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¿Por qué implementar el sistema OKR?
Con el contexto de la pandemia, muchos negocios y organizaciones han visto truncados sus planes de un día a otro y se han encontrado en la disyuntiva de cambiar objetivos y reinventar sus negocios. La crisis sanitaria, económica y humana que ha generado el coronavirus está obligando a muchas empresas a repensar sus negocios y sus objetivos de rentabilidad. En este marco de incertidumbre, el sistema de objetivos OKR puede resultar idóneo para encaminar a la empresa desde el propósito, a la conquista de sus nuevas metas en un entorno incierto como el actual. Los OKR te aportarán foco, motivación, alineación y autonomía en los equipos de trabajo.No existe receta: los OKR son un Proyecto de cambio cultural
En primer lugar, debes saber que no existe una receta universal que pueda replicarse a todos los negocios, ya que cada empresa presenta unas circunstancias únicas que demandan de un aplicación diferente. ¿Sabías al implementar OKR estás apostando por el cambio cultural?- La razón es obvia con los OKR vas a optar por nuevas formas de organizar equipos, por la gestión ágil de proyectos y por un liderazgo facilitador.
Empezar los OKR con un proyecto piloto
Como todo cambio, los OKR necesitan de tiempo y lo ideal es empezar a implementarlos poco a poco, desde un proyecto piloto. Un proyecto piloto equivale a un experimento preliminar con la finalidad de evaluar la viabilidad, duración, coste, barreras e impacto. En este sentido puedes empezar con uno o dos equipos de trabajo, bajo el nombre de proyecto piloto. Estos equipos deben formular 2 o 3 objetivos OKR 2-3 por trimestre alineados al objetivo anual del negocio.Condición de los OKR: formar a las personas involucradas
Otra condición preliminar es que antes de empezar con el proyecto piloto de OKR, realices un diagnóstico de necesidades formativas. De esta manera el programa de formación responderá a las carencias de las personas y de tus equipos de trabajo. Así mismo, debes revisar y diagnosticar el estado del sistema OKR en tu negocio.Los OKR y sus requisitos: los 4 elementos
Los objetivos OKR funcionan en organizaciones que cuidan y trabajan los 4 elementos.
Los elementos claves que harán que tu proyecto sea exitoso son:
- Cultura sólida anclada en los valores de la empresa, con un claro propósito y visión compartida
- Liderazgo facilitador y altamente implicado con las CFR (conversaciones, feedback y reconocimiento).
- Equipo OKR comprometido y conocedor del marco de trabajo de OKR.
- Comunicación interna cercana y transparente, gestionada desde un Plan
Tus OKR en 3 fases
Desde nuestra experiencia en implementar OKR recomendamos trabajar nuestra metodología OKR Check basada en 3 fases mediante 3 acciones:
- Fase 1 Conocer
- Fase 2 Conectar
- Fase 3 Conseguir
- La identidad del negocio: es decir, la misión, visión, valores y propósito que fortalecen el sentido de pertenencia y el liderazgo
- OKR Anual Global. El CEO o el Director general debe tener claro el objetivo anual global del negocio.
- OKR trimestrales. Una vez establecido el objetivo anual global, se definen los objetivos trimestrales de cada equipo alineados al objetivo anual global.
- El plan de trabajo OKR de los equipos,incluyendo el Plan de Comunicación de objetivos, con las tareas claves, avences y métricas . La comunicación y la coordinación serán claves para empezar a implementar el cambio cultural de una cultura basada en resultados.
- Los OKR como marco de trabajo garantiza mejores resultados, siempre que se haga seguimiento y se implementen mejoras.
- Resultados clave en todo el negocio. Métricas que indiquen el avance y/o logro del OKR de equipos.
