Este post da valor a la colaboración departamental y expone la alternativa de crear un Comité de Comunicación Interna. Destaca su objetivo, la importancia y las responsabilidades que puede tener este Comité.
Índice
El Comité de Comunicación Interna
El Comité de Comunicación Interna es un órgano de representación del personal que tiene la misión de abordar temas y retos relacionados con la mejora de la comunicación interna.
Tienen un rol clave, ya que en una empresa comunican todos y su misión es promover el diálogo, la coordinación y representar los intereses tanto de colaboradores como de la empresa.
Su trabajo impacta en una mejor calidad de las comunicaciones internas y en mejores resultados financieros.
Los integrantes del Comité de Comunicación Interna
Este Comité dependiendo de la estructura, suele estar representado por el DIRCOM, y/o el responsable de Comunicación Interna, los líderes de las áreas claves del negocio y por la Alta Dirección.
- Todos los líderes de área o dpto cumplen un rol estratégico como en la Comunicación Interna ya que son capaces de mejorar en engagement. Ellos y ellas cuentan con la confianza de su equipo y pueden aportar credibilidad a los mensajes, hecho que mejora su comprensión. Además, ellos a la vez pueden ayudar a crear una red de apoyo con mandos, influencers. Por esta razones y porque conocen de cerca a las personas y los retos del negocio deben formar parte del Comité de Comuncación Interna.
En algunas Grandes Organizaciones y acorde con la Cultura de Empresa algún miembro del Comité de Empresa y/o Sindicato también forman parte de este Comité.
Como integrantes de apoyo, también se podría invitar a integrar este Comite a influencers para que ejerzan como Corresponsales Internos. Los corresponsales internos son un grupo de colaboradores –que bien podrían ser propuestos por el líder de área o el mando medio- con un rol concreto, por ejemplo, escribir periódicamente, sobre algún tema en los canales oficiales de la empresa.
La integración del Comité es una actividad no remunerada. Como dice nuestra colega Susa Cáceres se trata de que “esta actividad ad honoren, no se vea como una carga laboral sino, con actitud de Ganar- Ganar”
Objetivos del Comité de Comunicación Interna
Un Comité básicamente tiene como objetivo cumplir funciones integradoras, preventivas y de comunicación.
Pretende de esta manera fomentar una cultura colaborativa en coherencia con los objetivos del negocio.
Los objetivos del comité se formulan en coherencia con el plan estratégico, el plan anual, las necesidades y prioridades respecto a la gestión de comunicación interna.
Los objetivos de este comité se formulan y asignan según el tipo de empresa, número de personal, sus recursos, limitaciones y dificultades.
Su objetivo es convocar y reunir a un conjunto de personas representativas de la empresa para mejorar el díalogo, así como el aporte de ideas, opiniones y promover el trabajo coordinado.
¿Para qué un Comité de Comunicación interna?
Por 6 razones:
1º Unión departamental. Con este equipo de trabajo se crea una especie de comisión interna y se da protagonismo a la unión departamental.
2º Implicación y democracia. Así mismo, se gana en implicación ya que al crear un Comité de Comunicación Interna, la empresa avanza en democracia.
3º Mejores ideas y comunicación. Cuantos más influencers, líderes y mandos, aporten ideas, esfuerzo y destrezas a la comunicación interna, mayor será la contribución al diálogo interno, mejores serán las ideas, sinergias y los resultados del comité.
4ºTrabajo coordinado. Con el comité se fomenta la coordinación, el espíritu de equipo entre las diferentes áreas de la empresa: contabilidad, marketing, calidad…etc.
5ºTrabajo en equipo. En comunicación interna es indispensable sumar voluntades por tanto, el trabajo en equipo mejora la toma de decisiones y el compromiso con los objetivos que se persiguen.
6ºResponsabilidad compartida. Ésta es la razón más contundente que justifica el Comité de Comunicación interna. La comunicación interna debe ser una responsabilidad compartida, una tarea de todos los miembros de la organización.
Funciones del Comité de Comunicación Interna
El DIRCOM, el Responsable de comunicación Interna, o el CEO suelen ser los promotores de este Comité. Por tanto, quienes convocan y crean un órgano de consulta y de apoyo quien -normalmente- dirigido por el responsable de comunicación interna podrá realizar algunas de las siguientes funciones:
- Asesorar y opinar sobre procesos de comunicación interna.
- Sugerir programas, actividades, mensajes claves en el diseño del plan de comunicación interna.
- Participar en campañas concretas.
- Apoyar la puesta en marcha de planes.
- Vigilar el cumplimiento de los valores y las políticas de comunicación interna.
- Movilizar y agilizar conversaciones y aportes entre el personal.
- Solucionar y/o prevenir dificultades.
- Otras acciones.
Conviene que todas estas funciones estén recogidas en un acta, en un proyecto o que formen parte de un apartado en el Plan de Comunicación Interna.
Responsabilidades del Comité de Comunicación Interna
A modo de sugerencia, el Comité de Comunicación Interna podría tener algunas de las siguientes responsabilidades que conviene se delegen entre los participantes:
- Detectar carencias y problemas de comunicación que perciben en el ambiente laboral.
- Identificar barreras a desmantelar, obstáculos en comunicación interna
- Promover la cultura de conocimiento compartido y plantear necesidades y oportunidades informativas.
- Establecer una lista de temáticas y prioridades informativas.
- Proponer nuevos canales y procesos para mejorar el acceso a la información.
- Mantener relaciones con sindicatos y/o comités de empresa.
- Opinar sobre el programa de mejora de habilidades de comunicación e inteligencia emocional para directores y mandos medios.
