Pon color a tu comunicacion interna

Guía básica OKR

Este post es utiliza el sombrero azul porque recopila todo lo básico de los OKR para que entendiendo su poder puedas empezar a aplicarlo con tu equipo.

¿Qué son los OKR?

Los OKR son objetivos medibles que requieren un plan de acción con foco en los resultados. En las organizaciones se pueden aplicar a nivel colaborador, todo el  equipo y/o toda la organización.

Los OKR deben entenderse como un marco de trabajo que aporta un sistema de medición de resultados, los cuales permiten cuantificar el progreso y los avances de los equipos de trabajo.

Los objetivos OKR se formulan de forma trimestral y  requieren de un plan coordinado de ejecución.

Gracias a los OKR todos los equipos trabajan en una misma dirección según la estrategia y las metas generales del negocio.

 

¿Cuántos tipos de OKR existen?

 Según el nivel de exigencia, podemos separar a los objetivos OKR en dos tipos: Roofshots o Comprometidos los Moonshots o Aspiracionales, cada uno tiene sus particularidades

Los OKR Roofshots son aquellos que la organización o equipo acuerdan ejecutar y por lo general aunque son difíciles tienen un plan claro de cómo llegar a cubrirlos

Los OKR Moonshots son aquellos que nos sacan de nuestra zona de confort y obligan a los equipos a repensar qué se puede hacer. Son más visionarios cuando no se espera que se completen al 100%, pero son muy  importantes para  dar grandes avances hacia el futuro

 

¿Cómo y dónde surgen los OKR?

Los orígenes de los OKR se remiten a 1954 con la publicación del libro de Peter Drucker ‘Management by Objectives’. Sin embargo, es hasta los 70’s, que el CEO de Intel Andy Grove, los enriquece, los llama OKR y los aplica en INTEL.

Años más tarde uno de los Asesores de Google Joan Doerr los aprende y los aplica en Google en la década de los 90. Google consigue excelentes resultados  y desde ese año hasta la fecha continúan utilizándolos.

 

¿Cuáles son los pilares de los OKR?

 

El Sistema OKR tiene 3 pilares: objetivos y métricas, cultura flexible y comunicación interna

Objetivos claros 

  • Los objetivos, definen lo que se quiere lograr.
  • Los resultados clave, indican cómo se van a alcanzar esos objetivos. Para conseguirlos será preciso seguir un plan con tareas y métricas, es decir los resultados esperados.

Cultura flexible anclada en un propósito compartido y en un liderazgo facilitador.

El Propósito, dota de sentido a los objetivos, alinea equipos y motiva a toda los colaboradores de la empresa.

Comunicación interna debe ser transparente y cercana. Los OKR requieren divulgación, por tanto están anclados en  planes de comunicación interna.

 

¿Qué elementos requieren los OKR?

Los OKR  requieren de una cultura con los siguientes elementos:

  1. Transparencia:  para lograr divulgar, hacer visibles y compartir los OKR
  2. CFR: conversaciones, feedback y reconocimiento por parte de los líderes para motivar y empoderar a los equipos.
  3. Liderazgo: los CFR dependerán del estilo del líder quienes deben ejercer un liderazgo transformador.
  4. Adaptación y flexibilidad los OKR  son  parte del cambio por tanto requieren de culturas abiertas al cambio que no penalicen el error
  5. Empoderamiento y superpoderes: son cuatro habilidades que deben poseer los líderes OKR: 
    1. Concentrarse y comprometerse con las prioridades
    2. Coordinarse y conectar para trabajar en equipo
    3. Realizar el seguimiento de tareas y responsabilidades
    4. Exigirse lo imposible.

¿Cómo funciona el sistema OKR?

Funciona porque la empresa cuenta con los siguientes rasgos culturales:

#1 Propósito corporativo

Es el por qué. Por qué hacemos las cosas, qué nos motiva como personas a levantarnos y superar las barreras diarias.

  • Qué nos motiva como empresa a seguir progresando.
  • Sin un propósito, los objetivos estarán vacíos o será muy difícil que la organización esté motivada para lograr la excelencia.
    Como empresas necesitamos motivación para seguir progresando para servir a nuestros clientes.

#2 Objetivos

Son el Qué. Qué queremos conseguir a lo largo del tiempo para contribuir a que se haga realidad nuestro propósito.

