Delegar: 7 preguntas claves

“Delegar el trabajo siempre funciona, siempre que el que delega el trabajo también trabaje.”(Robert Half) Sobre el arte y nada fácil reto delegar. Las 7 preguntas que debes conocer. Sobre  lo que aprendí en un curso de competitividad y productividad personal.

Las 7 preguntas claves sobre el arte de delegar

Estas son alguna excusas para no delegar , pretextos en los que casi todos caemos:

• “¡Prefiero hacerlo yo!”,  “Así me quedo más tranquila.”, “¡Es que yo trabajo de otra forma!”, “¡Con mi método lo hago mejor!”, “¡ La verdad, no me fío!”, “¡Total, una tarea más, será poca cosa!”, “¡No tengo tiempo para explicar ni para enseñar!”, etc.

Nos asignamos responsabilidades de manera automática y así vamos acumulando tareas hasta el límite de nuestras capacidades. Nos quejamos por la sobrecarga de tareas sin cuestionarnos sus consecuencias. Al final esa actitud de acaparar trabajo pasa factura. Perdemos calidad de vida y añadimos las consecuencias tóxicas del estrés a nuestra salud y, claro,  nuestro estado de ánimo y rendimiento empeora y  el estrés se acumula. Acaso no es mejor esforzarnos en decir “¡Ya basta, hasta aquí!” y aprender a delegar en otras personas.

• Delegar es un arte que cuesta al principio, pero que reporta grandes beneficios; ganamos: salud, bienestar, tiempo y productividad personal.

Desde TALENTOS REUNIDOS despejamos las siete principales preguntas para entender el arte de delegar.

1. ¿Qué es?

Delegar no es deshacernos de responsabilidades o abdicar funciones para liberarnos de su carga de trabajo, delegar es  gestionar y trabajar en equipo con empatía poniendo en práctica la inteligencia emocional. Supone organizarnos para planificar y programar cómo vamos a transferir autoridad y responsabilidad a otros. Delegar es un proceso en el cual nos implicamos con un colaborador a quien encomendamos un asunto. La Real Academia Española lo define de esta manera:

Dar a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que haga sus veces o para conferirle su representación.

Como recomienda Peter Drucker en primer lugar hay que catalogar y distinguir la tarea que tenemos entre manos: las tareas no necesarias deben ser eliminadas, las que no se pueden delegar y son fundamentales para los objetivos debemos hacerlas y las que pueden hacer otros hay que delegarlas. Delegar es una forma inteligente y participativa de trabajar, nos ahorra tiempo en la ejecución de tareas que otros pueden hacer.

2. ¿Por qué no delegamos?

Por diferentes motivos y circunstancias. Nos creemos indispensables  e imprescindibles.

• Muchas veces, tenemos temor a que el colaborador no sepa trabajar tan bien como lo hacemos nosotros. Otras veces sucede que preferimos evitar complicaciones, nos da pereza explicar todo el asunto, tenemos miedo a perder el control de los temas, no sabemos cómo delegar ni a quién acudir, y así podemos formular muchos pretextos.

3. ¿Qué podemos delegar?

Todo lo delegable, es decir:

• Trabajo rutinario.
• Tareas repetitivas y de menor entidad.
• Tareas urgentes pero de escasa importancia.
• Trabajos que otros estén especializados.
• Tareas que te gustan poco.

4. ¿Qué no debemos delegar?

Generalmente, dos tipos de tareas:

1. Las que requieran creatividad e innovación que precisen de ciertos conocimientos determinados de un nivel profesional.
2. Los trabajos urgentes e importantes que son claves para los objetivos del área de negocio que representamos, o para nuestra carrera profesional.

5. ¿En quién delegar?

En la persona más apta. La persona más hábil. La más capacitada.

• Hay que encontrar a la persona adecuada. Es decir, la persona que tenga tiempo, merezca la oportunidad, quiera y pueda y que de alguna manera este obligada por sus responsabilidades a realizar la tarea.

6. ¿Cómo delegar?

Cuando ya sepamos qué delegar, en quién delegar y cuándo hacerlo, nos queda pensar en la forma.