- Otras responsabilidades asignadas
La eficiencia y eficacia del Comité de Comunicación Interna dependerá del espíritu y trabajo en equipo, de unas responsabilidades claras y del compromiso de sus integrantes.
Formar al comité en comunicación
La empresa, deberá facilitar a los miembros del comité de comunicación interna, como mínimo tres sesiones de formación anual de dos o tres días de duración.
Los cursos pueden tratar diferentes temáticas: barreras en comunicación interna, gestión de personas conflictivas, clima interno, liderazgo y reconocimiento, etc.
Recomendación
Si la iniciativa de crear un Comité de CI es para ti muy nueva y el personal se muestra escéptico, puedes ir poco a poco.
- Por ejemplo, podrías comenzar creando un pequeño equipo de apoyo con algunos líderes responsables de áreas. Más adelante, podrías proponer formar una red de colaboradores internos y finalmente, crear un comité de comunicación interna.
Te deseo éxito en la iniciativa. Y si quieres, comentar los resultados estaré encantada de darte feedback.
Estimada Lelia:
Es satisfactorio para el asesor de comunicación interna el poder acompañar el proceso de maduración que experimenta este importante recurso y un indicio claro que evidencia que se va por el camino adecuado es que se haya posicionado la idea de que "la comunicación interna es una responsabilidad compartida, tarea de todos los miembros de la empresa," tal como lo mencionas en el post.
Cuando estas iniciativas se materializan en la organización, las expresiones manifiestas de forma verbal o no verbal son consecuentes con el impulso del ser humano de "poner en común" y más profundamente se tiende a cubrir la necesidad de pertenencia a un grupo o a la tribu conformada por la propia organización.
Gracias por presentar de forma tan clara y sencilla una pieza fundamental de la CI que bien pudiera impulsar no solo a la empresa como marca, sino que su efecto se expande a cada colaborador.
Un abrazo!
Lorena F.
Estimada Lorena,
Gracias por enriquecer el post con tu valiosa reflexión.
Como tú expones en el comentario, el Comité de Comunicación interna es un recurso más a disposición de un mejor diálogo interno y si éste comité funciona un indicio que se va por el camino adecuado.
Estoy completamente de acuerdo contigo que este comité no hará sino mejorar y fortalecer el sentimiento de orgullo de pertenencia y el compromiso empresarial, tan indispensables en estos tiempos de fuerte competitividad.
Un gran abrazo,
Lelia
Muchas gracias Lelia por compartir esto con nosotros. Me es muy útil en estos momentos, pues estoy desarrollando mi tesis de grado que tiene como temática una estrategia de comunicación interna. Sin duda alguna el trabajo en equipo es fundamental y además, aunque la empresa se ve beneficiada, los mismos empleados pueden sacar provecho aportando ideas, mejorando el ambiente laboral, facilitando de una u otra forma su trabajo, etc.
Ojalá sigas escribiendo post como este.
Gracias Adriana por tu comentario. El trabajo en equipo es importante y debe ser lo primero, por una razón obvia, la comunicación interna es interacción y no tiene sentido sin feedback, ni participación.
Me alegra y te felicito Adriana por esa tesis de grado que seguro estás poniendo mucho interés e ilusión.¡Saludos!
Hola Lelia, soy comunicador gráfico, y este blog y tus comentarios son de gran ayuda para mi, estoy desarrollando una propuesta para reactivar un comité que se torno como una carga y problema para una asociación cooperativista, desde su perspectiva este comité era "un problema y un gasto innecesario", En ocasiones el problema de comunicación es la falta de comunicación, acto de común acción en el desarrollo de la información escuchar y entender para divulgar con responsabilidad.
Me alegro Alejandro que este post y el blog sean de gran ayuda.
Estoy completamente de acuerdo que uno de los grandes desafíos de todas las organizaciones es el diálogo y la escucha. Saludos y gracias por tu comentario.
estimada Lelia :
gusto en saludar,estoy a cargo del personal de un prestigioso hotel, me estan solicitando crear un comité de comunicación, mi pregunta es quien elige a los miembros de este comite, nosotros tenemos un director de hotel, lo puede designar el? lo que me interesa saber tambien cuales son las tareas que deben cumplir este comité, es parecido a un comité paritario , por favor sus comentarios.-
saludos
Esteban
Hola Esteban! Encantada de conversar contigo.
Respecto a tu pregunta, si estás a cargo del área de comunicación interna, creo que lo más conveniente es que seas tú quien invite a los integrantes. Intenta que estén representados todo el personal de tu hotel. Lo que sí me parece importante es que el Director del Hotel te respalde y te apoye en tu campaña.
Las tareas del comité deberán ir en coherencia y estar alineadas a tus responsabilidades. Respecto a las tareas, depende de la misión que te hayan asignado. Lo que sí te puedo sugerir son unos puntos de acción que podrían ser: diseñar un esquema de prioridades de comunicación interna, establecer mecanismos de acceso a la información, determinar los obstáculos y malentendidos más comunes y diseñar una estrategia para desmantelarlos, optimizar los canales de comunicación interna existentes, y así lo que os haga falta. Un cordial saludo y acierto. leliazapata@talentosreunidos.com
Hola lelia, quisiera saber cómo establezco tareas precisas para el comité de comunicación Interna de la Compañía en la que trabajo. Este comité esta constituido por el Gerente General, Directora de Gestión Humana, Analista de Comunicaciones, Director de Mercadeo y Coordinadora de Mercadeo. Quedaré super atenta alguna respuesta.
Gracias.