Estos objetivos deben ser tangibles, claros y evaluados. #3 Resultados Clave

Son el Cómo. Cómo vamos a hacer para conseguir nuestros objetivos.

Se trata de una serie de acciones que nos ayudarán en este proceso.
Acciones concretas y medibles, sobre todo medibles. Sin medición no hay avance. #4 Tareas

Son los resultados clave llevados a nuestra agenda. Cada tarea tiene día, hora.

Un conjunto de tareas realizadas a lo largo del tiempo nos permitirán alcanzar los Objetivos OKR.

#5 Superpoderes

Son una serie de recomendaciones que nos hacen los creadores de OKR para ayudarnos a aplicar correctamente este sistema.

Proponen al líder la forma de trabajar
Si logramos tener estos Superpoderes estaremos consiguiendo nuestros OKR

#6 CFR

Conversaciones, feedback y reconocimiento.

Estas 3 acciones nos permiten enfocarnos en el rendimiento que necesita la organización por parte de sus líderes.

#7 Cultura

Los OKR nos pueden ayudar a cambiar la cultura de la organización.

Por ejemplo, la empresa se esfuerza en poner a las personas en el centro, apoyándose en los líderes.
Los objetivos OKR son muy adecuados para gestionar el cambio y la mejora permanente.

#8 Liderazgo

La implicación de los líderes en el proceso permitirá que la organización consiga mejores resultados.

Además, los CFR dependen de los líderes.

 

¿Qué características tienen los OKR?

Los OKR tienen las siguientes características:

  • Pocos. Generalmente, de 2 a 3 OKR por persona y por trimestre
  • Alineados. Están alineados con la estrategia y los objetivos del año del negocio.
  • Métricas. Resultados medibles en números, porcentajes, etc.
  • Compromiso. Requieren dedicación y compromiso de todos los implicados.
  • Voluntarios. No son impuestos por el superior, sino establecidos voluntariamente por el colaborador que los ejecutará.
  • Avance. Miden el avance de los resultados conseguidos y no el desempeño.
  • Públicos. Se comparten, requieren transparencia.
  • Adaptables. Admiten cambios y actualizaciones constantes.
  • Seguimiento. Requieren de ceremonias de seguimiento semanal y/o quincenal

 

¿Qué beneficios consigues al utilizar el sistema OKR?

Son múltiples los beneficios de conseguir OKR te ayudan a:

  • Dar claridad y foco.
  • Empoderar y movilizar a los equipos de trabajo para ir todos en una misma dirección y conseguir los OKR fijados.
  • Poner foco en lo importante.
  • Trabajar desde una política de transparencia
  • Conseguir resultados, gracias a su seguimiento periódico de los resultados claves.
  • Trabajar con una mentalidad de cambio y forjar una cultura orientada a resultados.
  • Productividad. La productividad está garantizada

 

¿Por qué necesitas de la Comunicación Interna para impulsar los OKR?

El responsable de Comunicación Interna tiene la misión de facilitar y promover el diálogo entre todas las áreas, con el fin de que la organización consiga los objetivos propuestos. De esta manera de consagra como el puente que sirve a las metas del negocio.

Existen así, 2 razones claves para utilizar estrategias de comunicación interna para promover los OKR:

1º Razón:

El área de comunicación interna cumple la misión de alinear al personal con la estrategia y objetivos del negocio y de esta forma se convierte en la estrategia clave para los OKR.

  • Los objetivos OKR ayudan a que todos los colaboradores trabajen como un gran equipo y vayan en una misma dirección. Requieren alineamiento y diálogo para que todas las áreas de la empresa conozcan y compartan sus OKR.

2º Razón

Reside en que la comunicación interna aporta a los OKR los canales y los proyectos para conseguir el aumento del compromiso laboral

  • Los objetivos OKR se nutren de las conversaciones para una mejor coordinación entre áreas. Este diálogo es posible gracias a las estrategias de comunicación interna.

 

¿Cómo visualizo el avance de mis OKR?

El avance de los OKR se visualizan con colores, gracias al uso de la Técnica del semáforo. Según esta técnica cada color tiene un significado y según el color o escala alcanzada, hay que tomar medidas y siempre dar feedback.

El avance se registra en 3 rangos, por ejemplo: rojo, amarillo y verde.

