Este post explica de forma resumida el Proyecto y proceso de implementación del Sistema OKR en una Pyme del sector seguros.
Los OKR son un sistema de gestión de objetivos que mide los avances de los equipos, con la finalidad de garantizar en lo posible la productividad y colaboración.
Índice
El caso de éxito
La situación de partida
A inicios de mayo del 2020 el Gerente de una empresa del sector seguros contacta con nosotros para pedir presupuesto sobre un programa de consultoría para implementar OKR en su negocio.
- Es consciente de sus problemas: laborales, de liquidez y es consciente de un problema de calidad en atención al cliente el cual lo percibe en un ambiente laboral desmotivador caracterizado por el pesimismo y baja moral.
- Considera los riesgos y amenzas de su negocio asegurador. Intuye la urgencia de dar un giro en la gestión para adaptarse a la digitalización y está convencido que los OKR pueden ser sus aliados clave.
La apuesta por los OKR
La razón que motiva a la aseguradora a trabajar por objetivos, es adaptar al negocio a la nueva realidad digital y fortalecer su presencia en el mercado como respuesta a la pandemia Covid 19 que había obligado a la empresa a despedir a 5 trabajadores.
La Aseguradora definen el siguiente objetivo OKR en plena pandemia:
- Consolidarse como la aseguradora de referencia, para garantizar la sostenibilidad del negocio y aumentar las ventas
La nueva estrategia comercial
Desde una nueva estrategia comercial pretendían:
- Crecer en fuerza de ventas con nuevas promociones y un mejor call center personalizado, para mejorar aún más el servicio al cliente.
- Diseñar una política de Teletrabajo para garantizar el buen rendimiento en remoto
- Crear ofertas irresistibles para conseguir ampliar mercado en otras ciudades.
Las sesiones de diagnóstico
Después de agendar dos sesiones de exploración y de cumplimentar el briefing realizamos el Proyecto de transformación con OKR, el cual advertirmos que sería modificado después de conocer los resultados de las siguientes sesiones exploratorias.
Las sesiones sobre problemas y retos
En la primera fase, se agendaron dos sesiones de creatividad con la técnica de los 6 sombreros para pensar.
- Ambas sesiones de diagnóstico tuvieron la finalidad de concretar los problemas y retos de la Aseguradora desde todos los puntos de vista, es decir desde perspectiva de los líderes y desde la perspectiva de los empleados.
- Tanto líderes como empleados eran conscientes de que el negocio estaba atrapado en un tunel y de seguir así, la aseguradora iba camino de su extinción.
Las sesión de líderes
Los 3 principales retos desde la perspectiva del CEO, del Gerente de finanzas y del Responsable de Desarrollo de Negocio fueron:
- Económico. Recursos escasos y endeudamiento.
- Salud: Garantizar la salud y productividad de sus actuales empleados
- Digitalización: nulo entrenamiento en plataformas colaborativas y ausencia en competencias digitales
La sesión de los colaboradores
Los 3 principales retos según el personal administrativo y de venta fueron :
- Desconfianza en el proyecto de sostenibilidad de la empresa
- Baja moral laboral, duplicidad de tareas, nula colaboración interna y una mala comunicación interna
- Desconocimiento de Objetivos del negocio y ausencia de rendición de cuentas al tratarse de una empresa familiar
La implementación
El Proyecto de implementación duró 8 meses y se realizó un acompañamiento durante 12 meses.
FASE 1 CONOCER
En el Proyecto de Transformación participaron todos: gerentes, responsables de equipos y personal.
- Se realizaron varias sesiones de creatividad para indagar en los problemas y en los retos
- Para el diagnóstico se realizaron varias sesiones.
- Además se realizó un auditoria completa de todos los procesos internos y protocolos de la aseguradora.
- Una de las sesiones tuvo como finalidad poner un nombre al proyecto de cambio. Entre todos se decidió llamarlo: Hazlo posible
- Gracias a los datos aportados se pasó a la segunda fase que consistió en reforzar la identidad de la aseguradora.
- Las otras sesiones tuvieron por objetivo seguir un Plan de trabajo siempre abierto a la búsqueda conjunta de aportaciones y soluciones.
La clave de esta implementación fue contar con el apoyo del Gerente de la Aseguradora y de la disposición de cambio de todos los responsables de equipos, quienes en todo momento, estuvieron dispuestos a digitalizar los procesos y a escuchar a todo el personal (aceptar los resultados de la encuesta)
FASE 2 CONECTAR
Se ejecutó el plan de trabajo que incluía formación, las campañas de comunicación y el diseño de OKR del negocio y departamentales.
- Se inician diversas campañas de ahorro y comunicación con mensajes claves
- El Gerente y los responsables de equipos comunicaron sus objetivos OKR, a través de vídeos.
Se formó al personal para el uso de Trello, Slack y sobre la implementación de los objetivos OKR
- Todo el personal accedió al curso online alojado en nuestra plataforma, se organizaron mentorías grupales para supervisar el seguimiento semanal a través de las plantillas excel de los avances OKR
- Las dificultades eran debatidas en reuniones con todos los equipos
- Como consecuencia, se asimiló que lo importante más que los resultados era la mejora contínua y dar soluciones a las barreras y visibilidad a todos los avances por pequeños que fueran
FASE 3 CONSEGUIR
Gracias a la implicación de los embajadores del proyecto, a las campañas de comunicación, a la mejora de procesos, al uso de las plataformas digitales y a la transparencia todos consiguen hacer públicos y compartir sus respectivos avances con todos los equipos.
El Resultado
Tras aplicar las soluciones propuestas por toda la plantilla, la aseguradora logró dió pasos significativos en productividad, diálogo e iniciativas.
Durante el segundo año después de aplicar de forma métodica los OKR, algunos de sus resultados fueron:
- Conseguir incrementar su cartera de clientes en un 25% respecto al 2020
- Mejorar el servicio al cliente, con un servicio más digitalizado, resolutivo y ágil, obteniendo una satisfacción del 80%
- Avanzar en implicación y satisfacción del personal en un 75% respecto al 2020.
La aseguradora se consolida y pasado el 2do año empieza a realizar nuevas contrataciones gracias a la cultura de resultados, ahorro y cooperación que estaba construyendo.
Mejorar resultados implementando OKR
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