10 pasos para implementar los OKR
Paso 1: Propósito e identidad del negocio
Un requisito básico es que todos los equipos participantes conozcan la misión, visión y valores de tu empresa, un propósito corporativo. Actividad recomendada: agenda contenidos que traten sobre la identidad, el plan anual y el propósito corporativo.Paso 2: Comunica el OKR anual de tu empresa
El CEO debe ser el principal promotor de este sistema de objetivos. Por ello, debe comunicar de forma puntual a cada equipo de área o a los integrantes del proyecto piloto, el objetivo anual general de la empresa. Es fundamental que el CEO comparta y dé a conocer su OKR y lo haga público. Actividad recomendada: Idea una campaña de comunicación para promocionar los canales digitales que se utilizaránPaso 3: Cada líder de área formula sus OKR
Comprueba que todos los líderes del proyecto conocen al dedillo el sistema OKR. Después, reúne a los líderes o responsables directos del proyecto piloto para que cada líder formule objetivos claros y específicos alineados con la estrategia del negocio. Actividad recomendada: Convoca una sesión con alguna técnica de creatividad (mapa de ideas, design thinking…) para que cada líder empiece a formular sus propios objetivos de área.Paso 4: Motiva a los líderes sobre su rol de facilitador de OKR
Reúnete en privado (vía webinar) con cada líder para conversar sobre la importancia de contar con objetivos y hacer un seguimiento de las métricas para garantizar las metas generales del negocio. Actividad recomendada: Agenda un curso de motivación para movilizar y empoderar a los líderes del proyecto sobre su rol facilitador y para que hagan lo mismo con cada miembro del equipo.Paso 5: Formula con tu equipo el OKR Anual para tu área
El manager, según el objetivo anual del negocio, deberá formular el objetivo de su área, el cual debe estar alineado con el propósito del negocio. Recordar y encontrar un propósito es clave porque está relacionado con la motivación de una persona para trabajar. Gracias al propósito sabemos por qué hacemos las cosas. Actividad recomendada: Generar una sesión debate para definir nuestro propósito y que nos motiva como empresa a seguir progresando.Paso 6: Formula con tu equipo los objetivos OKR trimestrales de área e integrante
Una vez planteado el objetivo anual global de tu área, debes definir los objetivos trimestrales a cumplir. Mejor empezar con 3. Todos los integrantes deben plantear sus ideas y objetivos, por ello, se recomienda realizar una lluvia de ideas y a partir de ahí generar los objetivos. El manager sugiere y da apoyo, pero no establece los objetivos. En esta fase, cada integrante de tu equipo debe formular sus propios OKR, las tareas necesarias a realizar y comprometerse a su cumplimiento. Actividad recomendada: Forma sobre un método para establecer prioridades y para seleccionar los objetivos más relevantes y crea debate acerca de estas 3 preguntas:- Como Empresa. ¿Hacia dónde queremos ir? Las respuestas nos da el objetivo.
- Logros. ¿Qué resultados necesitamos alcanzar para llegar al objetivo? Las respuestas nos dan los key results.
- Actividades necesarias ¿Qué tenemos que hacer para alcanzar esos resultados? Las respuestas nos llevan a las tareas necesarias
Paso 7: Establece los resultados clave (KR) para implementar los objetivos OKR
Es importante definir los resultados clave con las métricas, los cuales indicarán si los objetivos se han cumplido. Estos objetivos deben ser agresivos, visuales y puntuables. Para conseguir estos resultados es necesario definir las tareas claves. El siguiente paso es definir las tareas o acciones necesarias para lograr nuestros Key Results. Por ejemplo:OKR Corporativo #1: Terminar el año sin pérdidas a pesar de la pandemia.
- KR #1: Cerrar 2 contratos importantes en este mes
- Generar y ampliar la base de datos de clientes potenciales
- Realizar una promoción para que nos recomienden.
- Crear una campaña impactante con un buen discurso de venta.
- Ingresar al funnel de ventas hasta la adquisición.
- KR #4: Aumentar las ventas en un 25% con upsell
- Generar una super oferta con grandes ventajas para fidelizar clientes actuales.
- Crear descuentos especiales en productos y propuestas atractivas para los clientes actuales.
- Diseñar campañas en Facebook y google adwords
- Planificar una campaña vía newsletter.