  • Rojo: No estás cumpliendo tus OKR (por ejemplo, con la escala de 0-3). Rendimiento Bajo, el colaborador necesita atención y apoyo.
  • Amarillo: Progreso medio (por ejemplo, con la escala de 4 a 6). Rendimiento Bueno, el colaborador necesita motivación.
  • Verde: Objetivo cumplido o progreso óptimo (por ejemplo, con la escala de 7 a 10). Excelente, el colaborador recibe reconocimiento.

 

¿Cuándo empezó a utilizar Google los OKR?

La multinacional Google empezó a implementar OKR en la década de los 90 y hasta la fecha continúa aplicando OKR a todo su personal. Desde el Presidente hasta el último colaborador.

John Doerr explica en el libro Mide lo que importa, que gracias a utilizar los OKR como base de su gestión, Google ha pasado de 40 trabajadores iniciales a más de 70 mil, consiguiendo beneficios progresivos.

 

¿Cómo implementa Google los OKR?

La tecnológica Google cada año formula sus OKRs de forma anual y trimestral, acorde a su misión, visión y propósito corporativo.

Ejemplo:  Implementación de OKR  en Google

Rasgos de identidad de la cultura de Google:

  • Misión Google: Organizar la información del mundo.
  • Visión Google: Proporcionar acceso a la información del mundo en un solo clic.
  • Valores Google: Aprendizaje, éxito e inclusión.
  • Política de RRHH en Google: “People Operation” pone foco en:
    • La calidad humana y profesional: la clave está en un liderazgo que conversa, da feedback constructivo y reconoce.
    • La sensación de que cada uno y todo trabajo es importante y significativo.
    • Combinación: innovación, eficiencia + sentido de pertenencia.

El OKR anual de Google sirve para que todos dirijan su mirada al OKR anual que es la meta del año.

  • Objetivo anual. No es un OKR definitivo, sino que está sujeto a cambios o modificaciones que dependen del entorno y de los clientes.
  • Objetivo OKR para todos. En Google todos establecen OKRs: CEO, equipos, managers y colaboradores.
  • Nº Objetivos OKR. En cuanto al número de OKRs, se establecen una media de 4 a 6 al trimestre, los necesarios, sin caer en el exceso.
  • Mediciones trimestrales. Al final de cada trimestre, los equipos de Google puntúan sus resultados clave en una escala y los comunican a todas las áreas.
  • Puntuación. La meta es evitar la escala más baja y conseguir la intermedia.
  • Por ejemplo. Lo ideal es que cada empleado consiga la escala 0.6- 0.7.
  • Un resultado por debajo del 0.4 significa que el empleado necesita apoyo y ayuda.

En Google se cuida que cada OKR cumpla los siguientes requisitos:

  • Cuantificables. Por porcentajes, números binarios, afirmaciones o negaciones Sí – No, etc.
  • Ambiciosos. Son retadores y motivadores.
  • Personales. Son establecidos por la persona que los va a ejecutar. Si lo precisa su manager puede ayudarle.
  • En ningún caso son impuestos; siempre son acordados, aprobados o propuestos por.
  • Medibles. Miden el avance, sirven para visualizar el progreso.
  • No deben ser usados para juzgar, etiquetar a un colaborador que no los haya conseguido. La cultura del aprendizaje debería evitar estos comportamientos.
  • Necesitan tareas claves. Demandan acciones o tareas.
  • Simples y pocos. Son sencillos y dos o tres por trimestre.
  • Mejor es establecer 3 objetivos, 3 métricas con un máximo de 5 por trimestre.
  • Públicos. Los OKR deben conocerlos toda la organización y para ello hay que lanzar una campaña para comunicarlo.
  • Sirve para que el resto de equipos vean en qué van a trabajar otras áreas y coordinen acciones para llegar a los objetivos globales del negocio.
  • Seguimiento constante. Hay que seguir su desarrollo y no perderlos de vista con un seguimiento semanal o periódico.

¿Qué empresas utilizan esta metodología?

El sistema OKR está avalado por grandes empresas como: Google, Amazon, LinkedIn, Accenture, Netflix, Twitter, entre otras. En España ya hay casos de éxito de Danone, BBV, Renault, entre otras. Además, muchas start up lo están aplicando con éxito.

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