresa necesita celebrar; encontrar  y crear espacios para vivir momentos de confraternidad, emoción y de reconocimiento a los logros y al trabajo bien hecho.

Los eventos formativos o bien, las celebraciones sociales pueden ser la ocasión para otorgar los merecidos premios, reconocimientos y distinciones a quienes se esforzaron en un aspecto concreto.

  • Eventos a organizar: presentaciones de nuevos productos, día de la empresa, navidad, año nuevo, convenciones, outdoor training…
  •  Premios y nominaciones: al colaborador  más eficiente, más puntual, más sociable…., al equipo más innovador,más colaborador…

     

4º Fase de colaboración e innovación 

Acción 6 INnovaR

Acción 6. La colaboración es una consecuencia de varias acciones y es posible en ambientes donde exista comunicación y confianza. Es la antesala de la innovación.

Crear una cultura de innovación debe estar siempre presente en el plan de acción de comunicación interna, ya que el futuro es InNovaR

sombrero-verde

Pensando con el sombrero verde estamos autorizados a preguntar, a dar rienda suelta a todo tipo de ideas y propuestas. Para innovar es necesario provocar, buscar nuevas soluciones, nuevos métodos. Hay que ir más allá de lo conocido, obvio y satisfactorio.

Aunque la empresa no puede obligar a innovar, sí puede y debe crear un entorno que favorezca la innovación, como dos medidas:

Promoviendo la cultura de innovación a partir de considerar en el calendario de contenidos y en las campañas la difusión de proyectos de éxito, buenas prácticas, tendencias y presupuestos para la innovación.

Organizando equipos multidisciplinarios y multiculturales con diferentes fines: mejora,benchmarking, creatividad, nuevas ideas,  innovación. El objetivo  de estos equipos podría ser promover el flujo de ideas y aportes a partir de su participación activa en: foros, blogs de creatividad, wikis y uso de herramientas colaborativas.

5º Fase de previsión

ACCIÓN 7 Comunicar siempre

Acción 7: Comunicar siempre promoviendo la comunicación informal, interpersonal y la horizontal. Estar preparados en caso de que surja alguna crisis.

En esta etapa de comunicación permanente, se busca prevenir y/o hacer frente a las barreras que pueden bloquear los procesos de comunicación dentro de la empresa.

De ahí que se debe estar abiertos a

  • Escuchar los informes del comité de Comunicación Interna.
  • Fomentar la comunicación informal.
  • Mantener actualizado y a prueba el plan de crisis
    •  Comité de crisis
    •  Manual de crisis
    •  Web de crisis
    •   Formación del portavoz

sombrero-negro

Pensando con el sombrero negro estamos limitados a generar pensamientos negativos, a ser lógicos, críticos, a señalar lo que está mal. Nos obligamos a ser previsores, de esta manera evitamos cometer errores y correr riesgos innecesarios.

6ºFase de evaluación y aprendizaje

ACCIÓN 8:  Auditar

Acción 8. Promueve la evaluación para generar cooperación y confianza

sombrero-azul

 Pensando con el sombrero azul tienes la misión de preguntar, verificar, controlar, mejorar, optimizar los canales y procesos de comunicación  interna

Es la fase final que implica un trabajo de evaluación permanente de todo el trabajo desplegado desde el área de comunicación interna: programas, reuniones, canales, mensajes, el mismo que debe quedar reflejado en un informe anual.

Es indispensable justificar el presupuesto invertido en CI junto con el ROI (retorno de inversión). Desde este objetivo desde comunicación interna hay que:

  •  Establecer Kpls (Key Performance Indicators. Indicadores clave)
  •  Hacer un seguimiento por lo menos mensual de todas las actividades de CI, manteniéndonos al día en el dominio de las métricas y su interpretación.
  •  Crear métricas para cada canal, actividad o acciones. Es necesario realizar mediciones de toda la estrategia de comunicación online y offline puesta en marcha: alcance de publicaciones,  actividad de canales, mensajes claves, interacciones, comentarios…
  • Mediciones de impacto y consecuencias de acciones de comunicación
  • Evaluar las reuniones, la formación, logros y metas de los equipos de mejora y de resolución de problemas.
  • Corregir, aprender, reformular y avanzar.

La comunicación dentro de las organizaciones es una responsabilidad del DIRCOM interno, del Director General y de toda la empresa. Requiere nada menos que entender el negocio y el sector, saber escuchar y gestionar canales, talentos, sentimientos, inteligencias.

¡Todo un desafío! verdad?

Desde este blog te ayudaré  colgando algunos ejemplos de buenas prácticas,  espero que te inspiren y sirvan de referencia.

¡Muchas gracias por leer estas líneas!.

A tu disposición para asesorarte, si así lo deseas en leliazapata@talentosreunidos.com

Lelia

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