La auditoría de comunicación interna

Este post destaca la importancia de la auditoria de comunicación interna, sus beneficios y las fases que implica.

¿Qué es la auditoría de comunicación interna?

Es una radiografía del estado actual de la comunicación interna.  Analiza la calidad, efectividad  e impacto de  todos los programas y actividades implantadas en la empresa y que se han puesto en marcha desde el plan anual de comunicación interna.

Utilidad de la auditoría de comunicación interna

Las personas son el activo más importante de las organizaciones ya que gracias a su talento, actitud y know how permiten su desarrollo y expansión. Sin embargo, estas personas para ser efectivas en sus aportaciones, demandan  un efectivo sistema de comunicación interna. Los errores en los procesos, protocolos y políticas de comunicación , la omisión o ineficiencia de canales internos, los mensajes poco impactantes, mal diseñados suponen un despilfarro, además, pueden generan confusión interna. Una mala gestión de la comunicación interna afecta  al desempeño y repercute en la productividad del negocio. De ahí, la importancia de auditar las comunicaciones para garantizar su impacto.

Beneficios de la auditoría de comunicación interna

¿Por qué debe realizarse una auditoría de comunicación interna?

Debe realizarse  para tener evidencias de la  eficacia y el impacto de esas comunicaciones. Además, porque es la  primera etapa de un plan de comunicación interna, indispensable en cuanto permite adaptar y afinar las acciones precedentes en comunicación.

Razones para realizar una auditoría de comunicación interna

Sus beneficios están avalados por razones estratégicas, de eficacia organizativa y económicas. Razón estratégica:

• El área de comunicación interna puede cumplir una función preventiva y alineadora.
  • Ayuda a gestionar y anticiparse a los cambios. ¿Cómo? adelantándose respecto a los problemas, expectativas y necesidades a cubrir en materia de comunicación. Así mismo, puede alinear al personal con los objetivos del negocio ayudando a la empresa a alcanzar su visión.

Razón eficacia organizativa:

• El área de comunicación puede cumplir una función integradora entre áreas y equipos garantizando el cumplimiento de los objetivos.
  • Ayuda a la empresa a ser más eficaz y competitiva consiguiendo la colaboración y entendimiento de las diferentes áreas que la componen.  Para ello, convoca y moviliza a líderes e influencers.

Razón económicas

• El área de comunicación interna como cualquier otra área debe ser rentable.
  • Como función estratégica precisa de un presupuesto y de unos recursos que deben generar resultados demostrables. Por tanto, todas sus proyectos y acciones deben medirse con indicadores, los cuales se construyen desde el inicio del plan, en base a unos objetivos.

Fases de la auditoria

Con miras a ofrecer una alternativa ágil de este proyecto, es posible decir que el proceso de auditoría de comunicación interna,  suele tener 3  fases. #1 Fase de preparación  Incluye todas las reuniones o sesiones estratégicas con el equipo de apoyo. Esta fase se inicia con la reunión de apertura de la auditoría. En esta primera fase se prepara el proyecto o plan de auditoría de comunicación interna. Este plan deberá presentar todas las actividades en una línea del tiempo, además del alcance,  procesos, áreas o proyectos que serán auditados. Las sesiones de trabajo que serán varias, se concretan:

• Tipo de Auditoria de comunicación Interna
• Objetivos
• Equipo de trabajo y de apoyo
• Recursos disponibles
• Aspectos que serán auditados
• Metodología y diseño de herramientas
• Calendario de trabajo y plazos

#2 Fase de ejecución Implica la puesta en marcha, la campaña informativa y el trabajo de campo. Básicamente, se recopila información y se realiza un seguimiento de tareas e hitos planificados en el calendario. Supone la gestión y resolución de incidencias y la generación de informes de seguimiento. #3 Fase de resultados Después de concluida la ejecución de la auditoría el equipo de trabajo se reúne para revisar las áreas problemáticas, las evidencias y para determinar las recomendaciones para corregir problemas y desviaciones. Todo ello se plasma en el informe final. La sección de “Recomendaciones” para la mejora del sistema de comunicación debe ser:

• Constructiva: Poner el foco en las fortalezas, de modo que los aspectos positivos de la organización pueden ser aplicados en las áreas o procesos ineficaces.
• Breve: Directa y  breve en las recomendaciones. Debe señalar las acciones deben ser implementadas para optimizar o mejorar las comunicaciones internas.
• Clara: Sobre  las debilidades, amenazas y todos los aspectos que no están en conformidad con los estándares establecidos.

Recomendación

Si crees que tu organización o negocio necesita mejorar en competitividad, necesitas invertir en una auditoria de comunicación interna. Puedes hacerla con personal interno o bien, con una consultora experta en diagnósticos.